Входит ли в расчет отпускных материальная помощь: законодательная база, правила и примеры расчета

• 22 Января, 2024
• Бухгалтерия
• Елена Николаева

Здравствуйте, уважаемые читатели! Многие из вас сталкивались с вопросом: входит ли в расчет отпускных материальная помощь? Этот нюанс часто вызывает разногласия между работодателями и сотрудниками.

Что такое материальная помощь и включается ли она в расчет

Входит ли в расчет отпускных материальная помощь? Материальная помощь - это дополнительные денежные выплаты, которые работодатель может предоставить сотруднику в сложной жизненной ситуации. К таким ситуациям относятся:

• Дорогостоящее лечение или операция
• Смерть близких родственников
• Рождение ребенка
• Утрата имущества при пожаре, наводнении и других стихийных бедствиях

В постановлении ВАС РФ No 4350/10 дается следующее определение: "Материальная помощь - это выплаты работодателя, не связанные с выполнением работником трудовой функции и направленные на удовлетворение его социальных потребностей".

Чтобы считаться материальной помощью, выплата должна соответствовать следующим критериям:

В Трудовом кодексе РФ говорится, что материальная помощь относится к "всем видам выплат" (ст. 139). В то же время в Налоговом кодексе РФ матпомощь напрямую исключена из расходов, уменьшающих налог на прибыль организаций (ст. 270, п. 23).

Термин "материальная помощь" часто встречается в следующих документах:

1. Трудовой кодекс РФ
2. Налоговый кодекс РФ
3. Гражданский кодекс РФ
4. Положение об оплате труда в организации
5. Коллективный договор
6. Локальные нормативные акты
7. Бухгалтерские и кадровые документы

Влияние материальной помощи на налоги для работодателя

С точки зрения налогообложения, наличие материальной помощи влияет на два основных налога, которые платит организация:

1. Налог на прибыль
2. Страховые взносы во внебюджетные фонды

В соответствии с пунктом 23 статьи 270 НК РФ материальная помощь не может уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль. Это самое неприятное последствие для работодателей.

Что касается страховых взносов, то тут действует другое правило. Матпомощь облагается взносами, если ее размер превышает 4000 рублей за расчетный период (календарный год). Это прописано в п. 11 ст. 9 Закона No 212-ФЗ.

Давайте рассмотрим числовой пример. Фирма выплатила сотруднику материальную помощь в размере 5000 рублей. В этом случае бухгалтер:

1. Не сможет включить 5 000 рублей в расходы по налогу на прибыль
2. Начислит страховые взносы в размере 30,2% от суммы 5 000 рублей, то есть 1 510 рублей

Так фискальное бремя от матпомощи ложится на работодателя. А как обстоят дела с включением таких выплат в расчет отпускных для сотрудников?

Влияние матпомощи на исчисление отпускных видам работодателей

Входит ли в расчет отпускных материальная помощь? Здесь все зависит от вида работодателя - федеральное ведомство, региональные или муниципальные органы власти, коммерческая или некоммерческая организация. Рассмотрим подробнее правила для каждого случая.

Правила расчета отпускных для федеральных ведомств

Для федеральных государственных гражданских служащих действуют особые правила, установленные Постановлением Правительства РФ No 562 от 06.09.2007.

Согласно этому документу, материальная помощь частично учитывается при расчете отпускных. Конкретно, в формулу расчета включается 1/12 часть каждой выплаты матпомощи, произведенной за 12 месяцев до отпуска.

Например, если за год федеральному служащему выплатили 2 раза по 5000 рублей матпомощи, то при расчете отпускных учтется сумма 10000 / 12 = 833 рубля.

Порядок расчета отпускных для региональных и муниципальных служащих

В отличие от федеральных коллег, региональные и муниципальные служащие не имеют права включать материальную помощь в расчет отпускных ни при каких условиях.

Такой вывод можно сделать на основании отсутствия соответствующих норм в Трудовом кодексе РФ и подтвержденной судебной практикой (см. решение Ковылкинского районного суда Республики Мордовия от 25.03.2015 No 2-116/2015).

Особенности расчета отпускных в коммерческих организациях

Для частных компаний и некоммерческих организаций действует общее правило - материальная помощь не учитывается при расчете отпускных (Постановление Правительства РФ No 922 от 24.12.2007).

Однако есть 2 исключения из этого правила:

1. Матпомощь прямо включена в систему оплаты труда организации
2. Фактически является стимулирующей или поощрительной выплатой

Например, в положении об оплате труда прописана такая надбавка, как "материальная помощь за выслугу лет". Формально это матпомощь, а фактически - стимулирующая выплата. В таких случаях она будет включаться в расчет.

Особенности отражения матпомощи в бухучете

В бухгалтерском учете выплата материальной помощи отражается по кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

Например, если матпомощь выдается из кассы, то проводка будет такой:

"Дебет 50 Кредит 70 - Выдана из кассы материальная помощь сотруднику Иванову И.И.".

Особенности расчета НДФЛ и страховых взносов при выдаче матпомощи

При выплате материальной помощи также есть нюансы по начислению налога на доходы физических лиц и страховых взносов во внебюджетные фонды.

В частности, матпомощь облагается НДФЛ по ставке 13% вне зависимости от размера выплаты. При этом не применяются налоговые вычеты.

Что касается страховых взносов, то они начисляются, если размер матпомощи превышает 4000 рублей за расчетный период. Ставка взносов составляет 30,2%.

Порядок оформления материальной помощи

Для правильного оформления материальной помощи работодателю нужно:

1. Утвердить положение о материальной помощи
2. Издать приказ о выплате матпомощи конкретному работнику
3. Правильно отразить матпомощь в бухгалтерском и налоговом учете

Положение о матпомощи должно содержать перечень оснований для ее выплаты, порядок обращения работников и процедуру принятия решений.

Разъяснение наиболее частых вопросов по теме материальной помощи

Рассмотрим несколько типичных вопросов, которые возникают у работодателей и сотрудников при выплате материальной помощи.

1. Можно ли производить удержания из матпомощи?
2. Выплачивается ли матпомощь в декрете или при увольнении?
3. Как быть, если фактически выплачиваются премии под видом матпомощи?

Разберем подробнее каждую ситуацию.

Матпомощь при чрезвычайных ситуациях

Особо стоит сказать о выплате материальной помощи работникам, пострадавшим от чрезвычайных ситуаций техногенного или природного характера.

Такая помощь также носит целевой характер и должна соответствовать критериям, рассмотренным ранее.

Возможность удержания материальной помощи

Часто возникает вопрос - можно ли производить удержания из сумм материальной помощи, выплачиваемых работникам?

Однозначного ответа здесь нет. С одной стороны, матпомощь относится к социальным выплатам и удерживать ее нежелательно. С другой стороны, в законодательстве прямого запрета на удержания из матпомощи не установлено.

Тем не менее, учитывая целевой характер данных выплат, рекомендуется в положении о материальной помощи прописать, что удержания из нее не производятся.

Выплата материальной помощи в период декретного отпуска

Материальная помощь в период декретного отпуска и отпуска по уходу за ребенком до 3 лет не выплачивается.

В данный период сотрудница получает государственные пособия, компенсирующие утраченный заработок. Поэтому дополнительная материальная поддержка от работодателя не предусмотрена.

Выплата материальной помощи при увольнении сотрудника

При увольнении работника также нет оснований для выплаты материальной помощи, так как отсутствует трудовая функция и не возникает социальных потребностей, которые должен компенсировать работодатель.

Исключением могут быть случаи увольнения работника по состоянию здоровья. Тогда на основании положения о матпомощи может быть принято решение о ее выплате увольняемому сотруднику.

Выплата премий под видом материальной помощи

Иногда на практике возникают ситуации, когда работодатель выплачивает премии или бонусы сотрудникам, но оформляет их как материальную помощь в целях налоговой оптимизации.

Однако такие выплаты по сути являются вознаграждением за труд. Следовательно, они должны в полной мере облагаться страховыми взносами и НДФЛ, а также включаться в расчет отпускных.