Пример накладной на товар: поставка продукции в магазин

• 31 Декабря, 2023
• Бухгалтерия
• Сидор Черненко

Товарная накладная - один из важнейших документов для любой торговой компании. В этой статье вы узнаете, как правильно ее оформить, избежать ошибок и сэкономить время.

Назначение и суть товарной накладной

Товарная накладная - это документ, который подтверждает факт передачи товара от поставщика покупателю. Она используется как в отношениях между организациями, так и при продаже товаров населению.

Основные цели товарной накладной:

• Подтвердить исполнение договора поставки или купли-продажи
• Оформить списание товаров со склада поставщика
• Оприходовать товары на складе покупателя

Товарная накладная имеет юридическую силу и может служить доказательством при разрешении споров в суде. Например, при претензиях по количеству, качеству или ассортименту поставленных товаров.

Случаи обязательного применения товарной накладной

Согласно законодательству, товарная накладная обязательна:

1. При оптовой торговле между организациями
2. При розничной торговле с оформлением счетов-фактур
3. При перевозке алкогольной и табачной продукции

Также товарную накладную рекомендуется использовать в любых других случаях передачи товаров между контрагентами для подтверждения сделки купли-продажи.

Требования к реквизитам и форме товарной накладной

Обязательные реквизиты товарной накладной:

• Наименование документа
• Дата составления
• Наименование и реквизиты продавца
• Наименование и реквизиты покупателя
• Наименование передаваемых товаров
• Количество передаваемых товаров
• Цена и сумма поставки
• Подписи ответственных лиц

С 2016 года оттиск печати в товарной накладной не является обязательным. Организации могут использовать как унифицированную форму ТОРГ-12, так и самостоятельно разработанные бланки. Главное, чтобы были все необходимые реквизиты.

Пример накладной на товар

Ниже приведен пример заполнения товарной накладной на отгрузку продуктов в розничный магазин:

Далее товарная накладная подписывается директорами обеих компаний и заверяется печатями организаций.

Порядок заполнения товарной накладной

Разберем пошаговую инструкцию заполнения товарной накладной на примере унифицированной формы ТОРГ-12:

1. Указать полное название и реквизиты организации-отправителя товара в поле "Грузоотправитель"
2. Внести данные получателя товара в поле "Грузополучатель"
3. Перечислить отгружаемые товары, их количество, цену и стоимость поставки
4. Указать номер и дату договора, на основании которого производится отгрузка
5. Распечатать товарную накладную в 2 экземплярах и подписать у ответственных лиц

При заполнении товарной накладной следует обращать внимание на такие нюансы:

• Полное наименование товаров без сокращений
• Единицы измерения по ГОСТ
• Проверка итоговых сумм
• Подписи ответственных с расшифровкой

Это позволит избежать ошибок и неточностей при оформлении документа.

Особенности заполнения электронной товарной накладной

С 2016 года допускается обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи с электронной подписью. Порядок заполнения электронной товарной накладной такой же, как и бумажной.

Основное отличие в том, что электронная накладная подписывается электронными подписями обеих сторон сделки и отправляется по электронной почте, через систему электронного документооборота или иным способом.

Особые случаи применения товарной накладной

Рассмотрим некоторые особенности использования товарной накладной в специфических ситуациях.

Товарная накладная при возврате товара

Если покупатель решил вернуть часть товара ненадлежащего качества, поставщик обязан принять его обратно. Процедура возврата оформляется товарной накладной со следующими особенностями:

• В поле "Грузоотправитель" указываются реквизиты покупателя
• В поле "Грузополучатель" - данные продавца
• В строке "Вид операции" пишется "Возврат товара"
• Перечисляются возвращаемые товары и их характеристики

Такая накладная служит основанием для приемки возвращенных товаров на склад поставщика.

Товарная накладная по доверенности

Если товар получает не директор организации, а ее представитель по доверенности, делается отметка:

Товар получил представитель Иванов И.И. по доверенности No 123 от 05.12.2023

Такая запись заверяется подписью уполномоченного лица.

Исправление ошибок в товарной накладной

Если в процессе заполнения товарной накладной были допущены ошибки, их можно аккуратно исправить с указанием даты и заверить подписями ответственных лиц обеих компаний.

Категорически запрещено замазывать ошибки корректором или стирать их ластиком.

Товара транспортные накладные

Не стоит путать товарную накладную с транспортной (ТН) или товарно-транспортной (ТТН). Первая подтверждает передачу права собственности на товар. Вторая - факт оказания транспортных услуг. А третья нужна только для перевозки алкогольной и табачной продукции.

Порядок хранения и передачи товарной накладной

Рассмотрим особенности хранения и передачи экземпляров товарной накладной контрагентам.

Необходимое количество экземпляров

Товарная накладная заполняется в двух идентичных экземплярах: один - для продавца, второй - для покупателя товара. Экземпляры передаются на руки представителям обеих компаний в момент отгрузки товара.

Порядок передачи экземпляров товарной накладной

Первый экземпляр остается в бухгалтерии продавца и служит основанием для списания товаров со склада. Второй экземпляр передается грузополучателю для оприходования товаров на свой склад. При необходимости водителю-экспедитору выдается третий экземпляр для подтверждения полномочий на перевозку груза.

Обмен электронными товарными накладными

При наличии электронного документооборота между контрагентами товарная накладная в электронном виде со всеми подписями и печатями направляется по защищенному каналу связи из системы одной организации в систему другой.

Сроки хранения товарной накладной

Согласно правилам документооборота товарные накладные рекомендуется хранить:

• В бухгалтерии продавца - 5 лет с начала следующего года
• В бухгалтерии покупателя - 5 лет с момента подписания акта ввода товаров в эксплуатацию

Товарная vs товарно-транспортная накладная

Разберемся в отличиях товарной и товарно-транспортной накладной, чтобы понимать, в каких случаях их применять.

Отличительные особенности ТОРГ-12 и ТТН

Основные отличия этих документов:

Взаимосвязь товарной и транспортной накладной

Товарная и транспортная накладная могут оформляться как вместе, так и по отдельности. Например, при самовывозе покупателем товара ТН не нужна. А если товар отгружается транспортной компанией, то оформляются оба документа - для разных целей.

Ответственность за нарушения при работе с товарными накладными

Рассмотрим виды ответственности за нарушение правил оформления, учета и хранения товарных накладных.

Финансовая ответственность

Несвоевременная или неправильная выписка товарной накладной может привести к следующим финансовым потерям:

• Невозможность принять НДС к вычету
• Доначисление налогов и пеней при камеральных проверках
• Риск доначисления НДС по товарно-материальным ценностям
• Невозможность подтвердить расходы на приобретение товаров