Доверенность на получение товарно-материальных ценностей: правила оформления и регистрации

• 27 Декабря, 2023
• Бухгалтерия
• Лилия Шевчук

Вы когда-нибудь сталкивались с ситуацией, когда поставщик отказывал в отгрузке товара из-за неправильно оформленной доверенности? А может, вашему представителю не удавалось получить груз, несмотря на наличие доверенности установленного образца? В статье мы подробно разберем все аспекты правильного составления и оформления доверенностей на получение товарно-материальных ценностей. Вы узнаете ответы на вопросы: какие реквизиты указывать, кто и как заверяет доверенность, в течение какого времени она действительна. С помощью наших четких инструкций и образцов заполнения вы больше никогда не столкнетесь с проблемами при работе с доверенностями!

1. Требования к оформлению доверенности от имени юридического лица

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей от имени организации должна содержать следующие обязательные реквизиты:

• полное наименование организации;
• ИНН и ОГРН организации;
• юридический и фактический адрес;
• должность, фамилия, имя и отчество лица, выдающего доверенность;
• документ, на основании которого это лицо действует;
• фамилия, имя и отчество лица, получающего доверенность;
• срок действия доверенности;
• перечень товарно-материальных ценностей, на получение которых выдается доверенность;
• подпись лица, выдавшего доверенность;
• печать организации.

Доверенности от имени организаций могут оформляться как в свободной форме, так и по унифицированным формам М-2 и М-2а. Главное, чтобы были указаны все необходимые реквизиты.

Подписывать доверенность от имени организации может только ее руководитель или иное лицо, имеющее соответствующие полномочия на основании приказа или доверенности. Такие полномочия обычно предоставляются главному бухгалтеру или его заместителю.

Доверенность обязательно должна содержать собственноручные подписи уполномоченных лиц. Недопустимо использование факсимиле или отсканированных подписей.

Оттиск печати на доверенности должен быть разборчивым, с четко читаемым наименованием организации, ИНН или ОГРН.

2. Особенности доверенности от имени ИП

Если доверенность выдается от имени индивидуального предпринимателя, то в ней обязательно должен быть указан ИНН ИП. Кроме того, такая доверенность может содержать оттиск печати ИП, если она имеется.

При предъявлении доверенности, выданной индивидуальным предпринимателем, личность ИП должна подтверждаться соответствующими документами, например:

• паспортом гражданина РФ;
• свидетельством о государственной регистрации;
• выпиской из ЕГРИП.

Без подтверждения личности ИП и его полномочий доверенность может быть признана недействительной.

3. Порядок оформления доверенности физическим лицом

Физические лица имеют право оформлять доверенность на получение ТМЦ в свободной форме. Такая доверенность заверяется только личной подписью доверителя, без нотариального удостоверения.

Доверенность от физического лица может быть написана от руки или напечатана на компьютере. Обязательными реквизитами в ней являются:

Также в доверенности можно указать срок ее действия и другую дополнительную информацию. Главное, чтобы присутствовали все обязательные реквизиты.

Без предъявления паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, доверенность, выданная физическим лицом, будет считаться недействительной.

Доверенности, оформленные с нарушением вышеуказанных правил...

Доверенности, оформленные с нарушением вышеуказанных правил, могут быть признаны недействительными. В таком случае представитель не сможет получить товарно-материальные ценности от имени доверителя.

4. Работа с унифицированными формами М-2 и М-2а

Унифицированные формы М-2 и М-2а предназначены специально для оформления доверенностей на получение товарно-материальных ценностей. Их структура и содержание строго регламентированы законодательством.

Форма М-2 состоит из нескольких разделов, каждый из которых заполняется по определенным правилам:

1. Указывается номер и дата доверенности, срок ее действия, данные о поверенном.
2. Заполняются сведения о поставщике товаров.
3. Перечисляются наименования, количество и другие характеристики ТМЦ.

В форме М-2а более подробно прописывается порядок отчетности поверенного о выполнении поручения по получению товаров.

5. Сроки действия доверенности на получение ТМЦ

Стандартный срок действия доверенности на получение товарно-материальных ценностей составляет не более двух недель. В отдельных случаях этот период может быть увеличен до одного месяца.

По истечении установленного срока ни получать товары, ни выдавать доверенность на их получение уже нельзя.

6. Порядок регистрации доверенности в организации

Все выданные доверенности на получение ТМЦ должны регистрироваться в специальном журнале организации.

Обычно этим занимается секретарь, делопроизводитель или иной уполномоченный сотрудник.

После утраты актуальности доверенности их корешки хранятся в архиве в течение срока, установленного законодательством.

7. Ответственность за нарушение правил оформления доверенности

Нарушение требований к оформлению доверенности на получение товарно-материальных ценностей может повлечь для организации претензии со стороны контрагентов, отказ в отгрузке товаров, финансовые потери.

Нарушение требований к оформлению доверенности на получение товарно-материальных ценностей может повлечь для организации претензии со стороны контрагентов, отказ в отгрузке товаров, финансовые потери.

8. Особенности оформления доверенности на иностранных граждан

При выдаче доверенности на получение ТМЦ иностранному гражданину, данные о поверенном берутся из его заграничного паспорта, а не из миграционной карты или патента.

Фамилия, имя, отчество иностранца указываются буквами того языка, который использован в оригинале паспорта.

9. Особенности оформления электронной доверенности

В настоящее время допускается выдача доверенности на получение ТМЦ в электронном виде с электронной подписью доверителя.

Однако получение фактического товара по такой доверенности возможно только при предъявлении ее бумажной распечатки.

10. Кто имеет право подписи доверенности в организации

Право подписи доверенности на получение товарно-материальных ценностей имеет руководитель организации или иное лицо, уполномоченное на это соответствующим организационно-распорядительным документом.

Чаще всего такие полномочия предоставляются главному бухгалтеру организации или его заместителю.

11. Типичные ошибки при оформлении доверенностей

Наиболее распространенными ошибками при оформлении доверенности на получение ТМЦ являются:

1. Отсутствие всех необходимых реквизитов;
2. Некорректное указание срока действия;
3. Использование факсимиле вместо собственноручной подписи.

Во избежание подобных ошибок рекомендуется использовать типовые формы доверенностей М-2 и М-2а.