Начисление компенсации за неиспользованный отпуск: правила и пример расчета
Каждый сотрудник уверен в том, что если он не использовал какую-либо часть своих отпускных дней, то в этом случае имеет право на денежную компенсацию. Однако все не так просто, как может показаться на первый взгляд. Говоря о том, можно ли взять компенсацию вместо отпуска, необходимо учитывать множество нюансов законодательства. Иногда о заветных денежных средствах и вовсе приходится забыть.
В этом случае речь не обязательно идет о недобросовестности работодателя, а о законе, который действует на сегодняшний день. Разберемся подробнее, как начисляется компенсация за неиспользованный трудовой отпуск и с какими сложностями, возможно, придется столкнуться. Также стоит рассмотреть пример самостоятельного расчета полагающейся суммы.
Какой отпуск может быть заменен денежным вознаграждением
Сразу стоит обратить внимание на то, что бытует мнение, как будто существует один общепринятый принцип, которого придерживаются практически все работодатели. Они допускают возможность денежной компенсации исключительно в том случае, если сотрудник увольняется самостоятельно или был уволен. А вот тем, кто продолжает работать, о подобных компенсациях можно только мечтать. Единственное, что при этом можно получить, – это оплату дополнительных отпускных. Ситуация кажется запутанной и странной.
Но на самом деле это законный порядок начисления компенсации за неиспользованный отпуск. Дело в том, что тот период, который сотрудник отдыхает, делится на две части – основную и дополнительную. В первом случае речь идет о 28 календарных днях, которые начисляются за год работы в той или иной компании. Вторая часть является дополнительной. Это те дни, которые были насчитаны определенному работнику исходя из переработок и прочих аспектов. Сколько дней может быть зачислено в счет дополнительного отпуска, напрямую зависит от руководителя. Никаких ограничений в этом случае законом не предусмотрено.
Начисление компенсации за неиспользованный отпуск возможно только для дополнительной его части. Таким образом, руководители не принимают такого решения самостоятельно. Они руководствуются законом.
Нюансы расчетов
Стоит отметить, что компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск обычно не покрывает все дни. Что это значит? Например, если сотруднику было предоставлено 12 дополнительных дней на отдых, но решил вместо этого получить денежное вознаграждение, то расчет будет произведет только за пятидневный срок. Поэтому такого рода компенсации не очень популярны на сегодняшний день. Многим намного удобнее отдохнуть от работы, чем терять денежные средства.
Кто имеет право на получение компенсации
Далеко не каждый сотрудник может оформить подобную выплату. На начисление компенсации за неиспользованный отпуск могут рассчитывать педагоги, медработники, сотрудники с ненормированным рабочим днем, те, кто трудится в опасных условиях или на вредном производстве. Также нередко подобные выплаты получают военные и некоторые другие категории работающих граждан.
Есть отдельная группа людей, которым работодатель не станет компенсировать неиспользованный отдых. Рассмотрим ее подробнее.
Для кого не предусмотрена компенсация
Разумеется, ни о каких денежных средствах невозможно говорить в том случае, если сотрудник уже отгулял полноценной дополнительный отпуск. При этом совершенно не важно, о ком идет речь, об учителе или обычном грузчике. Единственное исключение может быть в том случае, если гражданин уже отдохнул, но через некоторое время он принял решение уволиться из компании. Если после своего последнего отдыха он наработал необходимое количество дней для новых отпускных, то в этой ситуации он получит денежную компенсацию за неиспользованный отпуск. Если сотрудник увольняется, то просто физически не может отгулять причитающиеся ему дни. С одной стороны, он только из отпуска и не может снова в него уйти, а с другой – воспользоваться позднее оплаченными днями он не сможет, так как уже будет работать в другом месте.
Важно помнить и об еще одном важном моменте. Стоит обратить внимание на то, что как только у работника появляется возможность отгулять отпуск, у него остается полгода на то, чтобы реализовать эту возможность. Если он продолжает работать, то в этом случае на следующее полугодие неиспользованные дни не переходят. Грубо говоря, отпуск просто сгорает. Соответственно, никто не может годами не отдыхать, а потом разом получить внушительную сумму компенсации. Законом такого не предусмотрено.
Почему работодатели отказывают в компенсации и заставляют уходить в отпуск
Многие организации исключают подобную практику, так как существует отдельная административная ответственность, которая налагается на владельца компании. Подобное может произойти в том случае, если работник на протяжении долгого времени не уходит в отпуск. В этой ситуации речь может пойти о нарушении его прав. Если работодатель с готовностью начисляет не только денежные компенсация за неиспользованный отпуск дополнительного типа, но и готов оплачивать весь период, то в этом случае он серьезно нарушает Трудовой кодекс. За каждого такого работника он может заплатить штраф 30 000 рублей.
Также стоит обратить внимание на то, что если речь идет о беременных женщинах, то в этом случае работодатель не то что не может, он не имеет никакого права предоставить денежные средства в счет отпуска. Работница в положении нуждается в полноценном отдыхе. Если она будет работать без отпуска, то это может навредить ее здоровью и самому малышу.
Кроме этого, согласно Трудовому кодексу, отпуск не может быть заменен денежными «поощрениями», если у сотрудника в семье трое или больше детей. Это связано не с тем, что работодатель не хочет отдавать лишние премии своим сотрудникам, а с тем, что работник должен проводить время с родными. Кроме этого он испытывает более сильное напряжение, так как он должен и работать, и заниматься воспитанием детей.
Чтобы понять, как начисляется компенсация за неиспользованный отпуск, можно произвести самостоятельные расчеты. Если речь идет о сотруднике, который хочет уволиться, то расчеты будут состоять из нескольких этапов.
Определение количества дней, которые не были использованы
Рассчитать эту цифру можно и самостоятельно. Каждый рабочий месяц равняется 2,33 дням отпуска. Соответственно, если человек после своего последнего отдыха отработал где-то полгода, то получится сумма, равная 13,98 (округляется до 14).
Не менее важно учитывать, что расчет начинается заново каждый год. При этом нужно рассматривать не календарный период, а фактический. Первый год работы начинается тогда, когда директор фирмы подписывает бумагу о приеме того или иного сотрудника на службу. Эту дату можно посмотреть в трудовой книжке или обратиться в кадровую службу. Кстати, там же можно уточнить, сколько отпускных дней уже насчитано на конкретного работника.
Расчет среднего заработка
Это следующий этап, который поможет определить компенсацию работнику за неиспользованный отпуск, а точнее ее размер в случае предстоящего увольнения. Объем выплаты напрямую зависит от заработной платы.
Если говорить о среднем показателе этих данных, то они исчисляются из расчета 12 последних месяцев, которые человек работал в компании. Однако все зависит от конкретного предприятия. Некоторые рассчитывают среднее значение, исходя из 6 или 3 месяцев. Соответственно, эту информацию можно уточнить в кадровой службе.
Если в течение месяца сотрудник выполнял свою работу и не прогуливал, то в этом случае действует расчетное количество дней, которое составляет 29,3. Если гражданин отработал 6 месяцев без перерыва, больничных, отгулов и прогулов, то в этом случае необходимо сумму заработной платы (которая получается за расчетный год) разделить на цифру 12, а потом полученное значение еще раз разделить на 29,3. В итоге для каждого отдельного случая получится своя цифра.
Однако прежде, чем обращаться за компенсацией за неиспользованный отпуск за год, который сотрудник провел в компании, стоит учесть, что в каждом периоде могут быть неполные месяцы. В этом случае заработная плата делится на сумму коэффициентов согласна каждому периоду.
Расчет компенсации
Если говорить о компенсации за неиспользованный отпуск за год, то в этом случае подобный объем подобных финансовых средств будет равен произведению, получаемому от среднего дневного заработка, на число дней, которые человек уже заработал в качестве отпускных, утвержденное отделом кадров. Однако конечная сумма не полностью отправляется в карман увольняющемуся работнику.
Подразумевает компенсация за неиспользованный отпуск и НДФЛ, то есть выплату налога. Только после его оплаты, можно будет получить причитающиеся денежные средства. Однако понять с первого раза принцип подобных расчетов непросто. Поэтому будет удобнее рассмотреть более наглядную информацию.
Пример расчета компенсации за неиспользованный отпуск
Предположим, что водитель транспортной компании устроился на работу 11 января 2016 года. А через некоторое время он принял решение, что его не устраивают условия и 22 сентября того же года он обратился к директору с соответствующей просьбой. Начальник подписал заявление об увольнении, но при этом остался вопрос о неиспользованных отпускных днях. При этом заработная плата за отработанный период у водителя составила 90 000 рублей. На какую выплату компенсации за неиспользованный отпуск может рассчитывать водитель?
Если произвести простейшие вычисления, то в организации он проработал 8 месяцев и 10 дней. Последнее значение в расчет обычно не берется. Поэтому считается, что он отработал 8 месяцев. Исходя из того что ежемесячно работник получает 2,33 дня отдыха, то в этом случае достаточно умножить 8 на 2,33 и в итоге получается 18,64 дней. Как правило, такие суммы округляются в большую степень. Соответственно водитель должен получить компенсацию за 19 дней. Это еще не конечная цифра. В первую очередь нужно определить среднюю дневную заработную плату. Например, 2 дня он отработал не полностью, поэтому они должны быть пересчитаны.
Допустим он не доработал в январе. Тогда получается 21/31 нужно умножить на фиксированное значение 29,3. Получается 19,8 дней. В сентябре у него получилось отработать 22/30. Это значение умножается на 29,3. Получаем 21,5 дней. В остальных месяцах водитель отрабатывал полностью, то есть по 29,3.
В итоге общее число рабочих дней получится 246,4. Для этого выполняем несложные вычисления 19,8 + 7 × 29,3 +21,5. Но нужно уточнить именно средний заработок. Он рассчитывается исходя из общей заработанной суммы. Поэтому делим 90 000 рублей на 246,4. Получается 365,26 рублей. Это значение умножаем на 19. Получается, что начисление компенсации за неиспользованный отпуск у водителя составит приблизительно 6 900 рублей. Но нельзя забывать о налогообложении. Таким образом, конечная сумма будет чуть меньше, чем после всех расчетов.
НДФЛ
Согласно Трудовому кодексу, отпуск, даже если он не использован, и при этом сотрудник планирует увольняться, все равно подлежит стандартным вычетам. Это объясняется тем, что если человеку начислена работодателем та или иная сумма, то она считается доходом. Соответственно с нее уплачиваются налоги и страховые взносы.
То, сколько будет удержано с подобной компенсации, зависит от статуса сотрудника. Если речь идет о гражданине РФ, то нужно будет выплатить 13 %. Таким образом, водитель из примера получит не 6900 рублей, а 6003. Если бы он был гражданином другого государства, то есть иностранцем, то от этой суммы пришлось бы отнять еще больше – 30 %. В конечном счете на руки ему было бы выдано всего 4830 рублей.
Важно отметить, что подобное удержание денежных средств должно осуществляться в момент фактической выдачи компенсации. Сотрудника информируют о том, сколько он получает и сколько оплачивает в качестве налога.
Также стоит обратить внимание на то, что в момент, когда начисляется компенсация за неиспользованный отпуск, страховые взносы тоже учитываются. Это означает, что в ФНС должны быть внесены взносы пенсионного типа. Также переводятся средства в счет медицинского и социального страхования.
В какой срок должна быть произведена выплата
В этом случае все предельно просто. Денежная компенсация выдается вместе с остальным расчетом в последний день работы увольняющегося сотрудника. В Трудовом кодексе очень строго прописано данное требование. Поэтому договориться с начальником и получить эти денежные средства раньше не получится. Однако подобная выплата может быть выполнена как наличными денежными средствами, так и путем перевода на банковскую карту. Иногда случается так, что в свой последний расчетный день работник не смог явиться в компанию. Например, он заболел или отправился в командировку. В этом случае деньги должны остаться в фирме, которая выдаст все денежные компенсации, как только бывший сотрудник все-таки придет за ними. Если произошло так, что гражданин не согласен с конечным результатом расчетов, то в этом случае администрация компании должна будет выплатить ему в обязательном порядке ту сумму, которая не вызвала у обеих сторон никаких нареканий. Остальная часть будет зависеть от того, как пройдут их переговоры или судебное разбирательство.
Что если отпуск был предоставлен авансом
Согласно Трудовому кодексу, бывают ситуации, когда сотрудник, отработавший в компании уже полгода, имеет право получить некоторое количество отпускных дней заранее. Разумеется, он сразу не может «отгулять» 28 дней. Однако конкретное количество не оговаривается. Нужно понимать, что при предоставлении отпуска авансом всегда остается риск того, что сотрудник впоследствии просто откажется или не сможет отработать все необходимые часы, чтобы погасить данную задолженность. Поэтому если фирма соглашается на такие условия по предоставлению раннего отпуска, то в этом случае часть отпускных может быть удержана из зарплаты сотрудника. Соответственно, рассчитывать на денежную выплату будет очень сложно.
Однако излишняя оплата отпускных ни в коем случае не может быть удержана с сотрудника, если он был уволен из-за сокращения штата компании, либо фирма и вовсе ликвидирована, у нее сменился собственник или работник был признан виновным в нарушении трудовой деятельности.
Можно ли, наоборот, заменить компенсацию отпускными днями
Нередки ситуации, когда тот или иной сотрудник, сообщает о своем желании скоро уволиться, однако при этом у него есть определенное количество выходных дней, которое он пока что никак не использовал. В этом случае, согласно закону, он может оформить отпуск и автоматически уволиться после него. Это означает, что сперва он использует все честно заработанные отпускные (которые оплачиваются в стандартном режиме), а после этого он может оформить свое увольнение. Однако в подобной ситуации есть исключения. Например, невозможно будет организовать такой отпуск, если сотрудник был уволен из-за того или иного дисциплинарного нарушения, или причиной тому стала инициатива администрации.
В отдельных ситуациях встречаются недобросовестные работодатели, которые угрожают гражданину тем, что если он будет претендовать на компенсации или отпуск перед увольнением, то в его трудовой книжке появится не самая лицеприятная запись. В такой ситуации никто не захочет рисковать своей будущей карьерой, и приходится соглашаться на эти варварские условия. Однако нужно понимать, что подобное поведение со стороны владельца фирмы не просто некорректно, а незаконно. В этом случае сотрудник имеет полное право обратиться в суд и взыскать с начальника не только полагающиеся денежные средства, но и компенсацию за моральный вред и попытку оклеветать его.
В заключение
Каждый сотрудник должен знать свои права. Если работодатель отказывается в предоставлении отпуска или денежной компенсации за дополнительные дни, то стоит обратить его внимание на Трудовой кодекс. В нем четко прописаны права и обязанности сторон, и никто не может его нарушать. Однако стоит учитывать и те ситуации, когда работодатель просто по закону не может оформить те или иные компенсации.