Как начисляется отпуск? Правила, порядок и формулы вычисления дней отпуска и суммы выплат отпускных для оплаты

Каждый работодатель обязан по закону отпускать своего работника в ежегодный отпуск, при этом он должен сохранять за ним рабочее место и среднюю заработную плату. Это прописано в ст. 114 Трудового кодекса РФ. Но что такое средняя зарплата? Как она рассчитывается и какой период идет в этот расчет? Как начисляется отпуск? В этой статье будут подробно рассмотрены эти вопросы.

Период расчета

При расчете отпускных учитываются доходы за истекшие двенадцать календарных месяцев, отработанных в одной компании (согласно п. 4 Положения, утв. от 24.12.2007 № 922 Постановлением правительства РФ). Это так называемый расчетный период. При этом он может быть отработан как полностью, так и частично.

Например, автомеханик по имени Федор устроился в организацию под названием «Серебряный кабриолет» 16 июня 2018 года. С 3 января следующего года он захотел оформить отпуск. В таком случае отпускные начисления будут рассчитываться исходя из заработка, который Федор получил в период с 1 июня по 31 декабря истекшего года.

Какие доходы учитываются при начислении отпуска?

Как рассчитать очередной отпуск? В соответствии со ст. 139 Трудового кодекса РФ в расчет идет заработная плата, а также премии и надбавки работнику. Это оговорено в статье 139 ТК РФ, а также в вышеуказанном Положении № 922.

При этом не будут учитываться следующие начисления:

нетрудовые и социальные выплаты работнику, такие как оплата питания, проезда, проживания, коммунальные платежи и пр.;
периоды, когда работник фактически не работал, но числился в штате организации: пособия по наступившей временно нетрудоспособности, командировочные и декретные выплаты, отпускные.

Все эти моменты регламентированы Трудовым кодексом РФ.

По какой формуле это следует считать?

Как начисляется ежегодный отпуск? Это считается в прямой зависимости от времени, которое отработал человек в организации (до года или более). В этой связи применяются различные формулы для подсчета среднего заработка.

Случай 1: Период расчета отработан в полной мере (т. е. 12 месяцев календарно)

В таком случае используется следующая формула расчета:

Отпускные начисления (Он) = среднедневной заработок (ЗПср) * кол-во дней (календарных) отпуска (Ок).

Он = ЗПср * Ок.

Среднедневной доход для предыдущей формулы рассчитывают следующим образом.

Сумму начисленной фактически зарплаты (ЗПфакт) делят на расчетный период (календарный год или полных 12 месяцев) и полученное число разделяют на количество дней (усредненное) в месяце (Мср) – 29,3. Но эта цифра будет получена, только если работник отработал в организации до конца календарного месяца, и сразу после этого уходит в ежегодный отпуск.

ЗПср = ЗПфакт /12/ 29,3

В ином случае, будет другой расчет, описанный далее.

Случай 2. Работник отработал неполный расчетный период (меньше года)

Как начисляются деньги за отпуск в таком случае? Для начала рассчитывается количество отработанных по факту дней (Дм) по следующей формуле: усредненное число дней в месяце (Мср) 29,3 делят на количество дней календарных данного месяца (Дк) * число дней, выпадавших на время, отработанное в этом конкретном месяце (Дотр).

Дм = 29,3 / Дк * Дотр

Если один из месяцев на протяжении расчетного периода работник отработал не полностью, используется формула, по которой сначала высчитывается усредненная заработная плата за день у сотрудника (ЗПср).

Как начисляется отпуск по ней? Для расчета число дней в месяце (29,3) умножают на количество полностью отработанных месяцев календарных (Мп). К этому прибавляют число календарных дней в неполных месяцах (Дн). На полученное число делят сумму начисленной по факту зарплаты за период расчета (ЗПфакт).

ЗПср = ЗПфакт / (29,3 * Мп + Дн).

Ситуация № 3: У сотрудника отсутствуют доходы, но есть учитываемые дни

Как рассчитать очередной отпуск в такой ситуации? Пример: врач-эпидемиолог с 3 августа 2016 года идет в дополнительный отпуск сроком в 14 дней. Период расчета длится с 1 августа 2015 года до 31 июля 2016 года. В течение этого времени он уже брал отпуск с 9 по 31 января. Начисления в январе отсутствуют, но нужно учесть дни данного месяца, не вошедшие в период отпуска.

Это означает, что количество дней для вычисления дополнительного отпуска рассчитывается следующим образом.

Высчитывается количество дней в календарном промежутке:

29,3 × 11 мес. + 29,3 / 31 × 8 = 329,86.

Заработная плата за весь период без учета отпускных в сумме дает 296 010 рублей. Итого отпускные составляют:

296 010 / 329,86 × 14 = 12 563,33 рублей.

Ситуация № 4: Сотрудница взяла отпуск после декрета

Расчет положенных отпускных производится согласно зарплате за год перед отпуском. В случае когда работница берет еще один трудовой отпуск после декретного, доходов за прошедший год у нее не имеется. В силу Положения № 922 (в обновленной редакции от 15.10.2014), при таких обстоятельствах следует взять 12 месяцев до расчетного периода. Это подразумевает период до декретного отпуска.

В случае когда у сотрудника в данное время не было заработка (он только перевелся из другой организации, или по любой другой причине), то расчет отпускных происходит согласно ежемесячному окладу.

Размер отпускных при увеличении размера зарплаты

Возможно несколько ситуаций увеличения уровня зарплаты:

До отпуска.
Во время отпуска.
Во время периода расчета.
До периода расчета.

Как правильно начисляется отпуск в этих случаях? Если зарплата повысилась у всех сотрудников организации, то перед расчетами среднего дохода необходимо провести индексацию ставки, а также всех фиксированных надбавок к этой ставке.

Индексация зависит от периода повышения зарплаты и производится с помощью коэффициента повышения (К):

К = Месячная заработная плата за период расчета/заработок за месяц до даты ухода в отпуск.

При повышении зарплаты во время трудового отпуска, коррекции подвергается часть дохода. Корректируется именно та часть, которая приходится на промежуток со дня завершения отпуска до дня возрастания заработка, в среднем. Если зарплаты выросла после периода расчета, но до отпуска, то корректируется среднедневная выплата.

Ситуация № 5: Повышение зарплаты после периода расчета, но до ухода в отпуск

Химик-эксперт взял очередной трудовой отпуск с 10 августа 2015 года сроком на 28 полагающихся ему дней. Его месячный оклад равняется 25 000 рублей. Расчетный промежуток с августа 2014 года по июль следующего года он отработал целиком.

Расчет отпускных будет производиться таким образом:

(25 000 руб. × 12) / 12 / 29,3 × 28 календарных дней = 23 890,79 рублей.

В августе 2015 года зарплата всех сотрудников организации была повышена на 10%. Оклад также увеличился согласно индексации:

(25 000 × 1,1) = 27 500 рублей.

После коррекции сумма отпускных будет равняться:

23 890,79 руб. × 1,1 = 26 279,87 рублей.

Ситуация №6: Изменение зарплаты во время расчетного периода

Как начисляется отпуск, если заработная плата выросла на протяжении расчетного периода? Технику предоставили отпуск сроком на 28 дней календарных, начиная с 12 октября 2017 года. Период расчета длится с 1 октября 2016 года по 30 сентября 2017 года включительно. Размер ежемесячного оклада составлял 22 000 рублей, в сентябре его повысили на 3 300 рублей и на настоящий момент он составляет 25 300 рублей. Коэффициент повышения равен:

25 300 руб. /22 000 руб. = 1,15.

После осуществляется индексация заработной платы:

(22 000 руб. × 1,15 × 11 мес. + 25 300) / 12 / 29,3 × 28 = 24 177,47 рублей.

Определение размера отпускной компенсации в связи с увольнением

В случае увольнения сотрудник вправе потребовать компенсацию за неиспользованный отпуск. При расчете неиспользованного периода начисления отпуска потребуются такие данные как:

Отпускной стаж работника.
Число отпускных дней, которое сотрудник заработал за период трудовых отношений.
Число дней, уже им использованное.
Определение отпускного стажа.

Как влияет стаж на начисление отпуска? Первый год работы начинается с момента поступления сотрудника к работодателю. Последующие рабочие года начинаются со следующего дня после окончания предыдущего года. При увольнении отсчет стажа заканчивается. При смене места работы работник заново начинает нарабатывать стаж.

Количество отпускных дней рассчитывается:

Число заработанных отпускных дней = Продолжительность отпуска в днях календарных /двенадцать месяцев × число месяцев отпускного стажа.

Последний месяц обычно неполный, и поэтому округляется, в зависимости от количества отработанных дней в ту или иную сторону. Если сотрудник отработал более 15 календарных дней на протяжении месяца, то месяц засчитывается как полный. Если же отработано менее этого количества дней, данный период в расчет не идет и не учитывается.

Количество дней отпуска, положенных работнику, рассчитывается при помощи довольно несложных математических подсчетов: на один рабочий месяц работник получает 2,3 дня от своего отпуска. За весь рабочий год будет получено 28 дней. Компенсация в виде денег за абсолютно все образовавшиеся с самого начала работы в организации нереализованные дни оплачиваемого отпуска работник получает только при своем увольнении.

Как это регулируется для работника, обучающегося заочно?

Если сотрудник совмещает одновременно учебу и работу, компания должна предоставлять ему отдельно обозначенный отпуск. Этот период не должен совпадать со временем предоставления трудового отпуска. Основанием для его предоставления служит специально оформленная справка из учебного заведения. При этом сотруднику выплачивается компенсация, равная среднему ежедневному заработку за один день.

Как начисляется учебный отпуск заочникам? Рассчитывается это так. Например, в справке-вызове указано, что сотрудник должен находиться по месту учебы на протяжении 19 дней. Годовой его заработок составляет 587 тысяч рублей, среднемесячный соответственно составит 37 400 руб. (448 800 делим на 12). Чтобы рассчитать ежедневный доход, требуется 37 400 разделить на 29,3. В результате получается 1276,5 руб. Чтобы узнать всю сумму выплаты в отпуске, полученную сумму нужно умножить на 19. В результате получается 24 252,6 руб.

Как быть при работе во вредных условиях?

Помимо трудового отпуска, в некоторых ситуациях предоставляется дополнительное оплачиваемое время для отдыха. Это касается тех, кто постоянно работает в регионах Крайнего Севера, во вредных условиях труда и при ненормированном рабочем дне.

Как начисляется отпуск за вредность? Необходимо, чтобы сотрудник отработал в таких условиях не менее 11 месяцев на протяжении года. При этом не засчитываются больничные и другие периоды его отсутствия на рабочем месте.

К примеру, Сидоров трудоустроился на работу с вредными условиями 11 месяцев назад. 5 дней он не находился на рабочем месте в связи с командировкой, а также 10 дней был на больничном. Получается, что он фактически отработал во вредных условиях 227 дней. Расчет отпуска происходит так: 227 делим на 11, в результате чего получается 20,63. Полученную сумму следует округлить до единицы. В итоге выходит, что Сидорову полагается дополнительный 21 день отпуска. Расчет оплаты происходит аналогично оплате трудового отпуска.

Если рабочий день является неполным

Как начисляется отпуск при неполном рабочем дне? Период расчета определен одним годом. Например, если сотрудник намерен воспользоваться отпуском с 1 марта, расчетный период должен быть взят с 1 марта прошлого года до последнего дня февраля текущего. Статьей 93 Трудового кодекса закреплено право на получение полноценного трудового отпуска без ограничений. То есть формула расчета будет точно такой же, как при полном рабочем дне. То есть разница будет заключаться лишь в сумме получаемых отпускных.

Каков порядок для военнослужащих?

Как начисляется отпуск военнослужащим? Если военнослужащий проходит службу согласно контракту, основной отпуск ему предоставляется в зависимости от выслуги. При выслуге менее десяти лет предоставляются 30 дней, далее этот период возрастает до 45 суток. В год поступления и увольнения со службы используется следующий расчет. Продолжительность предоставляемого отпуска следует разделить на 12, а затем умножить на количество отработанных фактически дней. Если в результате подсчета получится не целое число, сумма округляется в большую сторону. При досрочном увольнении законодательством предусмотрен тот же порядок.

Как компенсировать оставшиеся дни своего отпуска увольняющемуся работнику, не закончившему период учета?

Если работник не отработает период начисленного отпуска, дающий полную компенсацию, при увольнении у него есть право компенсации в пропорциях от дней своего отпуска. Число оставшихся дней этого отпуска будет рассчитано при помощи деления времени отпуска на 12.

Очередной отпуск отличается от неиспользованного тем, что рассчитывается в полных днях, в то время как второй представлен без округления. Все прогулы и отпуска, получаемые без зарплаты и превышающие четырнадцать дней способны уменьшать отпускной стаж.

Просим вас обратить на это внимание! Работниками, заключившим договоры гражданско-правового характер, компенсация за нереализованный отпуск не будет получена, так как правила ТК РФ не действуют на них.

Определяем время, нужное для расчета компенсации за отпуск при увольнении:

Иванов В. В. работал в организации с 07.11.2013 по 29.08.2014. В июле 2014 он пребывал в отпуске длительностью в 14 дней, а уже в августе 2014 был в отпуске без содержания продолжительностью в 30 дней. Время его работы в указанной организации равно 9 месяцам и 24 дням. Так как длина отпуска за рабочий год была выше 14 дней, трудовой стаж был уменьшен на 16 дней (30-14). Соответственно, стаж отпуска будет равен 9 месяцам и 8 дням (9 месяцев 24 дня - 16 дней).

По той причине, что 8 дней меньше, чем половина месяца, при расчете стажа они не будут учтены. Таким образом, в дающий право на отпуск стаж будут засчитаны лишь 9 месяцев.

Две недели от своего отпуска работник задействовал, так что компенсацию платить не нужно. В таком случае сотруднику производится компенсация лишь за 6,97 дней. (9 месяцев умножаем на 2,33 - 14 дней.).

Как определить размер компенсационной выплаты?

Как начисляется отпуск (компенсация за него) уволенным сотрудникам? Человек устраивается в организацию 11.01.2014, а уже 28.07.2014 увольняется. Полученный им оклад составляет 40 000 рублей. Определяем размер начисляемой компенсации после увольнения:

С 11 января по 28 июля сотрудник смог отработать 5 целых месяцев. Июнь считается за полноценный месяц, по причине того, что с 12 по 28 было отработано 17 дней, что больше, чем половина месяца. Так что для своих расчетов берем шесть месяцев. Компенсация дается за 14 дней.

Период расчета с 11 января до 30 мая 2015 состоит из четырех месяцев (то есть март, февраль, май и апрель): 29,3 умножаем на 4 = 117,2 дня.
Затем определим число дней, нужное для расчетов уже во время января: 29,3 делим на 31 и затем умножаем на 20, получаем 18,903
В итоге период расчета равен: 117,2 + 18,903 = 136,103 дням.
За этот период была начислена зарплата в размере: 40 000 умножаем на 5 - получаем 200 000 рублей.
Наконец, рассчитаем размер компенсации: 200 000 рублей делим на 136,103 и умножаем на 14 дней = 20 572,65 рублей.

И еще один пример:

Работника приняли на должность 01.05.2015 с окладом в размере 30 000 рублей, а уже 09.09.2017 он решил уволиться. В октябрь 2016 года работник использовал ежегодный отпуск длиною в 28 дней. В данный месяц он получил 29 000 рублей.

С 01.05.2015 и до 09.09.2016 сотрудник отрабатывает 28 месяцев и 9 дней, то есть 28 целых месяцев, так как 9 дней короче половины месяца.

Теперь определим размер отпуска, положенного работнику за весь его рабочий период: 28 месяцев умножим на 2,33 = 65,24 дней.
Но из-за использованных 28 дней компенсируем только 37,24 дня (65,24 - 28 = 37,24).
Период расчета - промежуток времени перед отпуском, равный 12 месяцам, в данном случае - с 01.10.2016 по 30.09.2017. За этот период работнику было насчитано 320 012,48 рублей, для подсчета среднего заработка в день нужно взять сумму уже без учета отпускных выплат: 320 012,48 – 29 050 = 290 962,48 рублей.
Для расчетов почти отработанного периода возьмем 11 целиком отработанных месяцев и 3 дня от октября 2016 года (31-28 дней от отпуска).
Узнаем, что расчетный период равен 322,397 дням (29,3 умножаем на 11 и добавляем 3, разделенную на 31).
Средняя зарплата на день составляет 902,50 рублей в день (290 962 делим на 322,397).
Таким образом, к начислению полагается компенсация в размере 33 609,10 рублей (902,50 было умножено на 37,24).

Заключительное слово

Наше законодательство запрещает работодателям не предоставлять своим сотрудникам отпуск два года подряд, при этом заменяя его денежной компенсацией. О том, в какой день начинается отпуск, сотрудник должен быть осведомлен под подпись за 14 дней, и отпускные нужно выдать не позднее, чем через три дня после начала этого периода.

Отпускные всегда исчисляются в виде календарных дней. Если на момент отпуска выпадают дни праздников, отпуск будет продлен.