Выплата депонированной заработной платы: порядок, проводки, сроки

Когда работодатель выплачивает зарплату наличными через кассу, всегда могут возникнуть ситуации, когда сотрудник не смог в установленный срок прийти за деньгами. Так появляется депонированная заработная плата. Давайте разберемся, что это такое и как правильно оформить ее выплату.

В статье подробно разбирается тема выплаты депонированной заработной платы - когда по разным причинам сотрудник не смог получить причитающиеся ему денежные средства в установленный срок. Рассматривается порядок оформления депонирования зарплаты, нормативное регулирование этого процесса, бухгалтерский и налоговый учет. Также дается пошаговая инструкция по выплате депонированных сумм и рекомендации по автоматизации всей процедуры расчетов с персоналом.

Что такое депонирование зарплаты

Депонирование зарплаты – это отражение в учетных документах сумм, которые были подготовлены к выдаче работнику, но он их не получил. Чаще всего такая ситуация возникает при выплате наличных из кассы компании.

К депонированию может привести отсутствие сотрудника в день выдачи зарплаты по следующим причинам:

  • Болезнь
  • Командировка
  • Отпуск
  • Иные уважительные причины

Если работник заранее не уведомил о невозможности получения денег и не дал распоряжение перечислить их на счет или выдать доверенному лицу, наступают основания для депонирования.

Нормативное регулирование

Выплата депонированной заработной платы регулируется следующими основными нормативными актами:

  • Трудовой кодекс РФ – определяет сроки выплаты зарплаты (ст. 136)
  • Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 No 3210-У – устанавливает порядок ведения кассовых операций, в том числе при депонировании зарплаты
  • Гражданский кодекс РФ – срок исковой давности для обращения за неполученными суммами (ст. 196)

Также применяются подзаконные нормативные акты, регламентирующие порядок заполнения первичной документации.

Бухгалтерский и налоговый учет

Операции по депонированию и последующей выплате заработной платы отражаются в бухгалтерском учете следующими проводками:

Депонирование зарплаты:

Дебет 70 Кредит 76

Выплата депонированной зарплаты:

Дебет 76 Кредит 50

В налоговом учете порядок признания доходов и расходов по депонированной зарплате зависит от выбранного метода учета (кассовый или метод начисления).

Порядок депонирования зарплаты

Чтобы депонировать зарплату, работодателю последовательно нужно выполнить следующие действия:

  1. По истечении срока выдачи зарплаты закрыть платежную ведомость, отметив напротив фамилий неявившихся сотрудников «Депонировано»
  2. Составить реестр депонированных сумм
  3. Вернуть невостребованные денежные средства в банк

Невыданные суммы зарплаты могут храниться в кассе только в пределах установленного лимита остатка.

Выплата депонированной заработной платы

Выплата депонированной заработной платы производится работнику по первому требованию при обращении в бухгалтерию.

Суммы могут быть выданы:

  • Наличными из кассы по расходному кассовому ордеру
  • Перечислением на банковский счет работника

При этом делается отметка в реестре депонированных сумм о произведенной выплате.

Портрет озабоченного бухгалтера за работой

Списание невостребованных сумм

Если в течение 3 лет работник не обратился за получением депонированной зарплаты, эти суммы подлежат списанию (ст. 196 ГК РФ).

Невостребованные суммы в бухучете относятся на прочие доходы организации:

Дебет 76 Кредит 91-1

В налоговом учете они облагаются налогом на прибыль как внереализационные доходы.

Типичные нарушения и ответственность

При депонировании и выплате заработной платы у работодателей часто возникают ошибки, влекущие за собой ответственность:

  • Просрочка выплаты депонированных сумм по требованию работников
  • Нарушение сроков перечисления налогов и взносов
  • Неправильное списание невостребованных сумм

За такие нарушения для организаций и их руководителей предусмотрены административные штрафы.

Депонированная заработная плата ее учет и оформление

При депонировании зарплаты обязательно ведется учет сумм в специальных регистрах – реестре депонированных сумм и книге учета невыданной заработной платы.

Основные реквизиты этих документов:

  • ФИО, должность, табельный номер работника
  • Сумма депонированной зарплаты
  • Дата депонирования
  • Дата и сумма фактической выплаты
  • Подпись получателя

Образец заявления о выплате депонированной заработной платы

Чтобы получить депонированную зарплату, работнику необходимо написать заявление в произвольной форме либо по такому образцу:

Генеральному директору
ООО "Ромашка" Иванову И.И. от ведущего специалиста Петрова П.П.

Заявление

Прошу выплатить мне депонированную заработную плату за сентябрь 2022 года в размере 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей 00 копеек путем перечисления на мой банковский счет.

12.10.2022 г. Подпись

Порядок оформления выплаты депонированной зарплаты

После получения от работника заявления о выплате депонированной заработной платы работодателю необходимо:

  1. Получить из банка невостребованную ранее сумму
  2. Выписать расходный кассовый ордер или платежное поручение на перечисление суммы зарплаты и выплатить деньги сотруднику
  3. Сделать отметку о выплате в реестре депонированных сумм

Таким образом соблюдается установленный порядок оформления операций по выплате заработной платы.

Вид сверху на офисный стол с кипами счетов и финансовых ведомостей в утреннем свете

Рекомендации по минимизации депонирования зарплаты

Чтобы снизить риски возникновения депонированной заработной платы, рекомендуется:

  • Заключать с банками договоры о перечислении зарплат на карточные счета работников
  • Своевременно оповещать работников о дате выплаты зарплаты
  • Устанавливать удобный для сотрудников график работы кассы в дни выдачи зарплаты

Это позволит минимизировать количество неполученных вовремя сумм заработной платы.

Автоматизация процессов выплаты депонированной зарплаты

Для автоматизации операций по депонированию и выплате заработной платы можно использовать специализированные программы:

  • Бухгалтерские системы (1С, Инфин, Галактика)
  • Онлайн-сервисы для расчета зарплаты и учета персонала
  • Мобильные приложения для сотрудников по контролю расчетов с компанией

Основные возможности таких систем:

  • Автоматическое отражение операций в учете
  • Формирование реестров депонированных сумм
  • Уведомление сотрудников о неполученных суммах
  • Аналитика и отчетность по депонированным суммам

Ответы на частые вопросы по депонированию зарплаты

Вопрос: Можно ли не платить НДФЛ с депонированной зарплаты?

Ответ: Нет, НДФЛ нужно начислить и перечислить в бюджет в установленный срок, независимо от фактической выплаты зарплаты работнику.

Вопрос: Куда депонировать зарплату ИП?

Ответ: Индивидуальные предприниматели не имеют обязанности по депонированию зарплаты наемных работников.

Судебная практика по вопросам депонирования зарплаты

Суды часто рассматривают дела, связанные с нарушением работодателями сроков и порядка выплаты депонированных сумм заработной платы.

Например, в одном из дел суд обязал работодателя выплатить сотруднику депонированную зарплату, не полученную более 2 лет, со всеми процентами.

Выгоды от правильной организации расчетов по депонированной зарплате

Корректное оформление депонирования зарплаты и своевременная выплата работникам невостребованных ранее сумм позволяет работодателю:

  • Избежать штрафов контролирующих органов
  • Сохранить лояльность персонала

А главное – соблюсти трудовое законодательство и обеспечить справедливые и своевременные расчеты с сотрудниками.

Преимущества автоматизации расчетов по депонированной зарплате

Использование специализированных программ для расчета и выплаты депонированной зарплаты дает ряд преимуществ:

  • Снижение трудозатрат на оформление документов
  • Минимизация ошибок при расчетах
  • Оперативный доступ к актуальной информации
  • Автоматическое формирование необходимой отчетности

Это в конечном итоге ведет к повышению эффективности бизнеса и соблюдению всех требований законодательства в сфере оплаты труда.

Варианты автоматизированных систем для учета депонированной зарплаты

Для автоматизации процессов депонирования зарплаты компании могут использовать:

  1. Типовые конфигурации 1С
  2. Онлайн-сервисы вроде «Моего склада» или Contur.Бухгалтерия
  3. CRM и ERP системы с функционалом расчета зарплаты
  4. Специальные мобильные приложения

Особенности настройки программ для расчета депонированной зарплаты

Чтобы функционал автоматизированных систем корректно работал, нужно обеспечить:

  • Внесение всей информации о сотрудниках
  • Настройку бизнес-процессов расчета и выплаты зарплаты
  • Настройку необходимых отчетов

Потребуются знания методологии системы и предметной области у специалиста по внедрению.

Обучение персонала для работы в автоматизированных системах учета

Успех внедрения любых информационных систем во многом зависит от того, насколько хорошо персонал обучен работе в них. Поэтому после выбора решения для автоматизации учета депонированной зарплаты важно провести качественное обучение сотрудников бухгалтерии.

Перспективы дальнейшей автоматизации процессов работы с депонированной зарплатой

С развитием технологий появляются новые возможности для автоматизации, в том числе в сфере расчетов с персоналом. В перспективе можно ожидать внедрения систем искусственного интеллекта, которые будут не только выполнять формальные операции, но и давать рекомендации по оптимизации всего процесса расчетов.

Требования к автоматизированным системам учета депонированной зарплаты

Чтобы автоматизированная система корректно работала с депонированной зарплатой, она должна удовлетворять ряду требований:

  • Вести аналитический и синтетический учет по счетам бухгалтерского учета
  • Формировать первичные учетные документы в соответствии с требованиями законодательства
  • Автоматически формировать проводки по депонированию и выплате зарплаты

Особенности интеграции между различными системами учета депонированной зарплаты

Если для учета депонированной зарплаты используются разные системы (например, бухгалтерия и расчет зарплаты), необходима их интеграция.

Для обеспечения корректного взаимодействия нужно настроить:

  • Однонаправленную или двунаправленную передачу данных
  • Единые справочники сотрудников, подразделений, должностей
  • Механизмы синхронизации данных

Меры информационной безопасности при автоматизации депонирования зарплаты

Поскольку расчет зарплаты и персональные данные относятся к конфиденциальной информации, при внедрении автоматизированных систем необходимо предусмотреть:

  • Разграничение прав доступа для пользователей
  • Шифрование конфиденциальных данных
  • Создание резервных копий

Варианты облачных систем учета депонированной зарплаты

Для учета депонированной зарплаты можно использовать облачные онлайн-сервисы. Популярны решения на базе:

  • 1С Fresh
  • Мойсклад
  • Сонтур.Бухгалтерия

Облако избавляет от необходимости установки ПО и обеспечивает мобильный доступ к данным.