Как правильно начислить отпускные: примеры, формулы, правила

Сотрудник бухгалтерии, который занимается оплатой труда, должен знать действующие правила расчета различных ее видов. Вопрос о том, как правильно начислить отпускные, является также весьма актуальным для данного направления. Есть немало ситуаций нестандартных, например, предоставление отпуска работнику, занятому неполный рабочий день, новому работнику, который не работал на протяжении полугода, а также иные достойные внимания вопросы. Изучив эту статью, можно узнать, как правильно произвести начисление отпускных в 2019 году.

Законодательство

Важным нормативным документом в вопросах оплаты труда является ТК РФ. Глава 19 ТК РФ специально выделена для регулирования некоторых вопросов, которые связаны с предоставлением отдыха персоналу, а также с начислениями отпускных. Также был принят федеральный закон и Постановление № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» от 24 декабря 2007 года. Данные документы решают возможные трудности расчетов. Главным локальным актом в организации является коллективный договор между работниками организации и работодателем. В нем описаны все основные аспекты предоставления ежегодного отпуска.

Основные виды

ТК РФ гарантирует персоналу организации следующие виды отпуска: основной отпуск; дополнительные праздничные дни. Они оплачиваются согласно действующему законодательству. Основной отпуск составляет 28 календарных дней. Работник компании имеет право на отпуск по истечении 6 месяцев с момента начала работы. Работодатель имеет право отправлять сотрудников определенных категорий в отпуск, не дожидаясь полугода с их письменного согласия. Эти категории включают: сотрудники до и после декретного отпуска, родители детей, не достигших 3 месяцев, сотрудники в возрасте до восемнадцати лет. Для некоторых работников установлен более длительный ежегодный отпуск. Он предоставляется на основании ТК РФ и остальных федеральных законов. К ним относятся: сотрудники моложе восемнадцати лет, педагоги, медицинский персонал, который связан с пациентами- носителями ВИЧ-инфекции, кандидаты наук, претенденты на обучение, муниципальные служащие, люди с ограниченными возможностями, которые все еще работают, работники, занимающиеся разработкой и исследовательскими проектами. Дополнительный отпуск со средней зарплатой устанавливается для сотрудников организации:

по критериям труда, отличающимся от обычных;
из-за особенного характера работы;
в случае нерегулярного рабочего времени;
в ситуации, когда они трудятся в районах Крайнего Севера и в подобных местах;
в остальных вариантах, которые предусмотрены законом.

В дополнение к вышесказанному коллективный договор может предугадывать особый дополнительный отпуск для остальных сотрудников.

Основы расчета отпускных дней

Длительность отпуска работающего лица указывается в трудовом договоре после зачисления на должность. Обычно после первого года работы в организации предоставляется отпуск в количестве дней, обозначенных в данном документе, либо в середине этого периода. Возможны ситуации, при которых сотрудник просит об отпуске к концу года либо решает уйти с должности. В таких ситуациях нужно высчитать количество дней отпуска, которые положены этому сотруднику.

Для того чтобы понять, как правильно начислить отпускные, применяют формулу:

K = (M * Ko) / 12,

где K - численность дней отпуска, причитающихся за время работы в организации;

M - количество месяцев, которые были полностью отработаны;

Ko - количество дней отпуска, которые были определены на один год работы.

Расчет отпускных по примеру представлен ниже. Постоянный стаж сотрудника равен 7 месяцам. Трудовой контракт определяет 44 дня отпуска на рабочий год. Количество отпускных дней составляет:

(7 месяцев * 44 дня) / 12 месяцев = 25,67 дня.

При расчете дней отдыха необходимо округлить рассчитанное число до полного значения.

В соответствии с правилами округление должно производиться следующим образом. Если период в неполном отработанном месяце короче двух недель, то он при расчете количества дней не учитывается. Если же он составляет более двух недель, при подсчете округляют до целого месяца.

К примеру, работник начал работать 8 апреля. Запрос на отпуск с 19 декабря того же года. Он трудился в этой компании 7 месяцев и 9 дней. Эти 9 дней отклоняются, так как это число дней меньше 14. Расчеты ведутся на основании 7 месяцев. Обычно в итоговых расчетах выходит дробное число. Почти все бухгалтеры, чтобы облегчить расчет, производят округление до целого числа, однако нет правовой обязанности делать это.

Округление должно производиться в пользу сотрудника и может не быть в согласовании с арифметической логикой. К примеру, число дней отпуска составило 19,31 дня. В процессе выполнения округления принимают величину 20 дней.

Основные моменты расчета

Чтобы понять, как правильно начислить отпускные, рассмотрим основные характерные моменты.

Расчетным периодом для определения среднего заработка является фактическое рабочее время за 12 месяцев. Сотрудники, которые были приняты на протяжении года, должны рассчитываться на основе суммы вознаграждения, которая была определена за фактически отработанные часы.

Время, которое было проведено в отпуске по заболеванию, в декрете и отпуске по уходу за ребенком, нерабочее время по вине работодателя следует исключить.

При расчете средней зарплаты в 2019 году учитывают все виды отчислений, которые были предусмотрены в положениях об оплате труда вне зависимости от источников и периодичности этих платежей, если они начисляются в расчетный период. Это могут быть платежи за отпускные дни, юбилеи и памятные даты, отраженные в положениях о вознаграждении. При расчете средней зарплаты и остальных отчислений размер пропорционален отработанному времени.

Правила расчета

Рассмотрим, как происходит пошагово начисление отпускных. Для начинающих спешим сообщить, что так же, как и ранее размер отпускных выплат осуществляется согласно определенным правилам. В 2019 году новых условий и стандартов для расчета не появилось. Это значит, что вычисления должны будут производиться в соответствие с прошлыми правилами. К ним относятся:

Отпуск для служащих предоставляется в согласовании с графиком. Работодатель должен утвердить график до нового года, по меньшей мере за 2 недели. Работники имеют право знать данный график.
Расчетным периодом является 12 месяцев до начала отдыха. Если работник компании не так давно устроен, то он может быть отправлен в отпуск через полгода после трудоустройства.
Дни, когда он болел, был в командировке, занимался уходом за детьми, людьми с ограниченными возможностями, исключаются из расчетного периода.
Если перерасчет зарплаты происходит в течение интересующего нас периода, то также необходимо индексировать выходные выплаты. Перерасчет нужен, даже если отпускные сотруднику уже были выплачены.
После расчета суммы оплаты за отпуск необходимо убрать налог на доходы, а также вычесть страховые платежи. Работодатель должен уплачивать в бюджет налог на доходы физических лиц и страховые платежи.
Оплата отпуска работнику осуществляется за 3 дня до его начала.

Средний заработок

В Постановлении № 922 от 24 декабря 2007 г. были рассмотрены вопросы, которые касаются определения суммы среднесуточного заработка. Рассмотрим, как рассчитывается средний заработок для отпускных.

Он должен выполняться с учетом всех отчислений, которые связаны с вознаграждением за труд сотрудника. К ним относятся:

оплата труда: по принятой системы и форме;
разные дополнительные платежи и доплаты: все виды льгот и компенсационных отчислений, северные ставки и скидки в районах;
премии за работу и иные награды;
остальные виды отчислений.

Чтоб получить среднюю заработную плату, необходимо взять лишь те суммы, которые были выплачены за реальное рабочее время по факту. Из вышеизложенного получается, что при расчете средней дневной зарплаты не должны учитываться следующие суммы:

пособия и иные выплаты, которые финансируются из Фонда социального страхования;
платежи, которые были основаны на среднем заработке (они включают отпускные, оплату во время рабочей поездки);
разовые премии и прочие денежные средства, не связанные с оплатой труда;
подарки и финансовая помощь.

Формула расчета

В 2019 году во всех ситуациях при расчете отпускных в календарных днях обязана применяться следующая формула:

Размер отпускных = Средний доход за 12 месяцев перед отпуском х Число отпускных дней по календарю.

Не берут в расчет нерабочие дни. К примеру, сотрудник использует отпуск с 20 по 28 февраля включительно. Всего 9 дней в данном периоде. Но 23 февраля является выходным, оно исключено из отпускных дней. В итоге оплата отпуска составляет 8 календарных дней.

Порядок вычислений

Рассмотрим, какой период берется для расчета отпускных. Он составляет 12 месяцев перед отпуском. Данное правило не применимо для ситуации, когда работник организации не имеет отчислений от зарплаты в течение этого периода либо практически не трудился. В данном случае для предполагаемого времени необходимо принять 12 месяцев, предшествующие отчетному году. Если нет отчислений и рабочих дней и за два года до отпуска, то среднесуточная зарплата рассчитывается на базе данных месяца ухода в отпуск. Идеальным вариантом является положение дел, когда сотрудник всегда был на рабочем месте (без больничным и прочих невыходов) на протяжении всего периода. Тогда он будет полностью попадать под нормы собственного рабочего времени. В данном случае среднедневная сумма, используемая для формулы расчета отпускных за год выглядит так:

H = ZG / (12 * 29,3),

где H - средняя дневная зарплата;

ZG - годовая зарплата;

29,3 - среднемесячное число календарных дней.

Годовая сумма начисленного вознаграждения за работу получается в итоге суммирования начисленного вознаграждения за 12 месяцев до отпуска.

В случае неполного рабочего времени рассмотренная выше формула не подойдет для расчета отпуска в ситуации, если 12-месячный период не был полностью отработан сотрудником.

Необходимо применять другую, более сложную формулу для расчета оплаты отпуска:

Zd = ZG / (M * 29,3 + D * 29,3 / Dn),

где M - полное количество отработанных месяцев;

D - число отработанных дней;

Dn - индикатор календарных дней в необработанных месяцах.

Применение коэффициента

Рассмотрим основы исчисления коэффициента для расчета отпускных.

Со 2 апреля 2014 года при определении среднего дневного заработка для расчета отпускных и компенсаций за неиспользованные отпуск нужно использовать новое среднемесячное число календарных дней, которое составляет 29,3 вместо 29,4 дней.

Еще в 2012 году к нерабочим дням добавились 6 и 8 января. Праздничных дней стало не 12, а 14. При 14 торжественных днях среднемесячное число календарных дней составляет:

(365 дней - две недели) : 12 месяцев = 29,25 дней.

Если это значение округлить в сторону роста, то выходит 29,3.

До этого (до 2 апреля) это значение рассчитывалось с учетом 12 праздничных дней и составляло:

(365 дней - 12 дней) : 12 месяцев = 29,41 дней.

Выходит, что изменение коэффициентов полностью оправдано. Законодатели просто привели его значение в соответствие с числом нерабочих праздничных дней в году. Чтобы рассчитывать отпуск, нужно найти средний дневной доход сотрудника.

Пример

Предположим, что сотрудник хочет уйти в отпуск с 20.02 на 15 дней. С февраля предыдущего года по январь текущего график работы сотрудника был беспрерывный. Общая сумма начислений составляет 198 750 рублей. При этом 13 000 рублей из них составляет премия к профессиональному празднику. Данная сумма из общего заработка принимается к вычету.

Получаем сумму:

198 750 - 13 000 = 185 750 рублей.

Зарплата в сутки составляет:

185 750 / (12 * 29,3) = 528,30 рублей

Сумма отпускных:

528,30 * 15 = 7 924,5 руб.

Если учитывать больничный

Пример расчет отпускных в таком случае представлен ниже. Предположим, что сотрудник уходит в отпуск с 1.04.2019 на 14 дней по календарю. Отчетный период исчисляется с 1.04.2019 по 31.03.2019 года. Для расчетов учитываем тот факт, что работник в июле 2018 года (с 1 по 28) находился в отпуске. Сумма отпускных составляла 35 000 руб. Также к октябре 2018 года отпуск по заболеванию составил 10 дней, а сумма больничного - 10 000 руб. Общие доходы за вычетом отпускных и больничных составили за весь период 400 000 руб. Число расчетных месяцев - 10 (и следует добавить 3 дня июля и 21 день октября).

Число расчетных дней составляет:

29,3 * 10 + (29,3 / 31 * 3) + (29,3 / 31 * 21) = 315,68 дней.

Средняя дневная оплата:

400 000 / 315,68 = 1 267,10 руб.

Расчет отпускных:

1 267,1 * 14 = 17 739,40 руб.

Короткий период работы

Сотрудник устроился в компанию 10.01.2019 года. С 28.01.2019 он попросил об отпуске на 4 дня. Доходов до 10.01.2019 у сотрудника нет. Зарплата за январь исчисляется в размере 30 000 руб. Все отработанные фактически дни и считаются расчетным периодом.

Проводим расчет дохода при условии, что в январе из 17 рабочих дней сотрудником отработано только 12.

30 000 / 17 * 12 = 21 176,47 руб.

Расчет числа дней по календарю:

(29,3 / 31) * 18 = 17,01

Среднедневной заработок:

21 176,47 / 17,01 = 1 244,94 руб.

Отпускные равны:

1 244,94 * 4 = 4 979,76 руб.

Расчет отпускных в 1С значительно упрощает задачу исчислений.

В данной системе формируется специальный документ «Начисление отпуска сотрудникам организаций». Заполнив все требуемые реквизиты, можно получить нужные суммы для оплаты быстро и точно.

Заключение

Таким образом, в рамках данной статьи были рассмотрены основные вопросы, касающиеся расчета отпускных применительно к действующему законодательству. В описании подробно изложены основные моменты того, как правильно начислить отпускные.