Справка о состоянии расчетов: требования, особенности

В последнее время все чаще приходится сталкиваться с необходимостью предоставления справки о состоянии расчетов с бюджетом. Но не все знают, как правильно ее получить.

Что такое справка о состоянии расчетов и зачем она нужна

Справка о состоянии расчетов - это документ, выдаваемый налоговыми органами и содержащий информацию о наличии или отсутствии задолженности по налогам, сборам и иным обязательным платежам в бюджет.

Такая справка может понадобиться в следующих случаях:

  • Для подтверждения платежеспособности при получении кредита.
  • При участии в тендерах и госзакупках.
  • При открытии расчетного счета в банке.
  • Для подтверждения отсутствия долгов при продаже или покупке бизнеса.

В справке указываются:

  • Виды налогов и платежей.
  • Суммы начисленных и уплаченных налогов.
  • Размер имеющейся задолженности или переплаты.
  • Другие сведения о состоянии расчетов на определенную дату.

Существует несколько разновидностей справок о состоянии расчетов. Основные из них:

  • Справка по форме КНД 1160080 о сальдо единого налогового счета.
  • Справка об исполнении обязанности по уплате налогов и сборов (КНД 1120101).
  • Справка о задолженности участника закупок (КНД 1160009).

Какие требования предъявляются к справке о состоянии расчетов

К справкам о состоянии расчетов предъявляется ряд требований, как к реквизитам и форме документа, так и к процедуре его получения.

В частности, в справке должны быть указаны:

  • Наименование налогового органа.
  • Наименование и ИНН налогоплательщика.
  • Дата, по состоянию на которую предоставлены сведения.

Справка о состоянии расчетов должна иметь унифицированную форму, утвержденную ФНС России, а также содержать подпись уполномоченного лица и печать налогового органа.

С 2023 года в связи с переходом на единый налоговый счет введены новые формы справок. В частности, больше не выдается традиционная справка ф. 39-1 о состоянии расчетов. Вместо нее с 1 января 2023 года выдаются:

  • Справка о сальдо единого налогового счета (КНД 1160082).
  • Справка об исполнении обязанности по налогам и сборам (КНД 1120101).
Женщина в очках читает документ за столом

Где и как можно получить справку о состоянии расчетов

Справку о состоянии расчетов можно получить в налоговой инспекции по месту постановки на учет.

Для этого нужно подать:

  • Заявление о выдаче справки установленной формы.
  • Документ, удостоверяющий личность.
  • Доверенность представителя, если справку получает не сам налогоплательщик.

Справку можно получить как на бумажном носителе, так и в электронном виде:

  • Лично или через представителя в налоговой инспекции.
  • По почте, если указать это в заявлении.
  • Через личный кабинет на сайте ФНС (для физлиц и организаций).

Максимальный срок получения справки о состоянии расчетов составляет 5 рабочих дней, а в электронном виде - до 4 часов после подачи запроса.

Для индивидуальных предпринимателей и организаций предусмотрены некоторые особенности получения справок. В частности, они могут направлять запрос о предоставлении справки в электронном виде только при наличии квалифицированной электронной подписи.

Какие документы нужны для получения справки о состоянии расчетов

Для получения справки о состоянии расчетов в налоговую инспекцию необходимо представить следующие документы:

  1. Заявление о предоставлении справки установленной формы в 2 экземплярах.
  2. Документ, удостоверяющий личность заявителя (паспорт).
  3. Доверенность представителя с указанием полномочий на получение справки (если справку получает не сам налогоплательщик, а его представитель). Доверенность на получение справки может быть удостоверена нотариально или оформлена в простой письменной форме и подписана руководителем организации.

Рекомендуется заранее уточнить в конкретной инспекции ФНС, какие дополнительные документы могут потребоваться.

При подаче заявления важно указать корректные реквизиты организации и проверить правильность заполнения всех граф.

При направлении запроса по почте, рекомендуется отправлять документы заказным письмом с уведомлением, чтобы иметь подтверждение доставки в налоговую.

Образец заполнения заявления на получение справки о состоянии расчетов

Заявление на получение справки о состоянии расчетов заполняется по утвержденной форме, приведенной ниже:

Наименование инспекции ИФНС России по Ленинскому району г. Волгограда
Наименование организации / ФИО ООО "Ромашка", Иванов Иван Иванович
ИНН 1234567891
Прошу выдать справку о (вид справки) состоянии расчетов по налогам, сборам и взносам

Далее в заявлении указываются:

  • Дата, по состоянию на которую необходима справка.
  • Способ получения справки (лично, по почте и т.д.).
  • Контактная информация заявителя.
  • Подпись и дата.

Рекомендуется заполнить заявление разборчиво, без исправлений и с обязательным указанием контактов для связи на случай уточнения или возникновения вопросов к запросу.

Срок действия справки о состоянии расчетов

В законодательстве не установлен срок действия справки о состоянии расчетов. Обычно он определяется организацией или лицом, которому предоставляется данный документ.

Например, банки при выдаче кредитов физическим лицам могут запрашивать справку с давностью не более 1 месяца. А для участия в госзакупках справка должна быть выдана не ранее чем за 30 дней до подачи заявки.

Ориентировочный срок действия справки о состоянии расчетов:

  • Для физических лиц - до 1 месяца.
  • Для организаций - до 3 месяцев.

Если по объективным причинам необходим срок более 3 месяцев, рекомендуется заранее уточнить это у запрашивающей стороны.

Основания для отказа в выдаче справки о состоянии расчетов

Налоговый орган может отказать в выдаче справки о состоянии расчетов в следующих случаях:

  • Если заявитель не является налогоплательщиком и не уполномочен им получать справку.
  • Если заявление подано с нарушением требований к его форме и реквизитам.
  • Если заявитель отказался предъявить документ, удостоверяющий личность.

Также в выдаче справки может быть отказано, если запрашиваемый налогоплательщик не состоит на учете в данном налоговом органе.

При получении отказа следует выяснить его причины и либо устранить нарушения, либо обжаловать решение в вышестоящем налоговом органе.

Здание налоговой инспекции и люди возле него

Как исправить ошибки в справке о состоянии расчетов

Если в полученной справке о состоянии расчетов вы обнаружили ошибки, их можно исправить следующими способами:

  1. Подать в ИФНС письменное заявление с указанием сути ошибки и просьбой о ее исправлении.
  2. Направить через личный кабинет налогоплательщика уведомление об ошибке в справке.
  3. Прийти лично в инспекцию ФНС и написать заявление об исправлении ошибки, указав свои паспортные данные.

Срок рассмотрения заявления об исправлении ошибки и выдачи уточненной справки - 5 рабочих дней.

Особенности электронных справок о состоянии расчетов

Электронные справки имеют тот же юридический статус, что и бумажные. Но есть некоторые отличия:

  • Не содержат фактической подписи и печати инспекции.
  • Предоставляются только при наличии ЭЦП у заявителя.
  • Выдаются в течение 4 часов после запроса через личный кабинет.

Такая оперативность - главное преимущество электронных справок о состоянии расчетов. Но учитывать особенности таких документов все равно важно.

Рекомендации по хранению справок о состоянии расчетов

Чтобы при необходимости справка всегда была под рукой, рекомендуется:

  • Сканировать полученную справку и сохранять электронную копию в облаке или на внешнем носителе.
  • Заверять второй экземпляр справки (если она выдавалась в 2 экз.) у нотариуса на хранение.
  • Хранить справку в отдельной папке вместе с другими важными документами организации.

Если справка получена через личный кабинет ФНС, то по умолчанию она сохраняется в разделе "Отчеты и справки".

Обжалование отказа в выдаче или исправлении справки о состоянии расчетов

Если инспекция необоснованно отказала вам в выдаче справки или исправлении ошибок в ней, такие действия можно обжаловать.

Для этого составляется жалоба, которая подается:

  • В вышестоящий налоговый орган на имя его руководителя.
  • В суд по месту нахождения инспекции ФНС.

В жалобе излагается суть претензий к решению инспекции и доводы, почему оно является неправомерным или необоснованным.

Ответственность за нарушения при получении и использовании справки о состоянии расчетов

За нарушение порядка получения и использования справки о состоянии расчетов законом предусмотрена административная и уголовная ответственность.

Например, представление поддельных документов для получения справки влечет наложение административного штрафа.

А использование заведомо подложной справки, например для получения кредита, может повлечь уголовное наказание вплоть до 5 лет лишения свободы.

Актуальные изменения порядка выдачи справок о состоянии расчетов

Следите за изменениями нормативных актов ФНС России, регулирующих порядок выдачи справок. Например, в 2023 году произошли существенные изменения в этой области в связи с введением новых форм отчетности.

Актуальную информацию можно найти в специальном разделе на сайте ФНС или получить при личном обращении в инспекцию.