Правила написания заявления: оформление, шапка и другие нюансы

• 18 Февраля, 2024
• Законодательство
• Лилия Шевчук

Заявление нужно каждому - для приема на работу или увольнения, решения бытовых и юридических вопросов. Но не все знают, как правильно его оформить. Давайте разберем основные правила: из каких частей состоит, какие данные указывать, какие ошибки лучше избегать. Это поможет сделать любое ваше заявление убедительным и результативным.

В этой статье подробно разбираются правила написания заявления - обязательные реквизиты, типичные ошибки, особенности электронного документа. Рассматриваются виды заявлений в зависимости от адресата – в организацию, госорганы, суд. Даются четкие инструкции по заполнению бланка: указание получателя, формулировка обращения, аргументация. Приведены практические советы и готовые образцы.

1. Что такое заявление и зачем оно нужно

Заявление - это официальное письменное обращение, содержащее какую-либо просьбу или уведомление. С помощью заявлений граждане и организации решают различные вопросы.

Заявления помогают закрепить решения по кадровым вопросам, вернуть деньги за некачественные товары и услуги, зарегистрировать бизнес.

Основные преимущества оформления отношений через заявления:

• позволяет избежать словесных недоразумений;
• служит доказательством намерений сторон;
• дает возможность отследить исполнение решений.

2. Виды заявлений

Существует множество разновидностей заявлений. Их можно классифицировать по адресату.

В организацию

Это наиболее распространенный тип. Подают по разным кадровым и организационным вопросам:

• на работу;
• об увольнении;
• о предоставлении отпуска;
• о выдаче справки;
• о замене некачественного товара и др.

В контролирующие органы

Такие заявления нужны для регистрации и ведения бизнеса, уплаты налогов:

• в налоговую инспекцию;
• пенсионный фонд;
• фонд социального страхования.

Правила написания заявления могут быть разными для каждого контролирующего органа.

В правоохранительные органы

Граждане пишут заявления в полицию, прокуратуру, следственный комитет при необходимости заявить о преступлении, нарушении своих прав, пропаже документов.

В суд

Через суд граждане отстаивают свои интересы - подают иски и жалобы. Для этого используют специальные формы заявлений.

3. Структура заявления

Любое заявление включает в себя несколько обязательных элементов.

Реквизиты

Это учетные данные документа:

• адресат;
• дата;
• регистрационный номер;
• ссылка на предыдущие обращения.

Шапка

Здесь указывается вид документа и стороны - кто подает и кому адресовано:

Заявление можно оформить как предложение с точкой в конце или без точки.

Основная часть

Здесь формулируется обращение, просьба, уведомление. Можно давать развернутые объяснения и ссылаться на документы.

Заключение

В конце ставятся подпись автора документа и дата.

При необходимости прикладывают дополнительные материалы - справки, отчеты, фотографии.

Как правильно оформить заявление?

Существуют общие правила оформления заявлений, установленные гостом.

Требования к шрифту и абзацам

• Шрифт Time New Roman или Arial, размер 12-14;
• Межстрочный интервал 1-1,5;
• Абзацный отступ 1,25 см;
• Выравнивание текста по ширине.

Оформление реквизитов

Данные об организации и авторе размещают в правом верхнем углу. Дату ставят справа внизу. Размер реквизитов не должен занимать более трети листа А4.

Подпись автора располагают напротив даты в правой или левой части документа.

4. Пошаговая инструкция заполнения заявления

Правила написания заявления включают последовательность конкретных действий.

Подготовка бланка

Если нет типовой формы, можно взять лист формата А4 и разместить реквизиты - данные об адресате и авторе.

Указание адресата

В правом верхнем углу нужно написать, кому конкретно адресован документ - должность, ФИО, организация.

Данные заявителя

Под адресатом указывают, от кого исходит - ФИО физлица или реквизиты организации.

Формулировка обращения

В самом заявлении четко пишут, чего хотят добиться: прием на работу, компенсация ущерба, отсрочка платежа.

Ссылки на документы

Можно опереться на законы, нормативы, предыдущие заявления - указать их реквизиты.

Подпись и дата

В конце заявления нужно поставить подпись автора и дату составления.

Приложения

По мере необходимости прилагают дополнительные документы - описания, фотографии, справки.

5. Типичные ошибки в заявлениях

Даже при соблюдении всех правил в заявлениях встречаются типовые огрехи.

Неправильное указание адресата

Не указано, кому конкретно направлено обращение или адресат не тот.

Отсутствие реквизитов

Не хватает даты, регистрационного номера, данных об авторе.

Некорректная формулировка

Нечетко сформулирована просьба, непонятно, чего хотят добиться.

Нехватка аргументации

Нет ссылок на законы, предписания, нормативы.

Правила написания заявления предполагают грамотную аргументацию.

6. Заявление на работу

Такое заявление пишут при приеме на работу. Указывают желаемую должность, дату, когда готовы приступить.

Пример формулировки

Прошу принять меня на должность менеджера по продажам с 10 августа 2023 года.

Типичные ошибки

• неверно указано название должности или организации;
• отсутствуют паспортные данные;
• нет согласия на обработку персональных данных.

"правила написания заявления о приеме на работу" регулируются Трудовым кодексом.

7. Электронное заявление

Сейчас многие обращения можно подавать онлайн - это удобно и быстро.

Подача через портал Госуслуг

Там можно оформить самые разные заявления - например, на получение загранпаспорта или водительских прав.

ЭЦП

Для электронного документооборота используют электронно-цифровую подпись.

Она заменяет собственноручную подпись в бумажных заявлениях.

8. Заявление об увольнении

Если сотрудник уходит по собственному желанию, ему нужно написать заявление об увольнении.

Сроки подачи

Подать за 2 недели до желаемой даты увольнения согласно ТК РФ.

Формулировки причин

Можно указать личные обстоятельства, переезд в другой город, желание сменить сферу деятельности.

Нюансы в зависимости от основания

Если увольнение по соглашению сторон, в заявлении нужно это отразить.

"правила написания заявления по собственному желанию" предполагают указание причины.

9. Полезные советы

• Используйте проверенные образцы заявлений;
• Указывайте только проверенные факты;
• Пишите четко и лаконично.

Правила написания любого документа предполагают грамотность и внимательность.

Советы юристов

Юристы рекомендуют прилагать к заявлениям максимум подтверждающих документов.

Советы опытных людей

Лучше потратить время на правильное оформление заявления, чем потом переделывать.

10. Образцы заявлений

В качестве примеров можно использовать типовые бланки или заявления знакомых.

На работу

Указывают должность, дату, когда готовы приступить, паспортные данные.

В суд

Подробно описывают суть иска, требования, ссылки на законы.

В ЖЭК

Указывают проблему - аварию, поломку, жалобу на соседей.

11. Административное заявление

Такое заявление пишут для решения организационных и хозяйственных вопросов.

Примеры тем

• ремонт подъездной дороги;
• установка ограждений;
• выделение участка под строительство гаража.

Структура

Указывают вид заявления, личные данные, суть просьбы, дополнительные материалы.

Требования к тексту

Текст должен быть четким, лаконичным, грамотным. Нужно избегать общих фраз.

Правила написания административных заявлений зависят от конкретного региона.

12. Оформление по шаблону

Чтобы облегчить задачу, можно воспользоваться типовыми формами заявлений.

Где найти

Шаблоны есть на многих сайтах и в справочниках по делопроизводству.

Преимущества

• Не нужно придумывать формулировки;
• Все реквизиты прописаны;
• Меньше допускаешь ошибок.

Но все равно текст нужно адаптировать под свою ситуацию.

13. Заявление о предоставлении услуги

Такие заявления пишут в компании, предоставляющие услуги населению - ЖКХ, связь, транспорт и др.

Типичные темы

• Подключение интернета, телефона, телевидения;
• Установка счетчиков, розеток, выключателей;
• Подача воды, газа, электричества.

Требования к содержанию

Нужно максимально детально изложить суть заявки - адрес, тип работ, контактные данные.

"правила написания" зависят от вида услуги и исполнителя.

14. Заявление для миграционной службы

Такие заявления нужны для оформления документов:

• загранпаспорт;
• регистрация;
• гражданство.

Особенности

Требуются конкретные формулировки, ссылки на законы, приложения.

Соблюдение "правил написания " таких заявлений очень важно.

15. Заявление о выдаче доверенности

Доверенность позволяет передать часть своих полномочий другому лицу. Чтобы ее получить, требуется заявление.

Когда нужна

Когда вы хотите, чтобы кто-то действовал в ваших интересах - получил зарплату, оформил наследство, продал автомобиль.

Как оформляют заявление

Указывают паспортные данные доверителя и поверенного, объем передаваемых прав, сроки.

16. Рекомендации по составлению заявлений

• Используйте проверенные шаблоны
• Указывайте только проверенные данные
• Соблюдайте правила оформления документов

"написание заявления" может показаться непростой задачей, но при соблюдении рекомендаций процесс значительно упрощается.

17. Ошибки в содержании заявлений

Даже при соблюдении правил оформления в содержании встречаются типичные ошибки.

Неконкретность формулировок

Непонятно, чего хочет добиться автор заявления.

Отсутствие аргументации

Нет ссылок на документы, подтверждающие позицию автора.

Эмоциональные высказывания

Вместо объективного изложения фактов присутствует субъективная оценка.

Правила написания предполагают избежание подобных ошибок.

18. Заявление о внесении изменений

Подается для исправления или дополнения ранее поданных сведений.

Когда применяют

Например, при смене паспортных данных, места регистрации, номера счета.

Как составляют

Делают ссылку на предыдущее заявление и указывают, какие конкретно изменения нужны.

19. Заявление о предоставлении информации

Пишут, чтобы получить сведения от госорганов, организаций или частных лиц.

Какая информация

Различные справки, выписки, данные о состоянии расчетов, статистические данные.

Требования к содержанию

Нужно максимально точно сформулировать интересующий вопрос, указать за какой период или какого характера нужна информация.

ФПравила написания таких заявлений зависят от вида запрашиваемых данных.

20. Распространенные заблуждения

• Можно обойтись без соблюдения структуры и правил оформления;
• Заявление не нуждается в аргументации;
• Его не обязательно конкретизировать и уточнять.