Книга кассира-операциониста: образец заполнения, правила внесения исправлений, сроки хранения
Все современные предприятия пользуются определенными учетными документами для отслеживания поступающих денежных средств. Как правило, они имеют узаконенную унифицированную форму, что должно облегчать их ведение и использование, но это не всегда получается. Одним из таких документов является книга кассира-операциониста, образец заполнения которой подробно рассматривается в данной статье наряду с установленными правилами по ее оформлению, эксплуатации и хранению.
Происхождение документа
Согласно российскому законодательству, а также письму Минфина № 104 от 30.08.1998 г., все организации и индивидуальные предприниматели, имеющие дело с наличными денежными расчетами, обязаны использовать зарегистрированную контрольно-кассовую технику (здесь и далее — ККТ). За каждой отдельной машинной единицей должен быть закреплен специальный учетный документ — книга или журнал кассира-операциониста. Он имеет унифицированную форму КМ-4, утвержденную в постановлении Госкомитета статистики № 132 от 25.12.1998 г.
Данный документ призван отображать достоверную информацию всех Z-отчетов, которые содержат полные данные по всем операциям, проводимым на отдельно взятой кассе или другой единице ККТ за рабочие сутки. Помимо того, в этот журнал в обязательном порядке заносятся показания счетчиков. Собранные данные, как правило, предоставляются в налоговые органы, контролирующие деятельность предпринимателей.
Обязательное применение или нет?
Многие руководители все чаще задаются вопросом, действительно ли нужно вести книгу кассира-операциониста на современном предприятии? Если ранее ведение данного учетного документа являлось обязательным, то сейчас эти правила претерпели существенные изменения. В связи с последними поправками в закон 54-ФЗ «О применении ККТ» большая часть предприятий и хозсубъектов вынуждена перейти на усовершенствованные модели ККТ — онлайн-кассы. Основной особенностью данных аппаратов является возможность напрямую и в режиме реального времени передавать в налоговые органы всю информацию по расчетным операциям, проводимым на каждой кассовой машине.
Таким образом, в последних редакциях закона о ККТ не указано условие обязательного использования унифицированных форм, в том числе и журнала кассира-операциониста, при работе с онлайн-кассой. Однако многие предприятия продолжают использовать устаревшую учетную документацию для собственных нужд, в частности для учета и контроля поступившей выручки. В связи с этим все еще остаются вопросы о правильном заполнении и ведении данной документации, которые и будут рассмотрены в дальнейшем.
Кто является ответственным лицом
Как уже упоминалось ранее, ведение книги кассира-операциониста осуществляется для каждой ККТ отдельно. Ответственное за документ лицо, как правило, назначается приказом руководителя предприятия. Зачастую им выступает именно оператор кассового аппарата, в должностной инструкции которого данная обязанность может быть прописана официально. Вместо него также эту роль могут выполнять главный бухгалтер или администратор. В отсутствие же соответствующего приказа за журнал автоматически отвечает сам руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель. В обязанности ответственного лица входит контроль за наличием в форме КМ-4 достоверных данных и его заполнением в соответствии с существующими требованиями.
Как правильно оформлять документ
В связи с установленной законодательством типовой формой КМ-4 процесс оформления книги кассира-операциониста не может носить произвольный характер. Готовый журнал с уже расчерченными графами легко купить в любом магазине канцелярских и офисных товаров, в том числе и онлайн. Встретить его можно в вертикальном или горизонтальном варианте, что влияет лишь на удобство его использования и функциональность.
Поскольку электронной версии данного документа не предусмотрено законодательством, все данные по операциям на основании снятых Z-отчетов должны ежедневно вноситься кассиром обычной ручкой одного из двух образцов: шариковой или чернильной. Исправления при таком заполнении не допускаются и сопровождаются отдельной процедурой в случае их возникновения.
Все листы журнала, помимо обложки, должны быть в обязательном порядке пронумерованы кассиром от руки. Также документ необходимо прошить нитью, указать количество имеющихся листов, заверить печатью организации и подписью руководителя. Ранее существовала обязательная процедура регистрации каждого нового журнала в закрепленной налоговой инспекции. Однако с вводом в эксплуатацию онлайн-касс такая необходимость отпала.
Книга кассира-операциониста. Образец заполнения титульного листа
Взглянув на унифицированную форму КМ-4, можно увидеть в графах малопонятные обозначения и аббревиатуры. Часть из них уже совершенно необязательна к заполнению, поскольку журналы больше не регистрируются налоговым органом. На титульном листе документа, как правило, заполняются следующие графы:
- Организация, адрес, номер телефона. Здесь указывается полное наименование юридического лица, согласно записям в его учредительных документах, либо полное Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, согласно его регистрационным данным. Также указывается официальный адрес и контактный телефон соответственно.
- Контрольно-кассовая машина. Указывается модель, тип, класс, марка и производственный номер разрешенного к эксплуатации аппарата из реестра ККТ, размещенного на официальном портале налоговой службы РФ. Регистрационный номер не заполняется, поскольку теперь не существует необходимости оформлять журнал в налоговом органе.
- В правой колонке заполнения требуют только графы с номерами ИНН и ОКПО. Последний можно легко найти на сайте ФСГС России.
- В графе «Период» необходимо отмечать дату начала и окончания журнала, то есть даты первого и последнего счетчиков.
- В графе «Ответственное лицо» прописывается его должность и Ф.И.О.
Графа ОКДП не требует заполнения в связи с потерей ее актуальности.
Как заполнить табличную часть. Графы 1-10
Рабочая структура всего журнала подразумевает две повторяющиеся страницы в развороте, расчерченные на 18 неравных граф, каждая со своим назначением. Подробный образец заполнения книги кассира-операциониста, а также полное наименование всех граф можно наблюдать на последующих четырех фотографиях. Далее приводятся пояснительные комментарии для каждого столбца.
- Здесь всегда указывается дата снятия Z-отчета. Если отчетов несколько за день, то каждый прописывается в отдельной строке. Разные смены также отмечаются в этом столбце.
- Ставится номер отдела, если используемый кассовый аппарат предусматривает такое подразделение Z-отчетов. В остальных случаях — прочерк.
- Прописываются фамилия и инициалы кассира, который в данный день или смену работает за кассовым аппаратом.
- Отображается номер Z-отчета, снятого на конец рабочего дня или смены.
5. Графа является устаревшей и, как правило, не заполняется либо дублирует предыдущую.
6. Указывается общая накопившаяся сумма всех пробитых чеков на данном кассовом аппарате до этой даты.
7. Подпись кассира.
8. Подпись администратора, соответственно.
9. Указывается та же сумма, что и в графе 6, но с учетом итоговых накоплений за отработанную смену.
10. Здесь можно увидеть всю полученную за смену выручку вне зависимости от способа оплаты. Ее значение высчитывается путем вычитания суммы графы 6 из суммы графы 9.
Заполнение граф 11-18
Оставшиеся восемь граф, как правило, занимают вторую страницу бланка книги кассира-операциониста по форме КМ-4 в развороте. Примеры заполнения таблицы с 11-го по 18-й столбец показаны на последних двух фотографиях статьи.
11. Здесь отражается наличная выручка, в которую не принято включать безнал (13) и проведенные возвраты (15).
12. Указывается количество безналичных операций, проведенных на отдельном кассовом аппарате, при условии, что он обладает таким встроенным счетчиком.
13. Показывает сумму безналичных оплат банковскими картами.
14. Фиксируются все денежные средства, полученные за смену, включая возвраты.
15. Указывается информация обо всех ошибочных чеках и проведенных возвратах, которая затем отражается в акте возвратов по форме КМ-3.
В графах с 16 по 18 ставятся подписи кассира, администратора и руководителя соответственно. После заполнения журнала кассир готовит справку-отчет по форме КМ-6 и передает все данные вместе с выручкой по ПК администратору, который проверяет, верны ли расчеты, и направляет журнал на подпись руководителю.
Можно ли вносить исправления в книгу кассира-операциониста
Порой возникают случаи, когда при заполнении данного документа кассир может допустить опечатку или ошибку. Это вполне вероятная ситуация, учитывая то, что журнал всегда заполняется от руки. Стоит помнить, что существует официальная процедура для внесения исправлений, исключающая использование любых корректирующих средств. Вместо этого одной линией аккуратно зачеркиваем неверный текст так, чтобы его можно было прочитать в случае необходимости. Рядом ставится надпись «Исправленному верить», а также дата исправления, затем все заверяется подписями кассира, администратора и руководителя.
Что делать с заполненным документом, где и как хранить
Допустим, сделав последнюю запись, ответственное лицо видит, что книга кассира-операциониста закончилась. Что делать в таком случае с документом? Поскольку больше не требуется предоставлять данные из него в налоговые органы, журнал можно спокойно отдать на хранение главному бухгалтеру предприятия или другому выбранному лицу. Срок хранения документа также теперь регулируется внутренними нормативами предприятия вместо пяти обязательных лет в прошлом.
В статье приведен простой и понятный образец заполнения книги кассира-операциониста для ее эффективного использования на предприятии. Также дана дополнительная вводная информация о порядке оформления, ведения и хранения данного документа.