Как выставить счет на оплату от ИП

• 26 Ноября, 2020
• Бухгалтерия
• Анна Литвина

Рано или поздно наступает момент, когда индивидуальному предпринимателю необходимо выставить счет на оплату для своего покупателя (контрагента). Даже если вы занимаетесь перепродажей товара (или оказанием услуг) физическим лицам, то когда-нибудь бизнес масштабируется и появится юридическое лицо, желающее у вас этот товар приобрести (воспользоваться услугой).

Чтобы в дальнейшем не возникло проблемы ни у покупателя, ни у самого продавца, счет следует выставлять грамотно.

Как это сделать и что вообще это такое? Эти и многие другие вопросы возникают, перед тем как выставляется счет впервые. Следует в них разобраться.

Что такое счет на оплату

Итак, есть определенный ИП. Товар или услугу у него заказал такой же ИП или, например, ООО. Это не розничный покупатель, поэтому просто принять деньги в обмен на товар с чеком здесь не получится. Юридические лица (и ИП), как правило, переводят друг другу деньги за товары (услуги) на расчетные счета. Чтобы правильно заполнить платежное поручение, необходимо получить от ИП счет на оплату (от продавца или поставщика услуг).

Счет – это документ, который выставляется продавцом. В нем перечислен список продаваемых товаров или предоставляемых услуг, их количество и цена. В конце обычно указана общая сумма и отдельной строкой прописывается налог на добавленную стоимость (НДС). Также там указываются полные реквизиты ИП и кто плательщик по нему.

Обычно после согласования счетов между контрагентами на складе продавца ставится бронь на этот товар, т. е. есть срок, в который он продан не будет, потому что ожидается оплата от конкретного покупателя. Как правило, на оплату счета отводят 3-5 рабочих дней.

Реквизиты в счете

Когда от ИП счет на оплату выставлен, то покупатель видит в нем следующие реквизиты продавца:

• Наименование ИП: тут не имеет значения, прописать полностью или только фамилию с инициалами, важно не пропустить саму аббревиатуру ИП или полное словосочетание: индивидуальный предприниматель.
• ИНН продавца (у ИП он совпадает с ИНН физического лица).
• КПП – у ИП его нет, ничего вписывать не нужно.
• Банк-получатель и его полные реквизиты: БИК, корреспондентский счет и номер счета продавца.

Кроме того, в счете также указываются реквизиты покупателя:

• Наименование юридического лица или ИП.
• ИНН.
• КПП (если покупатель - ООО).
• Регистрационный адрес.
• Фактический адрес расположение офиса фирмы.

Кроме того, в бланке должны быть указаны номер счета и дата его выставления, перечень товаров (или услуг) и их количество.

Образцы заполнения

Заполнить документы можно вручную, при помощи программы или сервиса. Рассмотрим несколько разных случаев.

1. Принципиальных отличий между заполнением счетов ИП другому предпринимателю или ООО нет, разница заключается в реквизитах. Например, ниже представлен образец счета на оплату от ИП Дубровского Е. П. для ИП Иванова С. В.

Это общий вид счета. Конечно, некоторые моменты могут выглядеть по-другому, но суть всегда будет такой: полный набор реквизитов и указание, кому именно адресуется счет.

Индивидуальные предприниматели работают либо с НДС, в основном это касается общей системы налогообложения, либо без него. Ниже представлены 2 различных варианта счетов.

2. Здесь ИП работает без НДС, это видно в представленном ниже образце счета от ИП.

Главное - это не забыть прописать отсутствие НДС, если ИП не является его плательщиком.

3. И теперь нужно еще понять, как выделить информацию о присутствии НДС в счете. Для этого отдельно рассмотрим образец счета на оплату ИП с учетом НДС.

4. На основании счета контрагент заполняет платежное поручение в своем банке-клиенте. Либо это делает за него оператор в банке. Ниже видно, как выглядит платежное поручение, которое заполнено на основе образца счета ИП.

Итак, выше были рассмотрены все варианты счетов от предпринимателя - поставщика товаров или услуг.

Является ли для ИП счет на оплату обязательным документом?

Для индивидуального предпринимателя этот документ носит больше рекомендательный характер, нежели обязательный. Ну и, конечно, выставление для другого ИП счета на оплату помогает систематизировать ведение бизнеса: обозначить бронь и ее длительность. Аналогично, если контрагентом является ООО.

Счет не регламентируется никаким законом или пунктом в налоговом кодексе. Реквизиты для оплаты можно взять из договора (если он заключался) или из предыдущих счетов. Также многие продавцы просто высылают карточку предприятия, которая в себя включает все те же самые данные, что и сам счет.

Однако ни договор, ни карточка не являются основанием для оплаты. А вот счет – да. Кроме того, при заполнении платежного поручения в банк-клиент обязательно указывается, за что идет перечисление денежных средств и на каком основании. Поэтому счет и его номер все же необходимы.

Создать счет можно в любой программе для бухгалтеров, начиная с банального 1С и заканчивая более современными типа «Мое дело». Кроме того, у многих банков есть возможность выставления счетов прямо в онлайн-версии или мобильном приложении. Например, у "Тинькофф". Также существуют различные бесплатные онлайн-сервисы.

Передавать счет клиенту можно с поставкой товара в бумажном виде либо отправлять только электронную копию.

Не стоит забывать, что юридические лица имеют право оплачивать счет не только на расчетный счет организации, но и наличными деньгами, если его сумма не превышает 100 000 рублей. Тогда нужно выдать чек на полученную сумму.

Документы

Кроме выставленного ИП счета на оплату, который нужен все-таки скорее для удобства, нежели для бухгалтерии так таковой, при передаче товара (оказании услуг) и поступлении на счет денег необходимо передать закрывающие документы. К ним относятся:

• Накладная. При поставке продавец передает покупателю ТОРГ-12. Она составляется по факту сбора позиций на складе. То есть должна отражать реальное количество переданного товара. Подписывается обеими сторонами. Если обязанность поставщика – вложить ТОРГ-12 в коробку с продукцией, то обязанность получателя – подписать ее и отправить обратно по указанному адресу.
• ТОРГ-12 – это документ, подтверждающий факт поставки товара.
• Акт. Если ИП предоставляет не товар, а услугу, то подтвердить факт ее выполнения можно только актом о проведенных работах, подписанным обоими контрагентами. В отличие от ТОРГ-12, здесь нет стандарта, но в акте должны быть прописаны: реквизиты стороны, оказывающей услугу, и той, что ее приняла; номер и дата оказания услуги; ее стоимость.

Есть ситуации, когда акт об оказании услуг не является обязательным документом. На это указано в статьях 272 и 254 Налогового кодекса РФ.

Если документов нет

В отличие от счета, накладная и акт – это обязательные документы, подтверждающие тот факт, что сделка была успешно завершена: товар доставлен, услуга оказана. При любой налоговой проверке расходы и доходы подтверждаются этими документами. Если их не будет, то сумма, которую они обосновывали, будет проигнорирована инспектором, ее нельзя будет учесть в расход. И при ведении учета без документов будет выписан штраф за сам факт их отсутствия.

В налоговой существует такое понятие, как перекрестные проверки. Они могут относиться не к ИП, а к контрагенту. Однако проверяющий орган имеет право запросить документы поставки у ИП, чтобы проверить факт сделки и подлинность документов, которые ему уже предоставили. Если это требование проигнорировать, то будет наложен штраф.