Оформление трудовой книжки: кадровое делопроизводство, соответствие нормативным требованиям и образцы заполнения

Трудовая книжка является персональным документом, в котором отражаются данные о рабочей деятельности гражданина, его профессиональном стаже. Такое определение содержит в себе ст. 66 Трудового Кодекса РФ. Иная трактовка: документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Как его оформление, так и ведение, хранение - прерогатива отдела кадров компании учреждения, предприятия. Сегодня этот документ актуален, как и в прошлые времена, ведь от него зависит начисление будущей пенсии работнику. Ведение трудовой книжки обязательно в отношении всех официально трудоустроенных сотрудников.

Функции документа

Оформление трудовой книжки - это внесение определенных записей в документ образца 2004, 2003, 1973 или 1938 гг. Все они являются на сегодняшний день действительными и не нуждаются в замене.

Документ выполняет следующие важные функции:

Хранит информацию о профессиональном стаже работника.
Демонстрирует его карьерный рост.
Содержит информацию о местах трудовой занятости.
Кратко информирует о причинах увольнения.

Оформление трудовой книжки прежде всего необходимо самому работнику. Именно на базе данного документа будет рассчитываться пенсия. Но нельзя и забывать, что его ведение обязательно и для работодателя - как компании, учреждения, так и частного предпринимателя.

Первое и повторное оформление

Когда происходит оформление трудовой книжки? При трудоустройстве гражданина на первое рабочее место. Документ предоставляется ему в таком случае работодателем на основе письменного заявления самого сотрудника.

При оформлении трудовой сам гражданин должен присутствовать лично. Сам процесс отдел кадров обязан произвести в первые 5 рабочих дней нового трудящегося.

Как оформить трудовую книжку, если предыдущий документ был потерян или безнадежно испорчен? Сотрудники отдела кадров той организации, в которую гражданин с отсутствующим документом обращается, обязаны оформить новую ТК. В нее вписывается следующее:

Подтвержденный соответствующими документами предыдущий трудовой стаж.
Также подтвержденные документацией поощрения и благодарности из потерянной/испорченной ТК.

Платно или бесплатно?

Что касается платы за предоставление документа, то это бремя ложится на плечи самого работника. Такая информация содержится в пункте 47 Правил оформления документа.

Но в исключительных случаях трудовая книжка приобретается за счет работодателя:

Купленный работником документ оформили неверно.
Сотрудники отдела кадров потеряли трудовую гражданина.
Трудовая книжка была уничтожена, испорчена, потеряна по независящим от нанимателя обстоятельствам. Например, при аварии, пожаре, стихийном бедствии.

Приобретение чистых ТК для подобных случаев - задача работодателя. Их покупают вне зависимости от количества вновь нанятых сотрудников, не имеющих трудовой книжки.

Что касается чистых бланков ТК, реализовывать их может только представитель официального производителя - "Госзнака". Закупка пустых трудовых книжек у третьих лиц является незаконной. И вместе с тем - нарушением Административного кодекса, которое ведет за собой наказание для работодателя (по ст. 5.27 КоАП).

Учет документации

Как оформить трудовую книжку, вы теперь знаете. Обязательства по учету данных документов берет на себя работодатель. Он должен вести два документа для этого:

Журнал учета ТК. Он находится в отделе кадров организации. В журнал записывается дата трудоустройства каждого из сотрудников, его анкетные данные, должность, реквизиты трудовой книжки, номер приказа о принятии на работу.
Приходно-расходная книга. Ведется уже бухгалтерией организации. В книге отражаются операции по закупке трудовых книжек, вкладышей к ним с указанием всех необходимых реквизитов.

В вышеуказанных документах страницы обязательно должны быть пронумерованы, а сами журналы - прошнурованы, иметь пломбу, печати и подписи руководства компании. Более подробная информация о ведении этих учетных документов содержится в п. 41 Правил российского правительства №225 (2003).

Ведение ТК

Образцы оформления трудовой книжки также находятся в данной статье.

В любой организации должно быть назначено должностное лицо, которое будет ответственно за оформление и ведение ТК, а также личных карточек сотрудников. Оно утверждается на основе приказа в свободной форме (об этом сказано в п. 45 Правил правительства РФ №225 за 2003 год).

В больших компаниях этим делом занимается конкретный сотрудник отдела кадров. Что касается небольших учреждений и организаций, там ведение, оформление трудового договора, трудовой книжки становится обязанностью отдела делопроизводства, бухгалтерии или секретариата.

Чтобы изменить должностное лицо, ответственное за ведение ТК, необходимо заключить соответствующее соглашение о приеме-передаче. В него вписываются личные данные работников-владельцев трудовых книжек, количество передаваемой документации. Соглашение считается действительным только при наличии подписей принявшего и сдавшего ТК.

оформление трудового договора трудовая книжка

Хранение документов

После оформления трудовой книжки при приеме работника документ продолжает храниться у работодателя. Место его нахождения должно быть недоступным для третьих лиц. Например, сейф или запирающийся ящик, шкаф. Если в процессе неправильного хранения ТК были испорчены, утеряны, то на организацию-работодателя накладываются штрафные санкции.

Срок хранения трудовых книжек - до ухода, увольнения сотрудника из организации. Что касается учетных документов по ТК, то тут введены следующие сроки:

Учетная книга движения трудовых книжек - 75 лет.
Приходно-расходный журнал по хранению чистых бланков ТК - 5 лет.
Невостребованные уволившимися сотрудниками трудовые книжки - 5 лет.

Инструкции по ведению документа

Оформление без трудовой книжки нежелательно как для самого работника, так и для его нанимателя. Что касается первого, он не может рассчитывать в таком случае на полную защиту его положениями Трудового Кодекса. Для работодателей же вводятся штрафные санкции за сокрытие собственных сотрудников.

При оформлении нового работника, а также при внесении в трудовую книжку последующих записей сотрудник отдела кадров должен следовать данной инструкции:

Производить записи шариковой, перьевой, гелевой ручкой. Допустимый цвет чернил - черный, фиолетовый или синий.
Все записи должны производиться только на основе соответствующих приказов (в трудовую книжку обязательно вносится номер данного акта).
Каждая запись номеруется. Сокращения в словах не допускаются.
Все даты записываются только арабскими цифрами. Использование римских в данном случае неприемлемо.

Заполнение титульного листа

Работа без оформления трудовой книжки, к сожалению, до сих пор является частой практикой в Российской Федерации. Соглашаясь на такую занятость, гражданин не может быть уверен даже в получении оплаты труда в полном размере и своевременно.

Но все же немалая часть организаций и индивидуальных предпринимателей выстраивают свои отношения с сотрудниками по закону. Если гражданин официально трудоустраивается впервые, то работник отдела кадров начинает заполнять его ТК с титульного листа:

Вписываются без сокращений фамилия, имя и отечество - точь-в-точь как в паспорте.
Дата рождения. По такому образцу: "6 февраля 1990 года". То есть дата - цифрами, месяц - название, год - цифрами.
Образование. Высшее профессиональное, среднее профессиональное или иной индивидуальный вариант.
Специальность гражданина. Указывается в именительном падеже. Например, "юрист".
Дата заполнения документа. Еще раз напомним, что трудовая книжка оформляется в течение первых пяти рабочих дней нового сотрудника.
Подпись и ее расшифровка - и ответственного работника, и владельца трудовой книжки.
Официальная печать организации, где гражданину была выдана ТК.

Внесение записей в документ о приеме

В первую очередь важно оформление трудовой книжки для пенсии. Поэтому в нее должна быть включена информация обо всех приемах/увольнениях, перемещениях, продвижениях по карьерной лестнице и проч.

При приеме нового сотрудника на работу работник отдела кадров делает в его трудовой соответствующую запись:

Первым делом ставит официальную печать организации. Затем необходимо письменно продублировать указанные на ней реквизиты.
Ставится порядковый номер записи в соответствующую графу.
В следующую графу вписывают дату трудоустройства гражданина.
Затем указывается: "Принята в (название отдела, цеха) на должность (соответствующее наименование)".
Далее идет графа, где ставит свою личную подпись сам владелец ТК - она подтверждает, что он согласен с произведенной записью.
Указание информации о приказе (обязательно следует прописать его номер).

Сведения о наградах и званиях

В трудовую книжку обязательно вносятся сведения обо всех наградах и званиях, которыми был удостоен данный сотрудник во время трудовых отношений с работодателем.

Такая информация обязательно должна быть подтверждена сведениями о приказе, дипломе или другом документе, согласно которому была вручена награда или присвоено звание. Также отмечается, кем награждался сотрудник, за какие заслуги.

Сведения о денежных премиях и вознаграждениях в трудовую книжку не вносятся.

О вкладышах

Если в каком-то разделе (к примеру, для указания благодарностей) закончилось место для внесения новых записей, то кадровому работнику необходимо вклеить в документ соответствующий вкладыш. Продолжать записи в разделах, предназначенных для иных сведений, недопустимо.

Вкладыш может вшиваться как в необходимый раздел, так и в конец трудовой книжки. После этого в ТК вносится информация о добавлении вкладыша, включающая его номер и серию.

Подобные вкладыши без "материнской" трудовой книжки считаются недействительными.

Исправления и изменения информации

Внесение изменений, исправлений в трудовую книжку допускается. Но при этом запрещаются стирания или закрашивания неправильной информации. Надписи "Исправленному верить" не допускаются.

Изменение должно вноситься кадровым работником только в отношении записи по настоящему месту работы гражданина. Что касается прошлых мест трудоустройства, то исправления делают только по получении официального документа от бывшего работодателя сотрудника.

Если изменить нужно информацию на титульном листе, то слово перечеркивается горизонтальной чертой, а сверху разборчиво пишется новое, актуальное.

Обязательно указать информацию по документам, на основе которых были произведены исправления. Эти сведения пишутся на последней странице трудовой книжки. Их должен заверить работодатель свой подписью и официальной печатью.

Если дополнения/изменения касаются последней записи, то они прописываются строкой ниже - без зачеркивания предыдущей. Запись верных данных допускается только после того, как получен документ, удостоверяющий, что ранее указанная информация является неверной.

Оформление дубликата трудовой книжки

Выдача копии ТК проводится отделом кадров в случае утери работником данного документа. Сделать дубликат необходимо в течение 15 дней с даты обращения сотрудника.

При оформлении копии трудовой книжки сотруднику кадрового отдела нужно помнить о следующем:

В копию вписывается суммарный трудовой стаж гражданина до трудоустройства в данную организацию.
Дублируются сведения о трудовой деятельности, награждениях, внесенных в предыдущую трудовую.
На титульном листе в таком случае или проставляется штамп "Дубликат", или прописывается это же слово вручную.

Совместительство и перевод

Записи о занятости по совмещению обычно в трудовую книжку не вносятся. Такие работы регулируются лишь отдельным договором с нанимателем. Если на том настаивает сотрудник, то кадровый работник указывает подобную информацию в его ТК.

Что касается перевода на иное постоянное место работы, эту информацию необходимо отражать. Запись делается в третьей графе раздела. Обязательно отражается, был ли перевод по инициативе самого трудящегося или по предложению работодателя.

На новом месте работы делают запись, что сотрудник работает там в результате перевода.

Внесение информации об увольнении

Увольнение работника из организации отражается в его трудовой следующим образом:

В следующей, второй строке от предыдущих записей записывается дата увольнения (последний трудовой день).
В третьей строке - повод окончания трудовых отношений с работодателем. Обязательно привязывается к соответствующей статье Трудового кодекса.

По ТК РФ трудовая книжка должна быть отдана бывшему работнику в день его увольнения. Если он не смог или отказался ее забирать, гражданину отсылается специальное уведомление. Задержка трудовой книжки по вине работодателя оборачивается для последнего компенсацией бывшему сотруднику неполучения прибыли за утерянное время.

Трудовая книжка - один из главных документов гражданина РФ. Ее стоит предъявлять при каждом трудоустройстве. Кроме того, кадровый работник при внесении записей должен соблюсти все вышеописанные правила.