Протокол совещания: пример, правила ведения и оформление

• 10 Сентября, 2020
• Термины
• Юлия Лозина

Протокол совещания занимает особое место в документации предприятия. Он вмещает в себя детальную информацию о процессе обсуждения значимых вопросов, а также предложение путей их решения. Протокол - неизменный спутник не только совещаний, но собраний и конференций.

Что представляет собой протокол совещания

Давайте разберем, что такое протокол совещания. Как вести этот документ - тоже немаловажный вопрос.

Протоколу совещания свойственны следующие черты распорядительного документа: наличие решений, которые подлежат исполнению в обязательном порядке. Что касается фиксации истории принятия решений - это признак информационно-справочного документа.

Роль протокола совещания в деловой жизни

Грамотное составление протокола совещания - это гарант эффективной работы, которая обеспечит вашему бизнесу успех и процветание. Документ позволяет учесть ту часть информации, о который вы в рутине и спешке забыли.

Структура протокола совещания

При составлении протокола следует учитывать требования ГОСТа Р 6.30-2003. ГОСТ содержит информацию о правильном ведении организационно-распорядительной документации. Обратите внимание на подробный разбор всех структурных элементов протокола совещания.

Как оформить заголовочную часть

Начинайте сразу с шапки. Укажите полностью, как называется ваша организация (организационно-правовая форма). Отметим, что наименование организации должно полностью совпадать с тем, что указано в ее уставе. Если у организации есть зарегистрированное сокращенное название, допустимо его упомянуть в скобках, сразу же после полного наименования.

Далее пропишите наименование документа (протокол). Укажите индекс (порядковый номер). Нумерацию протокола вы устанавливаете на календарный год. Допускается заранее продумать, какие группы протоколов вам понадобятся, и осуществлять нумерацию отдельно по ним.

Пропишите дату составления протокола. Если совещание длится несколько дней, проставляйте дату начала и завершения. Учтите: на начальном этапе составления протокола не нужно спешить и указывать дату подписания протокола. Возможно, протокол будет подписан спустя несколько дней с момента завершения совещания.

Важный нюанс: если дата имеет одну цифру (например, 4 февраля), ставьте перед ней цифру 0. Это поможет избежать случаев трансформации 4 февраля в 14 или 24.

Немаловажно обозначить место составления протокола (населенный пункт). Особенно это пригодится, если его проблематично выявить по названию организации. Кроме того, это приобретает значимость, если совещание осуществляется в другом населенном пункте, отличном от расположения организации.

Переходим к заголовку текста. Он должен включать указание на вид осуществляемой совместно деятельности. Допустимы варианты: заседание, собрание, совещание. Указываем коллегиальный орган в родительном падеже. Пример: протокол собрания учредителей предприятия. Касаемо расположения реквизитов заголовочной части: их можно расположить угловым либо продольным способом.

Пример протокола совещания на данном этапе выглядит таким образом:

• Акционерное общество "Энергия".
• (АО "Энергия").
• ПРОТОКОЛ совещания руководителей структурных подразделений.
• 04.02.2020 № 2.
• Тюмень.

Как оформить вводную часть

Ведение протокола совещания предполагает и написание вводной части. Этот структурный элемент содержит инициалы и фамилии председателя и секретаря. Внимание: председатель - это тот, кто проводит совещание. Указывать его должность в соответствии со штатным расписанием не нужно. Секретарь - это тот, кто ответственен за документирование совещания. Ему не обязательно являться секретарем по занимаемой должности.

Также нужно указать инициалы и фамилии сотрудников организации, которые присутствовали на совещании и участвовали в процессе принятия решений.

На собрании могут присутствовать иные лица, приглашенные для дискуссии. Их тоже нужно упомянуть во вводной части.

Вот так выглядит пример протокола совещания на данном этапе:

• Председатель - Вишневский А. И.
• Секретарь - Романенко Л. Е.
• Присутствовали: Иванец М. О., Щеткова А. Г., Лазарев Д. С., Воронина Ж. В., Костенкович В. Л., Ярин К. Д.
• Приглашенные: исполнительный директор ОАО "Абсолют" Петров О. В., коммерческий директор ОАО "Подъем" Синицын А. Б.

Задача секретаря - заранее сформировать список всех участников, согласовав его с руководителем. На основании перечня происходит информирование всех участников. Подкрепить доведение информации можно справочными раздаточными материалами. Так все лица получат подробную информацию о предмете обсуждения. Немаловажно оформление повестки дня. Это часть протокола, которая содержит информацию о том, что предстоит обсуждать участникам совещания.

Пример протокола совещания на данном этапе:

• ПОВЕСТКА ДНЯ:
• 1. О результатах финансово-экономической деятельности за 2018-2019 годы.
• Выступление Вишневского А. И.
• 2. О разработке стратегии экономического роста на 2020-2021 годы.
• Выступление Иванец М. О.

Как оформить основную часть

Основная часть протокола оформляется в соответствии с содержанием повестки дня. Сколько разделов и пунктов в ней содержится, столько и должно быть включено в основную часть.

Допускается два метода оформления основной части протокола совещания: краткое протоколирование и полное. Образец протокола ведения совещания на этом шаге приведем ниже, а сейчас стоит разъяснить методики протоколирования:

• Первый метод включает описание вопросов, которые были рассмотрены во время совещания; фамилии лиц, выступивших с докладом, а также решения проблемных вопросов.
• Второй метод изобилует подробными записями, которые дают представление о содержании всех выступлений, реплик, дискуссии.

Допускается два метода оформления основной части протокола совещания: краткое протоколирование и полное. Пример протокола совещания на данном этапе:

• СЛУШАЛИ:
• 1. Вишневского А. И. Доложил основные результаты финансово-экономической деятельности за 2018-2019 годы.
• 2. Иванец М. О. Предложила стратегию экономического роста на 2020-2021 годы.
• ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
• 1. Утвердить стратегию экономического роста на 2020-2021 годы.

Полный протокол содержит дополнительную часть, которая называется "ВЫСТУПИЛИ". Образец протокола ведения совещания выглядит при этом следующим образом:

• СЛУШАЛИ:
• 1. А. И. Вишневский доложил основные результаты финансово-экономической деятельности за 2018-2019 годы.
• 2. Иванец Марина Олеговна предложила стратегию экономического роста на 2020-2021 годы.
• ВЫСТУПИЛИ:
• 1. Щеткова А. Г. предложила меры продвижения организации на региональном рынке на 2020-2021 годы.
• ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
• 1. Утвердить стратегию экономического роста на 2020-2021 годы.

Как протоколировать оформляющую часть

Стоит подробнее остановиться на вопросе оформления основной части, как вести протокол совещания. Образец для подражания - секретарь, который использует запись всех выступлений на диктофон наряду со стенографическими записями.

Если собрание масштабное и многодневное, то протоколирование совещаний могут осуществлять два секретаря. Это исключит риск ошибок и позволит оформить протокол без упущения важных моментов.

Задача секретаря - оформление протокола в соответствии с обязательными требованиями. Если объем протокола получился больше одной страницы, то страницам документа следует присвоить нумерацию. Она производится, начиная со второй страницы. В оформлении номеров - исключительно арабские цифры. Дефисы и кавычки не допускаются.

Затем нужно передать проект протокола председателю совещания на согласование и при необходимости на редактирование. Передается также один экземпляр такого документа руководителю (образец протокола совещания размещен выше). Согласованный и подписанный председателем протокол после редактирования считается официальным документом. Заметьте: юридической силой он наделяется при наличии двух подписей - секретаря и председателя. Оформление подписей тоже требует соблюдения некоторых нюансов. Их нужно отделить от основного текста двойным или тройным междустрочным интервалом. Такие слова, как "секретарь" и "председатель", нужно расположить от границы левого поля, с правым же полем должна граничить самая последняя буква в фамилиях указанных лиц.

Сколько времени отводится на оформление протокола

Как правило, для оформления всех структурных элементов протокола отводится не более пяти дней. Дату, к которой должен быть подготовлен проект протокола, определяет председатель. Также срок протоколирования может быть прописан в регламенте работы организации.

Что такое выписка из протокола

Это абсолютно точная выдержка из текста протокола. Она содержит реквизиты бланка, вводную часть, конкретный вопрос повестки дня, дискуссию по данному вопросу и окончательное решение. Заверяет выписку секретарь. Он пишет от руки слово «Верно», указывает свою должность, расписывается, указывает фамилию и инициалы, ставит дату заверения.

Иногда выписка выступает в роли средства доведения принятых решений до их исполнителей. Секретарь не позднее двух дней с момента подписания протокола занимается рассылкой выписок ответственным лицам. Подписание выписок тоже входит в компетенцию секретаря.

Как следует хранить протокол совещания

В случае если организация не представляет собой источник государственных и муниципальных архивов, то постоянный срок хранения протоколов совещания длится до момента ликвидации организации. Обратите внимание, как рациональнее хранить протокол рабочего совещания. Образец: для удобства в конце года сформируйте папку "Дело", которое состоит из протоколов совещаний за истекший год. Будет удобно, если в "Дело" приложить внутреннюю опись.