Акт об опоздании работника на работу: образец, порядок составления, ответственный за оформление

• 12 Ноября, 2018
• Законодательство
• Наталья Калиниченко

Никто не застрахован от опоздания на встречу или на работу. По пути можно попасть в пробку или столкнуться с поломкой общественного транспорта. В то же время не каждый работодатель считает необходимым иметь под рукой образец акта об опоздании работника на работу, а зря. Ведь некоторые сотрудники злоупотребляют доверием, и работодатель долго не будет терпеть такое отношение к трудовым обязанностям.

Законодательные основы

На самом деле в трудовом законодательстве не существует понятия «опоздание». Но с другой стороны, есть термин «рабочее время», и работник не вправе его самостоятельно сокращать. Проще говоря, все сотрудники обязаны подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка. Нарушения данного правила влечет за собой наложение дисциплинарного взыскания.

Трудовое законодательство четко определяет: если сотрудник отсутствует на рабочем месте на протяжении 4 часов, то это может расцениваться как опоздание, за что работодатель вправе наложить выговор или вынести замечание. Если это время длится более 4 часов подряд, то это уже считается прогулом, и за такой проступок можно даже уволить.

Как подтвердить факт отсутствия на рабочем месте?

Прежде всего, работодатель обязан четко определить правила внутреннего распорядка дня и ознакомить с их положениями всех сотрудников под роспись. В противном случае даже в суде будет достаточно сложно определить степень ответственности работника и доказать его вину.

Для подтверждения факта отсутствия на работе необходимо составить акт об опоздании. Но процедура оформления должна проводиться с соблюдением определенных правил.

Естественно, если речь идет о разовом опоздании на 15 минут за 6 или 12 месяцев, то обычно стороны трудового договора без особых проблем приходят к соглашению и гасят конфликт. Но если сотрудник воспринимает опоздание как норму жизни, то у руководителя нет другого выхода, как зафиксировать нарушение правил трудового распорядка и подвести нерадивого работника к увольнению.

Общие требования

Образец акта об опоздании работника на работу должен содержать следующую информацию:

• время фактического прихода сотрудника, который опоздал;
• документ должен составляться в присутствии хотя бы двух сотрудников предприятия, которые в обязательном порядке должны подписать этот акт.

Помимо этого, у работника, который грешит опозданиями, в обязательном порядке следует запросить объяснение. При этом такой документ должен составляться в письменной форме, а само обращение к сотруднику лучше также оформить официально.

Если сотрудник отказался от дачи объяснения?

В таком случае сотрудники, которые составляли акт об опоздании работника на работу (образец ниже) либо другие уполномоченные лица должны составить новый акт о том, что провинившееся лицо отказалось от дачи показаний.

Объяснение сотрудник должен подать на протяжении 2-х дней с момента получения запроса. Именно по этой причине рекомендуется оформлять письменную просьбу. Тогда работодатель сможет подтвердить факт того, что он просил предоставить пояснения.

Структура документа

Акт об опоздании работника на работу (образец ниже) имеет следующую структуру:

• Полное наименование предприятия (можно составлять акт на фирменном бланке).
• Название документа, место и дата составления.
• Данные сотрудников, которые будут подписывать акт, фиксировать факт опоздания, ФИО и должности.
• Сама информация о том, что факт опоздания конкретного сотрудника подтвержден.
• Информация о том, что сотрудник отказался подписывать акт, если он действительно отказался.
• Количество экземпляров документа.
• Должности, подписи и ФИО лиц, которые составили акт.

Так как законодательством не предусмотрен образец акта опоздания на работу, то его можно дополнять любой информацией, которая позволит подтвердить факт нарушения правил внутреннего трудового распорядка. Проще говоря, форма документа является свободной.

Кто имеет право на составление и подписание акта?

На самом деле никаких ограничений и особых требований к лицам, которые будут фиксировать факт опоздания, нет. Понятное дело, что привлечь к составлению такого акта сотрудника, который по своим должностным обязанностям не знает и не может знать о режиме рабочего дня опоздавшего, нерационально. Таких лиц можно привлекать только в качестве свидетелей.

Обычно акт об опоздании на работу составляет представитель кадровой службы, то есть ответственное лицо за ведение табельного учета. Главное, чтобы свидетелей, которые подтвердят факт отсутствия работника на рабочем месте, не было меньше 2-х человек.

Что дальше?

Возникает логичный вопрос о том, что делать дальше после того, как составлен акт об опоздании на работу (образец в тексте). Этот документ в сопровождении служебной или докладной записки направляется руководству предприятия. Именно директор должен принять решение, опираясь на представленные факты. Это может быть устное предупреждение или дисциплинарное взыскание. Естественно, если факт опоздания уже подтверждается не один раз, то скорее всего, будет принято решение об увольнении нерадивого сотрудника.

На протяжении трех дней с момента составления акта директор должен вынести решение, с текстом которого знакомят работника под подпись.

После издания приказа и как только сотрудник с ним ознакомится - документ (копия приказа) вместе с актом вкладываются в личное дело работника. Все это хранится в архиве до того момента, пока не истек срок трудового договора.

Обязательные реквизиты акта

Работодатель всегда должен помнить о том, что сотрудник имеет право на опротестование принятого решения администрацией предприятия. Акт об опоздании работника на работу должен содержать реквизиты, на которые в обязательном порядке обратит внимание судья, а именно:

• ФИО и должность провинившегося, свидетелей и лица, составляющего акт;
• дату и место составления, включая время составления;
• период, который считается временем прогула.

В тексте документа не должно присутствовать формулировки «отсутствовал по неуважительным причинам». На самом деле у сотрудника есть целых 48 часов, чтобы предоставить информацию о том, почему его не было на рабочем месте, возможно, у него действительно сломалась машина, но полиция сразу не дала ему акт фиксации ДТП. Право на представление оправдательных документов закреплено за сотрудником в статье 193 ТК. Проще говоря, акт является всего лишь фиксацией факта отсутствия сотрудника в определенный промежуток времени, не более.

В большинстве случаев работодатель составляет такие акты с профилактической целью, чтобы показать работнику, что администрация небезразлична к нарушениям и готова с ними бороться. Ведь достаточно редко такие конфликты заканчиваются увольнением.