Как принять на работу сотрудника: необходимые документы, порядок проведения процедуры, сроки

В большинстве случаев обойтись на предприятии без нанятого персонала невозможно. Для любого юридического лица и ИП очень важно знать, как правильно принимать на работу сотрудника, какие потребовать документы у соискателя и с какими локальными актами ознакомить человека.

Трудовой договор или гражданско-правовая сделка?

Основное отличие этих двух правоотношений в том, что при заключении трудового договора сотрудник принимается на постоянную работу, он должен соблюдать правила внутреннего трудового распорядка. Гражданско-правовой договор заключается на выполнение разовой работы, которая должна быть выполнена в четко определенный срок. Например, работа по ремонту офисной техники или ремонту помещения. Нанятый гражданин по ГПД не обязан соблюдать режим рабочего времени, подчиняться требованиям должностных инструкций. В последнем случае никакие записи в трудовую книжку не вносятся, приказ не составляется, а работник не пишет заявление о приеме на работу.

Однако у работников, которые вступили в правоотношения с работодателем, на основе трудового договора есть все права и льготы, предусмотренные трудовым законодательством: оплата листов нетрудоспособности, право на отпуск. За такого работника предприятие вносит взносы в Пенсионный и другие фонды, оплачивает медицинскую страховку.

Как правильно принять на работу и не попасть под штрафные санкции? Прежде всего, не следует путать ГПД и трудовой договор. Если отношения по ГПД будут иметь явные признаки трудового соглашения, то контролирующие органы наложат штрафные санкции на предприятие. Помимо этого, сам сотрудник сможет обратиться в суд и признать договор трудовым с последующим взысканием заработной платы за весь период сотрудничества с работодателем.

Какие потребуются документы

Как оформить на работу? Если соискатель прошел успешно собеседование, то работодатель должен запросить у него ряд документов, которые необходимо подать в отдел персонала:

паспорт;
ИНН;
трудовую книжку;
документы, подтверждающие образование;
СНИЛС.

Администрация предприятия вправе запрашивать иные документы и информацию, которые не противоречат действующему трудовому законодательству.

Оформление заявления

На сегодняшний день заявление о приеме на работу не является обязательным, все же рекомендуется, чтобы соискатель его написал.

Документ составляется по стандартной форме. В «шапке» документа прописываются реквизиты организации и Ф. И. О. директора предприятия, куда принимается соискатель. Затем прописывается название документа: «Заявление». В основной части документа излагается желание о приеме на работу, с какой даты подписывается трудовой договор, на какую должность претендует человек. В заключение ставится дата, подпись и Ф. И. О. составителя документа.

Заключение трудового договора

Как принять на работу сотрудника? Договор является основополагающим документом во взаимоотношениях между работодателем и сотрудником. В этом документе отображаются права и обязательства сторон, размер оклада, условия труда. Договор составляется в двух экземплярах (для каждой из сторон).

Существенные условия

Ни в коем случае положения заключаемого трудового договора не должны идти вразрез с действующим трудовым законодательством. Договор должен предусматривать следующие условия:

рабочее место;
должность;
дату начала работы и окончания (если это срочный договор);
размер оплаты труда, включая размер надбавок, премий и других компенсационных выплат;
режим рабочего времени;
условия, которые предоставляет работодатель для осуществления сотрудником своих трудовых функций;
если характер работы разъездной, то это условие отображается в документе;
гарантии, компенсации и социальные выплаты.

Если назначается испытательный срок, то в договоре это условие прописывается, указывается его длительность. Следует помнить, что для руководящего состава этот срок не может превышать 6 месяцев, для всех остальных сотрудников – 3 месяца.

Сопутствующие договоры и локальные документы

Как принять на работу сотрудника, с какими документами его ознакомить? Возможно, что на предприятии введено Положение о коммерческой тайне, в этом случае вновь принимаемого сотрудника необходимо ознакомить с этим документом под подпись или заключить с ним соответствующий договор. Если будущий работник подпадает под категорию материально ответственных лиц, то с ним заключается соответствующий договор.

К локальным нормативным документам, с которыми необходимо ознакомить сотрудника, относятся:

правила внутреннего трудового распорядка;
должностная инструкция;
правила соблюдения охраны труда и техники безопасности;
правила хранения и пользования персональными данными.

Со всеми этими документами работника необходимо обязательно ознакомить под подпись, а лист ознакомления вложить в его личное дело.

Издание приказа

Как принять на работу сотрудника, какой обязательно составить документ? Вся предстоящая процедура подписания договора и ознакомления с локальными документами позволяет работодателю издать приказ о приеме на работу. Формируется он на базе формы № Т-1. Издать этот приказ необходимо на протяжении 3-х дней с момента подписания договора.

Фактически в этом документе фиксируются основные пункты договора: должность, оклад, дата приема. С приказом необходимо ознакомить работника под подпись.

Запись в трудовую книжку

Как оформляют на работу, какие документы заполняют? В обязательном порядке на протяжении 5-ти дней с того момента, как новый сотрудник приступил к своим должностным обязанностям, в его трудовую книжку отдел персонала должен внести запись о приеме на работу.

Трудовые книжки до момента увольнения должны храниться у работодателя, в месте, к которому нет свободного доступа, в идеальном варианте – в сейфе.

После внесения записи трудовая книжка регистрируется в «Журнале учета движения трудовых книжек». Этот журнал хранится в отделе кадров или у лица, ответственного за их хранение и ведение. В момент увольнения, после внесения соответствующей записи в книжке, увольняющееся лицо должно расписаться в «Журнале», подтвердив тем самым, что оно получило обратно свой документ.

Личная карточка и личное дело

Как принять на работу сотрудника? Еще один типовой документ, который оформляется на каждого нового сотрудника – «Личная карточка работника» (форма Т-2). Это документ, который в обязательном порядке должен быть на предприятии, он заводится на каждого сотрудника. Карточка содержит персональную информацию о работнике, о его образовании, наличии военных обязанностей. В дальнейшем в карточку вносятся сведения об отпуске, изменении персональных данных, передвижении по служебной лестнице. Этот документ ведется на протяжении всего срока работы каждого сотрудника.

Личное дело – это пакет документов, где хранится форма Т-2, копия приказа о приеме и ксерокопии документов о личности сотрудника, образовании и так далее.

Может ли ИП принимать на работу сотрудников?

Любой ИП вправе нанимать сотрудников. Особых отличий в пакете документов, которые необходимо истребовать с принимаемого сотрудника к ИП и при приеме к юридическому лицу, нет. Когда принимается первый работник по трудовому договору, то ИП обязан стать на учет в ФСС в качестве работодателя. Сделать это необходимо на протяжении одного месяца с момента приема первого сотрудника. В дальнейшем при приеме на работу других сотрудников этого делать не нужно.

Сотрудник должен написать заявление, подписать трудовой договор. Вновь принятого работника необходимо ознакомить с инструкциями по технике безопасности, должностной инструкцией и другими локальными актами. Затем ИП издает приказ о приеме на работу, заводит личную карточку и вносит запись в трудовую книжку.

Может ли ИП принимать на работу сотрудников? Может, главное - не забывать после постановки на учет в ФСС уплачивать налоги за работника.

Внешнее совместительство

Не всегда существует необходимость в приеме на работу сотрудника с полным рабочим днем и на полную ставку. В этом случае принимаются специалисты по условиям совместительства. Соискатель на должность предоставляет в отдел кадров тот же пакет документов, который предоставлял по основному месту работы.

В ряде случаев, чтобы подстраховаться, работодатель может запросить дополнительные документы:

об условиях труда по основному месту работы, они не должны быть опасными и вредными;
если принимается водитель, то по основному месту работы он не должен занимать такую же должность;
если соискатель занимает руководящий пост по основному месту работы, то лучше запросить документ, подтверждающий согласие учредителей компании на работу по совместительству.

Как принять на работу сотрудника по совместительству и что делать, если соискатель не представил дополнительные документы? В этом случае сам человек может написать заявление, что он не имеет никаких ограничений для работы по совместительству.

Помните, что несовершеннолетних лиц нельзя принять на условиях совместительства. Работа с такими условиями не должна длиться более 20-ти часов на протяжении недели. Запись в трудовую книжку вносится только по желанию работника.

Срочный трудовой договор

Как принять на работу временного сотрудника? В этой ситуации работодатель имеет право на выбор: принять работника на условиях ГПД или по трудовому договору. Последний вариант лучше выбрать, если довольно сложно спрогнозировать, сколько потребуется времени для выполнения конкретно поставленной задачи.

Например, указываться может даже не точная дата окончания трудового договора, а определенное событие: «Договор действует на протяжении пребывания на больничном листе сотрудника… должность… Ф. И. О.». Перед окончанием срока действия срочного трудового договора сотрудник должен подать заявление об увольнении за 3 дня до наступления указанной даты. Если работник будет продолжать осуществлять трудовую деятельность, то договор автоматически переходит в бессрочное соглашение.

Как принять на работу сотрудника в ИП на определенный срок? Для ИП предусмотрены такие же правила, как и для юридических лиц.

Когда требуется медицинское обследование?

Трудовым законодательством предусмотрена определенная категория лиц, которые в обязательном порядке перед приемом на работу должны пройти медицинское обследование:

лица, не достигшие 21 года;
работники пищевой промышленности;
работники торговли в сфере общественного питания;
при трудоустройстве на работу с тяжелыми и вредными условиями труда

Эти лица должны проходить обследование каждый год.

Как принять иностранца?

Прежде всего, право на трудоустройство иностранного поданного у предприятия и предпринимателя возникает только после получения специального разрешения. Сам иностранец тоже может получить разрешение и трудоустроиться практически в любую организацию.

Не требуется никаких разрешений, если речь идет о переселенцах, студентах, лицах, которые временно или постоянно пребывают в пределах границ России и пр. Особой привилегией пользуются высококвалифицированные сотрудники, которым предложена заработная плата от 2-х миллионов рублей в год. Для трудоустройства им потребуется лишь приглашение работодателя.

При приеме на работу иностранец должен подтвердить работодателю законность пребывания в стране и при наличии разрешения на работу предоставить его.

Не нужно иметь разрешение работодателю на прием лица, которое прибыло в страну на условиях безвизового режима. Само же лицо должно получить патент на трудоустройство, дающий право на работу на протяжении 2-х лет, с возможностью дальнейшего продления.

Штрафы

Каждый работодатель должен помнить, что за уклонение от надлежащего оформления сотрудника предусмотрены довольно высокие штрафы. Для юридических лиц размер административных санкций за такое нарушение может достигать 100 тысяч рублей при минимальном размере штрафа в 50 тысяч рублей. Для ИП предусмотрены несколько пониженные санкции - от 5 до 10 тысяч рублей. На самого же руководителя предприятия может быть наложен штраф от 10 до 20 тысяч рублей.

Работа с вновь принятыми сотрудниками на условиях ГПД контролирующими органами будет проверяться с особой тщательностью. Если будут основания полагать, что за такой сделкой скрывают обыкновенные трудовые отношения, то предприятие или ИП также будут оштрафованы.