Кассовый журнал: образец заполнения, типичные ошибки, основные правила

• 29 Июля, 2020
• Бухгалтерия
• Лиза Ким

Ни одно современное предприятие не может существовать без набора первичных учетных документов, если его работа сопряжена с движением финансовых средств. Они необходимы для осуществления постоянного контроля за расходами и приходом, которые проводятся через кассы организации. Основным документом контроля является кассовый журнал, образец заполнения которого будет подробно рассмотрен в данной статье.

Область применения документа

Кассовый журнал является одним из основных документов, контролирующих и отслеживающих все денежные средства, поступающие или уходящие с расчетного счета предприятия. Исключением из правил являются индивидуальные предприниматели и представители малого бизнеса с ежегодными доходами менее 800 млн рублей и штатом до 100 человек. Они освобождены от обязательной для других процедуры оформления кассовых ордеров как расходных, так и приходных. Соответственно, у них не существует потребности в ведении данного документа.

В законодательных актах на сегодняшний день прописаны лишь общие правила заполнения кассового журнала. Образец наиболее распространенного оформления, который, как правило, ориентируется на положения Указания ЦБ РФ № 3210-У, будет рассмотрен ниже в данной статье. Однако в целом не существует подробной разработанной инструкции для этой процедуры.

Общий алгоритм работы с кассовым журналом

Лицо, отвечающее за данный документ, должно назначаться приказом руководителя предприятия. Это может быть как штатный сотрудник (кассир-операционист или бухгалтер), так и физическое лицо, оказывающее бухгалтерские услуги по найму. Также в отсутствие соответствующего приказа ответственным лицом за ведение журнала автоматически становится руководитель предприятия.

Данные для документа берутся из кассовых ордеров, в которых отображается информация по каждой операции с денежными средствами на предприятии. Поэтому упрощенный процесс по заполнению кассового журнала (образец можно увидеть на фото ниже) выглядит следующим образом:

• Ответственное лицо в начале рабочего дня указывает остаток на кассе. Причем его сумма всегда должна быть равна остатку предыдущего дня.
• Затем в журнал вносятся данные по всем ордерам, аккумулированным за день.
• В конце дня все приходы и расходы по денежным средствам суммируются, и выводится общая цифра остатка.

Если же в течение дня никакого движения по наличным операциям на кассе не было, то журнал, как правило, не заполняется.

Бумажный образец кассового журнала

Данный документ имеет унифицированную форму бланка под кодовым названием КО-4, который существует как в электронном, так и в бумажном варианте. Последний можно найти в любом канцелярском магазине или заказать в типографии. Как правило, он имеет картонную обложку и состоит из титульного листа и пустых бланков КО-4.

Каждый из них разделен на две одинаковые части, которые разделены пунктирной линией. Это так называемое место «отрыва». Обе части бланка заполняются от руки с помощью шариковой ручки аналогичными данными, а под конец дня крайняя часть аккуратно отрывается и в сопровождении всех внесенных документов передается на проверку главному бухгалтеру. Тот обязан сверить все суммы в кассовых ордерах и журнале и подписать обе части. Наиболее удобным примером заполнения журнала кассиром-операционистом считается способ с использованием копировальной бумаги, который помогает значительно сэкономить время.

Перед началом работы журнал необходимо пронумеровать и прошить, затем заверить место сшива печатью организации и подписями руководителя и бухгалтера. На титульном листе журнала следует указать наименование организации, а также месяц и год эксплуатации.

Как заполнить кассовый журнал? Образец заполнения от руки (пошагово)

При работе с бумажным вариантом журнала обычно руководствуются следующим алгоритмом действий:

1. Кассир-оператор или другое лицо, в чьей ответственности находится ведение денежных операций по кассе, в начале каждого рабочего дня сгибает чистый бланк журнала по пунктирной линии. При этом отрывная его часть должна находиться снизу.
2. Между согнутыми частями бланка вкладывается лист копировальной бумаги.
3. Шариковой ручкой вверху заполняется дата в графе «Касса за» и номер в графе «Лист».

4. Далее аналогичным способом в графе «Остаток на начало дня» указывается соответствующая сумма, равная остатку на прошлый конец дня.

5. В течение дня ведется подробное заполнение журнала кассиром-операционистом (образец заполнения на фото выше) данными из приходных (ПКО) и расходных (РКО) кассовых ордеров. А именно указывается номер документа (ордера) и счета, имя получателя или плательщика, а также суммы по приходу и расходу за рабочий день.

Графа «Перенос» внизу страницы будет заполняться только в конце рабочего дня или в случае нехватки страницы. В нее записывается общая сумма принятых наличных за вычетом расходов.

Как правильно сдать кассовый журнал

По окончании рабочего дня необходимо передать форму КО-4 на проверку ответственному бухгалтеру. Соответственно, возникает вопрос, как кассиру-операционисту заполнять журнал (образец показан на фото ниже), чтобы не получить штраф за его неправильное оформление?

Действовать необходимо по следующей схеме:

1. В конце смены кассир подсчитывает общие суммы по приходу и расходу денежных средств, которые затем отражает в графе «Итого за день».
2. Далее он указывает остаток на конец дня в одноименной графе.
3. Если имеется зарплата или иная сумма, которую необходимо выплатить по платежной ведомости, ее кассир отражает в графе «в том числе за заработную плату, выплаты социального характера и стипендии».
4. Ниже он ставит свою подпись и ее расшифровку (фамилию с инициалами).
5. Далее кассир отрывает по пунктирной линии вторую часть бланка и вместе со всеми проведенными за день ордерами и кассовым журналом несет ответственному бухгалтерскому лицу.
6. Последний обязан провести сверку данных всех ордеров с записями в журнале и прописью внести количество всех полученных им ПКО и РКО.
7. После этого бухгалтер также ставит свою подпись и фамилию в предназначенной для этого графе и возвращает журнал кассиру. Ордера и отрывную часть бланка он оставляет себе.

Как вести кассовый журнал на компьютере

Данный вариант документа во многом имеет схожий алгоритм заполнения кассового журнала (образец бланка размещен далее) бумажного формата. Как правило, компьютерная версия документа заполняется на унифицированных бланках КО-4 в таких программах, как Word или Excel. В течение дня кассир заносит в бланк записи способом, аналогичным ручному заполнения журнала. В конце смены он должен распечатать заполненный бланк в двух экземплярах и также отнести их бухгалтеру на проверку вместе со всеми проведенными по кассе ордерами. Раз в квартал или год распечатанные бланки в обязательном порядке необходимо прошить и пронумеровать. На сшиве указывается количество листов, а также ставится подпись ответственного бухгалтера и руководителя предприятия, и все скрепляется печатью организации.

Электронный кассовый журнал

Самым современным и удобным способом заполнения кассового журнала является его ведение с помощью специализированных бухгалтерских программ, установленных на предприятии. Наибольшей известностью среди них пользуется «1С Бухгалтерия». С помощью такой программы можно одной кнопкой сформировать отчет по форме КО-4, если предварительно в нее были занесены все данные бухгалтерских проводок по счету 50 - «Касса», который предназначен отображать всю общую информацию об имеющихся денежных средствах предприятия и движениях с ними.

Поскольку вся эта информация хранится внутри программы и ее можно в любой момент посмотреть, исправить или распечатать, то обязательная необходимость формировать в конце каждой смены физическую копию журнала исчезает сама собой. Однако вследствие этого остро встает вопрос обеспечения безопасности внутренних документов предприятия от доступа к программе неавторизованных лиц. Одним из таких способов защиты, как указано в положении 63-ФЗ от 06.04.2011 г., признается использование индивидуальных электронных подписей кассира и бухгалтера при работе с кассовым журналом.

Сроки хранения документа

Согласно законодательству Российской Федерации, кассовый журнал, как и любые другие документы данного типа, хранятся не менее пяти лет в месте, специально отведенном предприятием для данных целей. Как правило, ответственным лицом, обеспечивающим сохранность и безопасность, автоматически является руководитель организации.

Ответственность и санкции

При обнаружении нарушений в ведении, оформлении и хранении кассового журнала существует возможность наложения штрафных санкций на предприятие и его сотрудников. Согласно статье 15.1 КоАП РФ, за неправильное ведение журнала или его отсутствие на предприятии на организацию может быть наложена административная ответственность:

• для должностного лица — от 4000 до 5000 рублей;
• для юридического лица — от 40 000 до 50 000 рублей.

Аналогично статья 13.20 КоАП РФ также предусматривает денежный штраф от 100-300 рублей и до 300-500 рублей для гражданских и должностных лиц соответственно.

В данной статье приведен подробный разбор того, как кассиру-операционисту заполнять книгу (образцы приведены на фото в тексте) по кассовому аппарату на предприятии. Также указаны обязанности и ответственность других лиц (бухгалтера или руководителя) при работе с данным документом.