Как организовать концерт? Составление плана мероприятия, определение места проведения, расчет прибыли

• 12 Января, 2020
• Бизнес планы
• Дмитрий Авдеев

Благодаря опыту многих людей в шоу-бизнесе, даже непосвященный человек сможет достаточно быстро найти информацию о том, как организовать концерт. Но помимо алгоритма действий необходим еще и опыт. Его можно получить, организовывая небольшие мероприятия и постепенно увеличивая масштаб.

Важные качества

Одной информации о том, как организовать концерт, недостаточно для успешного проведения подобного мероприятия. Необходимо обладать определенными качествами, чтобы успешно завершить все этапы подготовки.

Для начала придется научиться договариваться. Этот навык необходим, поскольку нужно будет общаться с абсолютно разными людьми: музыкантами, их представителями, продюсерами, лицами, отвечающими за аренду помещения и т. д.

Комплексы, застенчивость и неуверенное поведение нужно оставить в стороне. При переговорах такие качества могут очень сильно мешать и оказывать ощутимое негативное влияние на конечный результат. Также важно быть стрессоустойчивым, поскольку придется принимать много решений и делать это быстро. При этом возможны форс-мажорные обстоятельства, которые могут выбить из колеи. Поэтому, разбираясь в том, как организовать концерт, важно учитывать необходимость работы над своими личностными качествами.

Базовые рекомендации

Успешный концерт – это результат грамотных действий. И в таком деле игнорирование, казалось бы, второстепенных вещей может значительно усложнить ситуацию. Чтобы избежать немалой доли сложностей, стоит учесть советы людей, которые имеют опыт в подобной индустрии. Вот что нужно делать:

1. Искать зрителей в социальных сетях. Именно там можно найти большую часть целевой аудитории и сообщить им о новом музыкальном проекте. Грамотное использование соцсетей позволяет подогреть интерес потенциальных зрителей и ощутимо повысить лояльность аудитории.
2. Зарегистрировать ИП. Нужно понимать, что организация концерта физическим лицом – это незаконно. Заниматься бизнесом без регистрации долго не получится, так что придется нанести визит в ФНС.
3. Понять свою целевую аудиторию. Можно знать, как организовать концерт на уровне схемы, но не понимать при этом публику, которую на такое событие позовут. Это означает, что при выборе группы или артиста ориентироваться нужно не на собственные музыкальные вкусы, а, прежде всего, учитывать, чего хочет ЦА. Узнать ожидания потенциальных зрителей помогут стриминговые сервисы и социальные сети. Там можно провести опросы, получить обратную связь в рамках конкретного города.
4. Составить четкий предельно детальный план расходов. Формируя смету мероприятия, в нее необходимо включить сумму, предназначенную для покрытия непредвиденных затрат. Важно понимать и тот факт, что организация ивента на последние оставшиеся средства – это плохая идея. Всегда остается вероятность, что концерт не окупится.
5. Подготовиться к многочисленным утомительным диалогам. Владельцы концертных площадок, специалисты, отвечающие за техническое обслуживание, музыканты, представители СМИ, менеджеры, все они будут требовать, расспрашивать и просить денег. Настрой на затяжной процесс постоянных переговоров поможет не сойти с дистанции из-за эмоциональной перегрузки.
6. Обсудить ключевые моменты и все детали, без исключения. Важно договориться о месте и дате проведения концерта. И также необходимо определиться с формой оплаты – фиксированный гонорар или процент с продажи билетов.
7. Соблюдать райдер. Чтобы отношения с артистами не испортились в самом начале, нужно ответственно отнестись к их требованиям относительно бытовой и технической стороны визита. Но с райдером желательно ознакомиться заранее, поскольку там могут быть очень необычные и трудновыполнимые пункты.
8. Сделать все для комфорта зрителей. Перед тем как организовать концерт, важно убедиться, что будут обеспечены все условия, необходимые для приятного времяпровождения людей, купивших билет. Речь идет о просторном помещении или площадке, хорошем звуке, удобном танцполе и гардеробе. И также стоит позаботиться о качественном разогреве зрителей перед выходом основных солистов.

Даже хорошо организованный концерт может дополниться форс-мажорными обстоятельствами. По этой причине нужно предвидеть возможные неприятности: опоздание музыкантов, проблемы с электричеством, поломку техники и др. Необходимо быть готовым к таким ситуациям.

Формат мероприятия

Перед тем как организовать концерт в своем городе, нужно определиться с ключевыми акцентами. В зависимости от формата меняются и особенности организации. Речь идет о таких мероприятиях:

• Сольный концерт. Одна звезда - все внимание ей.
• Сейшн. В этом случае выступает много групп, но нет соревновательного элемента.
• Сборный концерт. Здесь сохраняется структура сейшена, но присутствует ключевая звезда или группа, так называемый гвоздь программы.
• Фестиваль. При таком формате происходит соревнование различных групп с призовыми местами и званиями.

Если нет опыта, то лучше выбрать наиболее скромный вариант. Поскольку занявшись масштабным событием, можно просто не справиться с обилием организационных вопросов.

С каждым последующим проектом будет формироваться опыт, позволяющий в итоге успешно вести масштабные мероприятия.

Также в рамках скромного события легче составить качественную программу, от которой во многом зависит успех концерта. Этот принцип важно понимать людям, размышляющим над тем, как стать организатором концертов.

Каждый успешный проект ведет к повышению рейтинга и уровня узнаваемости в профессиональных кругах. Провалы оказывают обратное воздействие – организовать что-то вместе с серьезными людьми будет крайне сложно. По этой причине начинать лучше с приглашения одной звезды и качественной подготовки шоу.

Как выбирать группу

Планируя приглашение одного или нескольких коллективов, нужно понимать, что придется иметь дело с двумя важными элементами договора:

• Гонорар. Сколько денег нужно заплатить за выступление.
• Райдер. Особые требования, касающиеся быта и техники.

Думая над тем, как организовать концерт в своем городе, на эти два пункта нужно обращать внимание в первую очередь. Такой подход позволит в самом начале отсеять те группы, которые не подходят или недоступны из-за слишком высокой суммы гонорара. Этот принцип стоит применять и в процессе подбора артиста.

Также намного проще отбирать группы для выступления, понимая, как формируется их ценник. Речь идет о влиянии на гонорар уровня популярности:

1. Очень известны в широких кругах. Для таких коллективов является нормой собрать стадион. По этой причине их приезд будет стоить очень дорого, а райдер усложнит жизнь даже опытным организаторам. Но такие неудобства с лихвой компенсируются огромным количеством поклонников, которые придут послушать своих любимых исполнителей.
2. Широко популярны, но в узких кругах. В большинстве случаев, это группы, работающие за границами ПОП-музыки. В рамках своего направления они известны и постоянно собирают залы различного уровня. Такие коллективы более доступны, чем топовые исполнители и не наполняют райдер экзотическими пунктами.
3. Малоизвестны в широких кругах. Будут стоить меньше, чем первая категория, но больше, чем вторая. Райдеры в этом случае насыщены самыми разными требованиями.
4. Малоизвестны в узких кругах. Такие группы почти никто не знает, у них 1–2 выпущенных альбома и, может быть, отснят один клип. Они наиболее доступны, но отдача минимальная.

Получить хорошо организованный концерт артистов в городе при небольшом бюджете и скромном опыте возможно. Для этого нужно выбирать музыкантов из второй или четвертой категории. Тут уже все зависит от того, насколько ограничены средства.

В случае, когда планируется сейшн или какой-либо фест, есть смысл договариваться с самыми доступными артистами и коллективами.

Процесс переговоров

Когда коллектив или артист выбран, нужно начинать общение с их дирекцией. Именно эти люди занимаются переговорами.

Даже если удалось пообщаться лично с музыкантом, и он дал какие-то обещания относительно выступления, все равно необходимо выйти на связь с менеджером или директором. Без их участия решения относительно концертов не принимаются. Для контакта с дирекцией необходимо зайти на сайт группы или изучить диск артиста – там должны содержаться все необходимые данные.

В разговоре или переписке с представителем коллектива нужно представиться, указать город, в котором планируется проведение мероприятия, и объяснить, какой именно формат концерта был выбран.

Гонорар и дата

Первое, что нужно узнать — это стоимость выступления. По возможности ее желательно немного снизить. Для этого стоит предложить сделать несколько концертов с участием группы. Потом их выступления можно перепродать организаторам из соседних населенных пунктов.

Но такую схему лучше использовать, когда есть хотя бы базовый опыт. Если информация о том, как организовать концерт артиста в своем городе, применяется впервые, то лучше действовать без организации дополнительных мероприятий.

Когда вопрос с гонораром решен, нужно выбрать дату. И здесь важно убедиться, что в нужные числа группа свободна. Далее обсуждается райдер. На этом этапе важно задавать любые вопросы, имеющие отношения к требованиям артистов.

Оплата

Условия могут быть разными, есть группы, которые не выедут без наличия билетов в обе стороны и полной предоплаты. Некоторые коллективы готовы ехать при наличии 50 % оплаты гонорара. И также нужно быть готовым к разным формам расчета: наличные или перечисление средств.

С оплатой медлить не нужно, поскольку некоторые артисты не считают дату закрепленной, пока не получат платеж. Это означает, что в случае промедления они могут выбрать другого, более активного организатора. Также важно понимать, что до момента, когда группа получит деньги, начинать рекламную кампанию не стоит, поскольку дата может быть изменена.

Продвижение

Любой успешно организованный концерт – это результат не только грамотных переговоров, но и качественно проведенной рекламной кампании. Людей в городе нужно подготовить к тому, что к ним приедут звезды. Такую задачу можно выполнить при помощи:

• Промороликов и фотосессий. Эти материалы понадобятся для рекламы в местных СМИ и соцсетях.
• Пресс-релизов исполнителя и организаторов мероприятия.
• Рекламных баннеров.
• Посадочной страницы концерта. Думая над тем, как организовать концерт артиста, этому пункту нужно уделить достаточно внимания. Стильная понятная целевая страница (лендинг) может привлечь немалую часть целевой аудитории.
• Контекстной рекламы. Использование «Яндекс Директ» и Google AdWords при грамотных настройках дает хорошие результаты.

Как организовать благотворительный концерт

Цель такого мероприятия – сбор средства для конкретной группы людей. Это могут быть больные дети, ветераны, инвалиды и т. д. Поэтому изначально важно понять, кому именно будет направлена помощь.

Действовать самостоятельно необязательно. В любом городе есть благотворительные организации. К ним обязательно стоит обратиться за помощью в проведении концерта. Они подскажут, как лучше подать тему мероприятия и примут участие в составлении программы.

И также стоит потратить время на поиск спонсоров – такие люди и организации обязательно найдутся, если тематика концерта актуальна и уровень организации высокий. Что касается артистов и групп, то выбирать их нужно в зависимости от масштаба события.

Как организовать концерт в клубе

При отсутствии опыта лучше не затевать крупных мероприятий, поскольку ошибки будут стоить очень дорого. Для начала можно ограничиться масштабами клуба.

Помимо переговоров с группами и артистами, нужно уделить внимание самому помещению. Определяясь с тем, где организовать концерт, важно исключить варианты с дорогим ремонтом в туалете – зрители не всегда ведут себя аккуратно, а за причиненный ущерб претензии могут выставить организатору.

Также важно убедиться, что в клубе есть хороший танцпол, удобная сцена и оборудованная гримерка. Кресла лучше убрать в сторону от центральной площадки, поскольку их, скорее всего, повредят. К тому же они будут мешать.

Билетный оператор

Такие онлайн-сервисы берут процент за свои услуги. Определяется он в процессе заключения договора. Крупные операторы могут предложить также продажу билетов офлайн. В пакеты такого уровня часто входят услуги специалистов по продажам, рекламная поддержка, шлюзование с билетными системами и др. Крупные платформы часто предлагают интеграцию с системами аналитики и передачу данных в Google Аналитику и Яндекс Метрику.

Расходы

Имея четкое видение того, как будет выглядеть мероприятие, нужно определить все затраты. Это необходимо сделать для формирования бюджета концерта. Нужно посчитать, сколько денег уйдет на рекламные материалы (печать и расклейка афиш, сайт и др.), аренду помещения, оплату услуг людей, отвечающих за звук, гонорар группы.

Важно определить, на каких радиостанциях и каналах будет звучать анонс мероприятия и сколько эфирного времени это займет. Как часто в течение дня будут запускать реклама.

Необходимо учесть затраты на всех уровнях организации – от базовых, до самых мелких. Бюджет должен быть понятен и грамотно составлен. Все эти данные очень важны в процессе поиска спонсоров и переговоров с ними. На данной части подготовки основная задача – это продать внимание аудитории.

Итоги

Сделать концерт – это вполне выполнимая задача, даже при условии, что подобного опыта ранее не было. Если мероприятие запускается впервые, то не стоит гнаться за большим масштабом и созваниваться с дирекциями известных групп. Для начала можно поработать с исполнителями среднего уровня и получить необходимый опыт. Плюс возможные форс-мажорные обстоятельства будет преодолеть ощутимо проще.