Документы для тендера: типовой перечень, порядок составления, сроки подачи

Участие в торгах на заключение государственного контракта - престижное и прибыльное дело для многих компаний. Но не все фирмы, особенно начинающие, решаются участвовать в этом. Причина проста - недостаточное понимание правил процедуры, условий участия в ней. Какие документы нужны для тендера? Мы подробно разберем, что необходимо для участия в процедуре, каковы предписания законодательства.

Что нужно для участия?

Сегодня в РФ в аукционе на проведение госзакупки может победить компания любой масштабности. Главное тут - чтобы она соответствовала условиям участия в конкурсе. Поэтому подачей документов на тендер занимаются не только фирмы, имеющие предварительную договоренность с заказчиком. Напротив, эта сфера жестко регулируется российским законодательством.

Чтобы принять участие в торгах, организации или предпринимателю в первую очередь необходимо обратить внимание на следующее:

Знание законодательства сферы государственных закупок.
Соответствие требованиям к заявителям на конкурс.
Соответствие продукции, услуг, работ требованиям организаторов торгов.
Наличие всей необходимой документации, оформленной по актуальным предписаниям законодательства.
Финансовое обеспечение заявки.

Все вышесказанное мы подробно разберем.

Законодательное обеспечение

Какие документы нужны для участия в тендерах? Ответ на этот и другие волнующие бизнесменов вопросы находятся в законодательных актах:

ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок продукции, работ и услуг для муниципальных и государственных нужд" № 44 (2013).
ФЗ "О закупках услуг, товаров и работ отдельными юридическими лицами" №223 2011).
Постановление Правительства РФ №1005 (2013).
Постановление Правительства РФ №99 (2015).

Вышеперечисленные законодательные акты регулируют следующее:

Объявление торгов государственной структурой.
Сроки подачи заявок, регуляция этого процесса.
Размер обеспечения контрактов и заявок.
Условия отзыва/изменения заявки на участие.
Условия предоставления разъяснений, дополнительных данных по конкурсным документам заказчиком.
Условия вскрытия конверта в случае конкурса.
Общие принципы определения победителя торгов.
Документы для участия в торгах.
Порядок обжалования действий, произведенных заказчиком.
Порядок заключения контракта с победителем.

Прежде чем приступить к сбору документов для участия в тендере, бизнесмен должен ознакомиться с данными законодательными актами в их последней редакции. Именно это обеспечит понимание процедуры организации и проведение госзакупок.

Соответствие участника

Подготовка документов для тендера начинается только после того, как бизнесмен будет уверен, что он соответствует требованиям, предъявляемым заказчиком к участникам конкурса. Где их найти? Они прописаны в следующих актах:

ФЗ №44.
ФЗ №223.
Постановление российского Правительства №99 (2015).
Акт с дополнительными условиями, которые выдвигает конкретный государственный заказчик.

В основном требования стандартны. Самое частое - отсутствие налоговой задолженности. Дополнительно могут требовать определенный опыт деятельности в конкретной сфере.

Зависят требования к участникам и от разновидности тендера:

Открытый. Любое юридическое лицо, которое соответствует требованиям, предъявляемым российским законодательством к участникам госзакупок, с условием предоставления полного пакета документов для тендера.
Закрытый. Формируется ограниченный круг поставщиков. Здесь исполнителей приглашает непосредственно сам заказчик. Связано с тем, что выполнение задачи зачастую связано с сохранением государственной тайны.
Коммерческий. Тут заказчики зачастую строго не придерживаются законодательных условий в сфере проведения госзакупок. Вероятнее всего, что они установят собственные требования к участникам конкурса.

Стандартные требования к участникам

Прежде чем вплотную разобраться с тем, какие документы нужны для участия в тендерах, представим основные требования к участникам торгов, что на сегодняшний день установлены отечественным законодательством:

Отсутствие каких-либо задолженностей или недоимок по налогам. Если они есть, нужны вески причины для объяснения их наличия.
Отсутствие как у руководителя компании, так и у иных должностных лиц судимости за преступления в экономической сфере. Исключением тут может выступать только снятая или уже погашенная судимость.
Исключительные права на итоги интеллектуальной деятельности, что воплощается конкурсантом. Исключением будут только контракты на создание произведений искусства, финансирование проката или показа какой-либо национальной киноленты.
Отсутствие конфликтов интересов между участником и заказчиком. Что это значит? Данные лица не должны быть аффилированными - состоять в дружеских или родственных связях. Ведь ко всем участникам тендера по закону предъявляются равные условия участия.
Офшорная фирма не может выступать участницей тендера.
Участник не должен состоять в государственном реестре недобросовестных поставщиков.
Деятельность компании-участника не должна быть приостановленной.
Не допускаются к участию фирмы, объявленные банкротами.
Компания на момент участия в тендере не должна быть ликвидированной.

Как вы видите, условия достаточно простые для выполнения. Поэтому в тендерах может участвовать любая фирма, честно ведущая бизнес. Подтвердить соответствие данным требованиям можно с помощью перечня документации, что будет опубликован далее.

Дополнительные требования

Отметим, что существуют и специфичные разновидности тендеров, где к участникам предъявляются дополнительные требования. Как, например, в случае проведения двухэтапного конкурса.

Обычно это следующее:

Опыт деятельности в сфере, связанной с предметом госзакупки.
Положительная деловая репутация компании.
Наличие финансовых возможностей для исполнения условий контракта.
Необходимое количество профильных сотрудников для выполнения условий делового контракта.
Наличие материальных ресурсов, сопутствующего оборудования для исполнения условий заказчика.

Что касается коммерческих тендеров, условия могут быть как созвучными вышеописанным, так и особыми. К примеру, получение аккредитации у организатора торгов.

Соответствие продукта

По законодательству РФ государственный заказчик также составляет акт с требованиями к количественным и качественным характеристикам продукции для закупки. В большинстве случаев определяющие требования к продукции прописаны в конкурсных документах. Если для участника этих данных недостаточно, он имеет право обратиться за разъяснениями к заказчику. Последний обязан предоставить нужную информацию.

Исполнители внимательно изучают условия в предоставленной документации. В соответствии с ними предлагают себя в качестве исполнителя контракта, готовят документы для тендера. Если продукт не будет соответствовать всей полноте условий, заявка на участие в торгах отклоняется.

Наличие необходимой документации

Какие документы нужны для тендера? Актуальный список необходимых бумаг перечислен в законодательных актах, указанных нами выше. Но при этом не будет нарушением, если заказчик затребует от участников дополнительные сведения.

В стандартный комплект документов для тендера, в большинстве случаев, входит заявка, составленная по образцу (ее предоставляет непосредственно сам заказчик), предложения бизнесмена по исполнению контракта, бумаги о фирме-участнице.

Документация должна быть оформлена по актуальным требованиям российского законодательства. Возможно, мелкие недочеты не станут помехой для заключения контракта. Но серьезные ошибки - это резонная причина отклонения заявки участника.

Что касается коммерческих тендеров, то здесь заказчики вольны требовать от исполнителей набор документации на собственное усмотрение.

Стандартный пакет документации

Сроки подачи документов участниками обязательно должны быть представлены в конкурсных бумагах. Их нарушение грозит тем, что заявка от компании может быть отклонена.

Для участия в тендере какие документы нужны? Стандартный набор, определяемый законодательством:

Заявка на участие, заверенная руководителем фирмы.
Опись всей приложенной к заявке документации.
Документы компании с ее адресом, полным названием, ИНН. Свидетельство о госрегистрации фирмы.
Выписка из ЕГРИП или ЕГРЮЛ (ее можно заменить нотариально заверенной копией).
Справка, подтверждающая отсутствие налоговой задолженности.
Документ, удостоверяющий полномочия ответственного лица, представляющего компанию на конкурсе (доверенность или копия решения о назначении на руководящую должность).
Заверенные копии учредительной документации.
Копия приказа о назначении главбуха фирмы.
Документы, что могут подтвердить право на преимущество (к примеру, декларация о принадлежности к категории малого предпринимательства).
Документация, подтверждающая соответствие конкурсанта требованиям, предъявляемым к участникам торгов.
Документы, что подтверждают внесение участником обеспечения заявки на участие (или банковская гарантия, или платежное поручение).

Дополнительная документация

Выше - основной набор документов. В зависимости от вида тендера, заказчик может затребовать и предоставление дополнительных бумаг. Каких именно, заранее предугадать довольно сложно.

Что касается коммерческих тендеров, то жесткие предписания ФЗ №223 и ФЗ №44 на них в данной сфере не распространяются. Регулирует требования заказчиков тут Гражданский Кодекс. Кроме стандартного набора документов, могут дополнительно потребовать аккредитационные бумаги, актуальную ЭЦП (электронную цифровую подпись).

Документы для электронных аукционов

Если вы участвуете в электронном тендере, то пакет необходимой документации участника в целом остается таким же, как и в предписаниях ФЗ № 223. В основном тут нужно предоставить следующее:

ЭЦП.
Документы компании (название, ИНН, адрес).
Копии документации, подтверждающей соответствие товара/услуги требованиям заказчика.
Документы, удостоверяющие преимущественное право.
Документация, подтверждающая соответствие исполнителя требованиям заказчика.

Обеспечение заявки

С перечнем документов для тендера вы знакомы. Помимо этого, участникам нужно позаботиться о следующем:

Финансовое обеспечение заявки. По российскому законодательству оно может быть до 5 % от стоимости самого контракта.
Обеспечение исполнения контракта - до 30 %.

Как выполнить это условия? Два основных способа - предоставление банковской гарантии или внесение залога соответствующей величины. Какой из вариантов избрать для себя, решает непосредственно сам участник.

Но важно помнить о том, что суммы контрактов нередко весьма значительные, а залог тут предполагает выведение из оборота и дальнейшее замораживание денежных средств на длительный период. Поэтому более удобным и эффективным вариантом обеспечения заявки все же остается предоставление банковской гарантии.

Перед участием в тендере бизнесмену обязательно стоит ознакомиться с основополагающими законодательными актами. Проверить, соответствует ли он и его продукт требованиям заказчика. Лишь затем заняться сбором документации для участия и обеспечением заявки.