Доверенность на подписание документов за руководителя: особенности составления. На кого можно выписывать доверенность на право подписи
Доверенность на подписание документов - важный инструмент в работе компаний. Без него невозможно быстро решать многие задачи. Давайте разберемся, как правильно составить такой документ, кому и на что его можно выдавать.
Что такое доверенность на подписание документов
Доверенность - это письменный документ, который выдается одним лицом или организацией (доверителем) другому лицу (представителю, доверенному лицу) для представительства перед третьими лицами.
Доверенность выдается для того, чтобы доверенное лицо могло подписывать документы, договоры и совершать юридически значимые действия от имени доверителя.
Основное назначение доверенности на подписание документов - передача руководителем права подписи на время своего отсутствия (отпуск, командировка, болезнь).
Виды доверенностей
Существует несколько разновидностей доверенностей:
- Генеральная - на право представлять интересы во всех вопросах;
- Специальная - на решение конкретных задач в оговоренный срок;
- Разовая - на одноразовое действие.
Требования к оформлению
Законодательно утвержденной формы доверенности нет. Она может быть написана в свободной форме от руки или напечатана. Однако есть ряд обязательных требований:
- Указание даты и места составления;
- Данные доверителя (организации или ИП);
- Персональные данные доверенного лица;
- Подробный перечень полномочий;
- Срок действия доверенности;
- Подпись руководителя.
Можно использовать типовые шаблоны, но вносить в них корректировки под конкретную ситуацию.
На кого можно выдавать доверенность на подписание
Доверенность на подписание документов за руководителя можно выписывать как на сотрудников своей компании, так и на лиц вне организации.
Сотрудникам компании
Чаще всего доверенности на подписание документов выдаются:
- Заместителям руководителя;
- Главному бухгалтеру;
- Юристам и секретарям.
Это позволяет им оперативно решать текущие вопросы в отсутствие директора.
Лицам вне компании
Доверенность на право подписи может быть выдана:
- Сотрудникам аутсорсинговых компаний;
- Временным исполнителям;
- Курьерам для получения и доставки корреспонденции.
Это удобно, когда некому поручить срочные задачи внутри штата сотрудников.
На какие действия может быть выдана доверенность
Список полномочий, которые доверенное лицо может осуществлять по доверенности, может быть очень широким. Рассмотрим наиболее распространенные варианты.
Подписание договоров
Для ведения деловых переговоров и оформления сделок требуется доверенность от директора на право подписи договоров. В ней конкретизируется, какие именно контракты может подписывать представитель:
- Договоры поставки;
- Договоры купли-продажи;
- Арендные договоры и др.
Представление интересов в госорганах
Для полноценного юридического взаимодействия с контролирующими органами требуется доверенность. Обычно в нее включают такие полномочия, как:
- Подача отчетности и деклараций;
- Получение документов и выписок;
- Участие в проверках и др.
Работа с финансовыми документами
Для оперативности в финансовых вопросах удобно выдавать доверенность на:
- Подписание платежных поручений;
- Оформление банковских гарантий;
- Получение наличных средств в банке.
Это избавляет от лишних хождений и ускоряет оборот денежных средств.
Таким образом, доверенность на подписание документов за генерального директора может охватывать очень широкий перечень задач и полномочий в зависимости от потребностей бизнеса.
Как правильно составить доверенность на подписание документов
Чтобы грамотно оформить доверенность с юридической точки зрения, нужно учесть ряд нюансов.
Указание обязательных реквизитов
В доверенности должны быть указаны:
- Полное наименование, адрес, ИНН и ОГРН организации-доверителя;
- ФИО, должность и паспортные данные доверенного лица;
- Наименование должности и ФИО лица, подписывающего от имени организации-доверителя.
Формулировка полномочий и сроков
Важно максимально подробно прописать:
- Какие именно документы доверенное лицо может подписывать;
- На какой срок ему делегируются эти полномочия.
Если срок не указан, доверенность действует 1 год с даты выдачи.
Оформление доверенности
Доверенность обязательно подписывается руководителем организации-доверителя. Также может быть поставлена печать компании (если она предусмотрена уставом).
При высокой юридической ответственности делегируемых полномочий доверенность лучше заверить у нотариуса.
Таким образом, как составить доверенность на подписание документов за руководителя - процесс несложный, главное правильно прописать все необходимые положения.
Особенности доверенности для руководителя
Рассмотрим некоторые нюансы выдачи доверенности в ситуациях, связанных с отсутствием руководителя.
Выдача доверенности временно исполняющему обязанности
Если в организации назначен исполняющий обязанности директора, ему также необходимо оформить доверенность для полноценной работы.
Вариантов здесь два:
- Доверенность от имени основного руководителя;
- Доверенность от имени организации, подписанная главным бухгалтером или учредителем.
Доверенность при отсутствии руководителя
Если директора в организации временно нет (болезнь, командировка), доверенность может быть составлена от имени юридического лица и подписана учредителем или главбухом.
Такая доверенность позволит оперативно решать срочные задачи.
Отмена доверенности
Руководитель может досрочно отменить действие доверенности, направив доверенному лицу письменное уведомление об этом.
Также необходимо оповестить об отмене организации и лица, для представления интересов перед которыми она выдавалась.
Прекращение действия доверенности
Помимо отмены, есть несколько оснований, по которым доверенность перестает работать:
- Истек установленный в ней срок действия;
- Наступили обстоятельства, указанные в доверенности (выполнение разового поручения, отказ представителя);
- Изменился юридический статус организации-доверителя или самого представителя.
Поэтому при смене ООО на АО, например, нужно переоформить доверенности.
Таким образом, даже у руководителя при оформлении доверенности есть особенности, о которых нужно помнить.
Кому можно доверять подписание документов
Решение о том, на кого можно выписывать доверенность на право подписи - важный момент.
Основные критерии при выборе:
- Лояльность компании;
- Опыт и компетентность в нужных вопросах;
- Исполнительность и ответственность.
Нельзя доверять подписание важных документов случайным людям. Но и в штате не всегда есть подходящая кандидатура. Поэтому нужен взвешенный и гибкий подход.
Типичные ошибки при выдаче доверенности
Чтобы избежать проблем при использовании доверенности, важно на этапе ее оформления не допустить распространенных ошибок.
Некорректные формулировки
Нередко встречаются размытые формулировки полномочий, из-за чего возникают вопросы у контрагентов и госорганов. Например:
- "Доверенное лицо может представлять интересы в различных организациях"
- "Доверенное лицо может подписывать документы финансового характера"
Вместо этого нужно максимально детализировать список полномочий.
Нарушение сроков и процедур
Также часто допускаются ошибки:
- Пропуск сроков переоформления доверенности;
- Выдача доверенности без подписи руководителя;
- Отсутствие уведомления об отмене доверенности.
Это может повлечь спорные ситуации и негативные последствия.
Неправильное удостоверение
Еще одна распространенная ошибка - незаверенная доверенность там, где это требуется. К примеру:
- Для представления интересов в судах;
- При совершении регистрационных действий.
В таких случаях обязательно нотариальное удостоверение.
Альтернативы использованию доверенностей
Существуют иные инструменты для передачи права подписи, к которым можно прибегнуть вместо доверенностей.
Договоры и контракты
В контрактах с контрагентами или договорах с сотрудниками можно прописать право подписи определенных документов без доверенности.
Устав и внутренние положения
В уставе организации закрепляются полномочия должностных лиц по подписанию различных документов в силу занимаемой должности.