Как считаются дни отпуска: особенности расчета

Согласно исследованию ВШЭ, 36% российских работников в 2022 году не смогли полностью использовать положенные им дни отпуска. Правильный расчет дней отпуска - залог того, что вы получите положенный вам законный отдых.

Основные правила расчета дней отпуска

В соответствии со статьей 115 Трудового кодекса РФ, каждому работнику полагается ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

Отсчет этих дней ведется не с 1 января по 31 декабря, а с даты приема сотрудника на работу. То есть фактически отпуск начисляется за каждый отработанный рабочий год.

Например, если вы устроились на работу 15 мая 2022 года, то ваш первый рабочий год длится с 15 мая 2022 года по 14 мая 2023 года. И именно за этот период вам должны быть начислены 28 дней отпуска.

Также важно помнить следующие основные моменты:

за неполный отработанный месяц отпуск начисляется пропорционально в размере 1/12 от 28 дней за каждый месяц;
в стаж работы, дающий право на отпуск, включается и время нахождения работника в ежегодном оплачиваемом отпуске;
при увольнении работнику выплачивается компенсация за все неиспользованные дни отпуска.

Давайте теперь более подробно разберем, как считаются дни отпуска для разных категорий работников.

Как определить количество положенных дней отпуска

В первую очередь необходимо определить общий отпускной стаж работника у данного работодателя. Для этого складываются все периоды работы, включая время нахождения в отпусках.

Затем по этому стажу рассчитывается количество положенных дней отпуска. Обычно используется следующая формула:

Где:

ДО - количество дней отпуска
28 - количество дней в основном отпуске
М - количество полных отработанных месяцев
Д - количество дней в неполном отработанном месяце

Эта формула позволяет точно посчитать количество дней отпуска для любого периода работы - как полных лет, так и неполных месяцев.

Особенности расчета для разных категорий работников

Для некоторых категорий работников установлена повышенная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска:

Педагогические работники - 42-56 календарных дней
Медицинские работники - от 39 до 56 календарных дней
Работники Крайнего Севера - от 35 до 56 календарных дней

В этих случаях вместо 28 дней в формуле используется соответствующее повышенное значение. В остальном алгоритм расчета не меняется.

Также для отдельных категорий работников могут устанавливаться дополнительные отпуска за ненормированный рабочий день, вредные условия труда и прочее. Эти дни просто добавляются к основному отпуску, рассчитанному по вышеуказанной формуле.

Как учитываются нерабочие и праздничные дни в отпуске

Согласно Трудовому кодексу РФ, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, не включаются в число календарных дней отпуска и не оплачиваются. При этом отпуск увеличивается на количество таких дней.

Например, если по графику отпусков работнику положено 28 календарных дней отпуска с 10 марта по 6 апреля, и на этот период выпадает праздник 8 марта, то фактически работник должен выйти на работу не 6 апреля, а 7 апреля.

То есть при составлении графика отпусков необходимо учитывать нерабочие праздничные дни, чтобы избежать ошибок в расчете календарных дней отпуска.

Порядок округления дней при расчете отпуска

При расчете количества дней отпуска по формуле могут получаться дробные значения. Как правило, число дней отпуска округляется в пользу работника.

Например, если по формуле получилось 29,67 дня, то это округляется до 30 дней отпуска. А если получилось 29,31 дня, то округление также происходит до 30 дней.

Однако в некоторых организациях применяются и другие правила округления в зависимости от действующих локальных норм. В любом случае порядок округления дней отпуска должен быть закреплен в правилах внутреннего трудового распорядка организации.

Как считать дни отпуска при неполном рабочем времени

Если работник трудится на условиях неполного рабочего времени, то количество дней отпуска рассчитывается так же, как и для работающих на полную ставку.

То есть если сотрудник работает три дня в неделю при полной продолжительности рабочей недели пять дней, то за каждый отработанный месяц ему все равно полагается 2,33 дня отпуска (28 дней / 12 месяцев).

Особенности расчета отпуска с почасовой оплатой труда

Для работников, труд которых оплачивается по часам, отпуск считается в рабочих днях, а не календарных.

При этом один рабочий день соответствует восьмичасовому рабочему дню при 40-часовой рабочей неделе. То есть из 28 календарных дней отпуска получается 22,4 рабочих дня (28 x 8 / 40). Это число рабочих дней отпуска и используется при расчете для таких работников.

Как перенести или разделить отпуск

Иногда бывает необходимость перенести запланированный отпуск на другой период. Это возможно по соглашению между работником и работодателем.

Также Трудовой кодекс РФ допускает разделение отпуска на части. Главное правило - одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

При этом если отпуск разделен на части, то для расчета конкретных дат начала и окончания каждой части применяются те же правила подсчета и округления, что были описаны ранее.

Как считать компенсацию за неиспользованный отпуск

Если при увольнении у работника имеется неиспользованный отпуск, то ему полагается денежная компенсация за эти дни.

Расчет компенсации производится исходя из среднедневного заработка работника. Для этого средний месячный заработок делится на 29,3 (среднемесячное число календарных дней) для получения среднедневного заработка.

Затем это число умножается на количество неиспользованных дней отпуска. Таким образом, считается размер компенсации, которую работодатель обязан выплатить увольняемому сотруднику.

Ошибки при расчете дней отпуска и как их исправить

Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, которые допускают при расчете дней отпуска, и как можно их исправить.

Неправильный подсчет отпускного стажа. Необходимо тщательно проверить и при необходимости исправить даты приема на работу, увольнений и периоды нахождения в отпусках.
Неверный расчет дней отпуска для неполного отработанного месяца. Следует еще раз пересчитать дни с учетом правил округления.
Неучтенные нерабочие праздничные дни при определении границ отпуска. Нужно скорректировать срок отпуска с учетом этих дней.

Если выявлены ошибки в уже предоставленных отпусках, рекомендуется:

Письменно уведомить работника о выявленной ошибке.
Получить письменное согласие на исправление ошибки.
Внести корректировку в график отпусков и произвести соответствующие доплаты или удержания в согласованном порядке.

Как автоматизировать расчет отпускных дней

Расчет отпускных дней - процесс трудоемкий и подверженный возникновению ошибок. Поэтому очень желательно его автоматизировать.

Для этих целей могут использоваться различные online-сервисы или офисные программы, позволяющие вести кадровый учет.

Полезные сервисы для расчета дней отпуска онлайн

Считаются полезными для автоматизации расчета отпускных дней такие онлайн-ресурсы как:

kadrovik.ru
otpusk.com
otpusk-kalkulyator.ru

Они позволяют быстро рассчитать количество дней отпуска и сумму отпускных онлайн за считанные минуты.

Как избежать типичных ошибок при расчете

Чтобы правильно посчитать дни отпуска, рекомендуется:

Внимательно фиксировать даты приема, увольнения, отпусков работников.
Не реже 1 раза в год проверять отпускной стаж всех сотрудников.
Использовать специальные калькуляторы отпускных дней.

Это позволит считать очередной отпуск максимально корректно и избежать распространенных ошибок.

Регулярная проверка правильности расчета

Даже при использовании автоматизированных систем расчета отпускных дней рекомендуется периодически проверять корректность вычислений.

Для этого можно взять данные нескольких сотрудников с разным стажем работы и разной продолжительностью отпусков. Рассчитать количество положенных им дней отпуска вручную по формулам и правилам ТК РФ.

Затем сравнить с тем, что получается в используемой системе автоматизации. Таким образом можно выявить возможные ошибки или неточности в работе программы.

Учет изменения законодательства по отпускам

Правила расчета отпускных дней могут меняться с течением времени. Например, в 2022 году для IT-специалистов законодательно закрепили увеличенную продолжительность отпуска.

Поэтому важно отслеживать такие изменения и своевременно обновлять настройки систем кадрового учета в соответствии с действующими нормами Трудового кодекса.

Учет возможных длительных отсутствий

Помимо очередных отпусков, у сотрудников могут быть периоды длительного отсутствия по уважительным причинам - декретный отпуск, больничный, исполнение гособязанностей и другие.

Это тоже необходимо корректно отражать в системе для верного расчета отпускных дней. Иначе есть риск накопления ошибок при подсчете стажа и определении числа положенных "календарных" отпусков.

Анализ возникающих вопросов по расчету отпусков

При использовании автоматизированных систем следует фиксировать и анализировать вопросы от сотрудников по поводу расчетов отпускных дней и выплат.

Если один и тот же вопрос возникает неоднократно - скорее всего есть некорректность в работе программы или недопонимание сотрудников. В любом случае это должно быть исправлено.

Порядок внесения корректировок в расчет

Если в процессе проверки или по результатам анализа возникающих вопросов выявляются ошибки в расчете отпускных дней, необходимо внести соответствующие корректировки.

Для этого рекомендуется придерживаться такого порядка:

Сообщить работнику о характере выявленной ошибки и способах ее исправления.
Получить письменное согласие работника на внесение исправлений, если они влияют на размер его отпускных выплат.
Внести необходимые корректировки в базу данных по учету отпусков.
Пересчитать отпускные суммы, если требуется, и произвести соответствующие выплаты или удержания компенсаций.

Обновление нормативно-справочной информации

Помимо данных по конкретным сотрудникам, в системах кадрового учета содержится также нормативно-справочная информация - размер основного отпуска по ТК РФ, количество праздничных дней в каждом году, порядок округления и т.д.

Эти справочники также необходимо поддерживать в актуальном состоянии, чтобы избежать ошибок при расчетах из-за устаревших норм и коэффициентов.

Разграничение уровней доступа при внесении изменений

Данные по расчету отпусков являются важным кадровым учетом, который нельзя позволить менять всем подряд. Должно быть четкое разграничение уровней доступа.

Рядовые пользователи могут только просматривать информацию. Внесение любых исправлений должно быть разрешено только уполномоченным сотрудникам кадровой службы.