Формирование личного дела: особенности оформления, порядок ведения, сроки хранения

• 22 Сентября, 2018
• Законодательство
• Марина Лобачева

Каждая компания должна вести разные документы своих сотрудников, которые далее сохраняются в личном деле. Это в значительной мере облегчает задачу работодателя при осуществлении управления коллективом. Документы содержат личную информацию о человеке, о дате приема на работу, а также включаются бумаги о разных награждениях, переводах или увольнении. При наличии досье не составит труда охарактеризовать деятельность конкретной персоны в компании. Формирование личного дела начинается с момента принятия гражданина в определенную организацию. Процедура ведения осуществляется работниками кадровой или бухгалтерской службы фирмы.

Понятие документации

Личное дело представлено комплексом разных документов, имеющих отношение к конкретному сотруднику. Нередко его путают с трудовой книжкой, хотя эти бумаги имеют значительные отличия. Первая содержит исключительно информацию о местах работы человека.

Личное дело постоянно дополняется разными бумагами по мере работы гражданина в компании.

На кого составляется?

Формирование личного дела осуществляется в отношении всех людей, которые заняты на государственной гражданской службе. Данное постановление обусловлено требованиями законодательства.

Каждый руководитель компании может закрепить необходимость формирования личного дела сотрудников в локальных нормативных актах. Это приводит к тому, что работники кадровой службы заводят документацию на основных работников предприятия. К ним относятся руководители, специалисты, материально ответственные лица или персоны, обладающие перспективой для продвижения по карьерной лестнице.

Информация из личного дела может потребоваться в разных ситуациях, поэтому рекомендуется каждому работодателю составлять такие документы.

Кто допускается до изучения документации?

Формирование личного дела работника должно осуществляться специальными лицами, наделенными соответствующими полномочиями приказом руководителя фирмы. Только он вносит в досье разные сведения, после чего сдает в архив при необходимости.

Назначается ответственное лицо только приказом руководства. Обычно выбирается для этого работник бухгалтерии или кадровой службы. Если по каким-либо причинам произойдет утечка информации, то к ответственности будет привлечен именно этот сотрудник. Для предотвращения таких ситуаций, рекомендуется хранить личные дела в специальных помещениях или сейфах, чтобы ограничить доступ к ним других членов компании.

Ответственное лицо ежегодно должно знакомить работников с их документацией.

Может ли передаваться документация правоохранительным органам?

Формирование личного дела не является обязательной процедурой для многих коммерческих организаций, поэтому нередко данные о деятельности работников не фиксируются. Но если в фирме имеется такая документация, то она может запрашиваться представителями правоохранительных органов.

Чтобы передать бумаги, требуется наличие официального запроса.

Правила оформления

Порядок формирования и хранения личных дел может отличаться в разных организациях. Это обусловлено тем, что такие особенности разрабатываются отдельно каждой компанией, после чего нужная информация закрепляется во внутренних нормативных актах. Процедура формирования личного дела сотрудника отличается следующими нюансами:

• открывается данный документ с момента принятия гражданина на работу в компанию;
• закрывается только после его увольнения;
• отдельно для каждого сотрудника берется скоросшиватель или файл;
• обычно не используются оригиналы разных документов, поэтому применяются только копии, чтобы не возникла ситуация, когда потеряется подлинник, восстановить который затруднительно;
• прикладывается только один экземпляр любой официальной бумаги;
• не содержатся совместно документы временного и постоянного хранения;
• по толщине папка не должна превышать 4 см;
• вместе с документами хранятся и приложения к ним.

Все личные дела в фирме должны составляться одинаково. Дополнительно рекомендуется вести специальный журнал. В нем учитываются все такие дела, что позволит предотвратить утерю документации.

Необходимые сведения

Порядок формирования личного дела работника подразумевает некоторые стандарты при составлении и внесении разных документов. При этом учитываются следующие требования:

• на обложке обязательно указывается Ф. И. О. сотрудника, а также приводится дата, когда он был принят на работу в компанию;
• если не разделяются документы по отдельным папкам, то они складываются в одном скоросшивателе в алфавитном порядке;
• не разрешается, чтобы количество страниц превышало 250 шт.;
• на каждой папке ставится учетный номер конкретного дела.

Допускается вносить некоторые изменения руководителем компании. Для этого изначально разрабатывается специальное положение о формировании личных дел. В этом документе указывается, как составляется досье, как правильно оформляется, а также какие в него включаются бумаги. Положение утверждается приказом руководителя, после чего ответственное лицо должно ориентироваться на его содержание.

Важные документы

При формировании личного дела работника важно прикреплять к нему все необходимые бумаги. На законодательном уровне не регламентируется точный состав, так как основные требования касаются только государственных служащих. Поэтому каждая фирма может самостоятельно разрабатывать список документов. Руководитель организации решает, какие бумаги обязательно включаются в дела, а какие могут не фиксироваться.

Наиболее часто при формировании и ведении личных дел применяются следующие документы:

• копия паспорта, причем не только первой страницы, но и других, где содержится информация о прописке и семейном положении;
• справка о наличии или отсутствии судимости;
• копии документов об образовании, к которым относится диплом, подтверждения о прохождении разных курсов, сертификаты о повышении квалификации или другие аналогичные бумаги;
• заявление, на основании которого гражданин был принят на работу в компанию;
• копия СНИЛСа;
• если работник является мужчиной, то дополнительно необходима копия военного билета;
• составленное работником резюме;
• копия ИНН;
• медицинская справка, если для работы в компании требуется предварительно проходить медосмотр или профессиональный осмотр;
• копия трудового договора, подписанного с наемным специалистом;
• фотографии сотрудника, причем важно, чтобы они систематически обновлялись;
• копия трудовой книжки, в которой содержится информация о том, где ранее работал гражданин;
• материалы, имеющие отношение к проведенной аттестации, если в компании выполняется данная процедура;
• опись дела.

В каждой компании вышеперечисленный перечень может изменяться или дополняться другой документацией. Здесь учитывается, в каком направлении деятельности работает фирма, а также какая используется кадровая политика.

Все документы располагаются в алфавитном порядке или хронологическом. Законодательством запрещается включать в дело информацию, имеющую отношение к личной жизни гражданина, если отсутствует его письменное согласие на это.

Ведение документации

Формирование и хранение личного дела любого сотрудника – это специфический процесс, индивидуальный для каждого предприятия. Процедура составления и внесения разных документов обычно закрепляется во внутренних нормативных актах фирмы. Порядок формирования личного дела заключается в выполнении следующих действий:

• В специальные разделы дела вносятся нужные сведения о работнике.
• Сразу вкладывается в папку заявление, на основании которого был устроен гражданин в компанию, а также копии его личных документов.
• Далее вносится копия трудового договора, составленного с руководителем предприятия.
• После этого разные бумаги включаются в папку только при возникновении соответствующей необходимости.
• Если требуется изучить какую-либо документацию, то выполнятся процесс на основании официального запроса и с разрешения руководителя фирмы.
• Нередко некоторые документы теряют свою юридическую силу, поэтому они изымаются и уничтожаются.
• Периодически руководитель компании может проводить проверку личных дел, чтобы убедиться в сохранности важных бумаг.
• Если увольняется сотрудник компании, то его личное дело переносится в архив, где хранится на протяжении 75 лет, так как именно такой срок устанавливается для документов, содержащих личную информацию о любом гражданине.

Нередко возникает ситуация, когда меняются сведения о каком-либо человеке. Например, гражданин может заключить брак или расторгнуть официальные супружеские отношения. В этом случае он должен принести в кадровую службу соответствующие подтверждающие документы. На основании этих бумаг вносятся необходимые изменения в личное дело работника. Порядок формирования и состав данного дела определяется исключительно руководством компании.

Требуются ли от работников подлинники?

Чтобы сформировать личное дело, необходимо вкладывать в специальную папку копии официальных документов. Поэтому они могут требоваться от сотрудника компании. Если уже в процессе работы гражданин меняет фамилию или место прописки, то должны выполняться следующие действия:

• в письменном виде руководитель оповещается об изменениях;
• сотрудник кадровой службы ставит соответствующую отметку в личной карточке работника;
• запрашиваются подтверждения изменений;
• работник передает ответственному лицу свидетельство о заключении брака, новый паспорт или иные документы;
• делается копия полученной документации, после чего она прикрепляется к личному делу специалиста.

Хотя порядок формирования и ведения личного дела закрепляется индивидуально в каждой фирме, работники все равно должны подчиняться требованиям руководителя. Если они откажутся передавать подлинники документов для создания копии, то они могут привлекаться к ответственности в рамках сведений, содержащихся в трудовом договоре и нормативных актах фирмы.

Любые данные могут вноситься исключительно на основании официальных заверенных бумаг, полученных от работников компании.

Правила внесения записей

При формировании личного дела работника ответственное лицо должно учитывать следующие правила:

• все записи делаются исключительно черной, синей или фиолетовой пастой;
• не допускается наличие помарок или исправлений;
• при необходимости каждая запись заверяется, для чего ставится подпись ответственного лица и печать компании;
• все листы обязательно подшиваются и нумеруются;
• их количество отражается при составлении внутренней описи;
• основным назначением письменных записей выступает фиксация документации, хранящейся в компании больше 10 лет.

Правильно составленное дело хранится в кадровой службе фирмы. После увольнения наемного специалиста, оно передается на хранение в архив. Для этого важно заранее его подготовить, для чего все листы нумеруются и вносятся в специальную опись.

Правила ведения журнала регистрации

Важно не только разработать правильный порядок формирования личного дела сотрудника, но и зафиксировать правила составления журнала регистрации. В нем фиксируются все бумаги, вносимые в дело, что упрощает процесс получения нужной информации о сотруднике фирмы.

Журнал не обладает строго определенной формой, поэтому она разрабатывается в каждой фирме отдельно. В нее включается несколько отдельных граф, каждая из которых имеет свое назначение. Наиболее часто для данного журнала применяются следующие графы:

• номер дела работника;
• дата приема гражданина на работу;
• личные данные о сотрудниках.

Содержание данного документа может значительно отличаться в разных компаниях. Как только происходит увольнение работника, то закрывается личное дело. После этого в журнале ставится необходимая отметка. Дополнительно включаются часто графы, предназначенные для других сведений или внесения примечаний. Образец журнала можно изучить ниже.

Можно ли вести в электронном виде?

Многие современные компании стараются пользоваться онлайн-средствами для ведения многочисленных информационных бумаг. Это значительно упрощает работу кадровиков за счет снижения документооборота, поэтому нередко формирование, ведение и хранение личных дел осуществляется в электронном виде.

По закону не имеется каких-либо ограничений на использование технических средств в процессе ведения личных дел сотрудников. В бумажном виде документация применяется обычно только для перестраховки.

Использование электронных личных дел считается удобным для каждого сотрудника отдела кадров. Для нахождения нужной информации или бумаги не требуется перебирать многочисленные документы, поэтому для поиска сведений не придется тратить много времени и усилий.

Не все документы могут храниться в фирме в электронном виде. Например, трудовая книжка должна находиться у работодателя исключительно в бумажном экземпляре. Это обусловлено тем, что если ставится подпись сотрудника на бумаге, то ее придется хранить в такой же форме.

Выдается ли дело работнику?

Личное дело составляется исключительно по инициативе работодателя, если работа в фирме не связана с гражданской службой. Поэтому сотрудник не имеет права потребовать этот документ, но может ознакомиться с его содержанием. Так он проверит, подшиты ли в папку все необходимые бумаги. Процедура выполняется непосредственно в отделе кадров, а также в присутствии ответственного лица.

Сотрудник кадровой службы должен зафиксировать, что конкретный наемный специалист обращался для изучения своего дела. Во время работы с этим документом не допускается вносить какие-либо исправления, забирать бумаги или вовсе оставлять пометки. Любые корректировки вносятся исключительно непосредственным ответственным лицом.

После возвращения личного дела, назначенный сотрудник должен убедиться, что все документы остались на месте, а также в них не были внесены какие-либо правки. Если не соблюдаются работником данные требования, то он может привлекаться работодателем к ответственности.

Что делать с делами уволенных работников?

При увольнении сотрудника выполняется закрытие его личного дела. Далее все документы извлекаются из специально созданной для этого папки. Они прошиваются, а также формируется итоговая опись. Обязательно составляется специальный лист-заверитель, в котором содержится информация о том, какое количество листов было пронумеровано и прошито. В нем прописывается, имеются ли какие-либо поврежденные бумаги.

Лист-заверитель наклеивается на дело изнутри, а также на этом документе ставится подпись ответственного сотрудника кадровой службы. После выполнения всех необходимых процессов, досье отправляется в архив. Так как бумаги содержат личную информацию о сотруднике, то они должны храниться не меньше 75 лет в архиве.

Работник при увольнении из компании может потребовать от руководителя получения копии разных документов. Отказ является необоснованным, так как в любом случае данные бумаги имеют отношение к деятельности специалиста.

Заключение

Формирование личного дела является обязательным процессом только при условии, если человек трудится на гражданской службе. В остальных ситуациях составление этого документа выступает собственной инициативой руководителя компании.

В личное дело каждого наемного специалиста включаются многочисленные документы, имеющие отношение к работе гражданина в компании. Важно прикреплять только копии, обладающие достоверной информацией. Ведением занимается ответственное лицо в компании, назначенное на основании специального приказа. Дело не может передаваться работнику, поэтому он имеет право только изучить его содержимое. При увольнении сотрудника из компании передается документация на хранение в архив.