Организация документооборота в бухгалтерском учете. Первичные бухгалтерские документы. Методы бухгалтерского учета
Бухгалтерский документооборот – последовательное выполнение процедур, связанных с документацией, начиная с момента образования и до отправки в архив либо уничтожения. Его главными элементами являются входящие, исходящие и внутренние файлы.
Ответственное лицо
Главным ответственным лицом за организацию документооборота в бухгалтерском учете является бухгалтер организации. К перечню его обязанностей относят формирование списка правил процесса, методик обработки данных, они реализуются в виде графика.
Налаживание порядка документооборота в бухгалтерском учете осуществляют так. В первую очередь формируют положение о бухгалтерской службе. Затем оформляют должностные инструкции для сотрудников, деятельность которых связана с документацией и документооборотом в бухгалтерском учете. После этого переходят к составлению соответствующего графика. Предпоследний этап – создание метода обработки сведений в бухгалтерском учете на предприятии. И в последнюю очередь занимаются разработкой номенклатуры дел и порядка хранения документации.
Этапы
Отдельно выделяют и этапы документооборота в бухгалтерском учете. В первую очередь составляют и оформляют документацию. На втором проверяют ее. Далее обрабатывают в бухгалтерии. А заканчивают документооборот в бухгалтерском учете хозяйственной деятельности сдачей документации в архивы.
Крайне важным моментом в данном процессе является график документооборота. Он является схемой работ с указанием тех, кто несет ответственность за них. Содержатся в нем и сроки, касающиеся документации. Поэтому в организации документооборота в бухгалтерском учете большое внимание уделяется составлению графика.
О документах
По сути, документооборот является оформлением первичных бухгалтерских документов, получение их от иных предприятий, учет и так далее. Помимо этого, в него включают учетные регистры, налоговые и бухгалтерские отчеты, график, хранение.
Вся документация, с которой работает бухгалтер, подразделяется на 2 разновидности – документы налогового учета и бухгалтерского. К последним относят первичные бухгалтерские документы, формы отчетности, регистры бухучета.
Формы отчетов выбираются с учетом факта того, относят ли предприятие к числу малых и осуществляется ли обязательный аудит.
Регистры являются списками процедур в определенной последовательности. Они в ведении бухгалтерского учета формируют отдельные группы (к примеру, ведомости, таблицы с отчетами). Юридическое лицо само занимается разработкой своих регистров. В ведении бухгалтерского учета отдают предпочтение как бумажным, так и электронным форматам регистров.
О первичных документах
Все проведенные организацией операции обязательно оформляются первичной документацией. По правилам бухгалтерского учета, при этом пользуются четко установленной формой. Но встречаются случаи, когда для ряда процедур не существует единой, установленной законом формы. В таких случаях юридическое лицо само ее устанавливает. Обязательные реквизиты для форм содержатся в ФЗ № 129.
В четко установленных формах допускается дополнение реквизитов, внесение новых граф, колонок. Но накладывается запрет на удаление строк. Для начала применения дополненных форм важно, чтобы их утверждал соответствующий приказ руководства, а также чтобы в учетной политике было обозначено соответствующее распоряжение.
Каждый первичный документ обязательно составляется в процессе осуществления процедуры либо по ее завершению. Ответственными за достоверность информации в первичном документе, за своевременное формирование являются те, кто подписал его.
Работники, которые обладают правом подписывать документацию, перечисляются в приказе руководства. Данный приказ обязательно согласуется с бухгалтером. Документация, связанная с перемещением денежных средств, всегда подписывается как руководством, так и бухгалтером.
Оформление первичных документов происходит и в бумажном, и в электронном формате. Последняя вариация осуществляется с выставлением электронных цифровых подписей. Особенности бухгалтерского учета состоят в том, что при составлении электронных документов нужно, чтобы предприятие само изготавливало их бумажные экземпляры.
При применении единой формы документации нужно ставить печати, если положение об этом имеется в инструкции. По крайней мере, форма должна обладать местом для печати, если она нужна. Если ее нет, налоговые органы выявят ненадлежащее оформление документов. И ими в расчет они взяты не будут. По этой причине важно учитывать все тонкости организации документооборота в бухгалтерском учете. Иначе не будет уменьшения налога на прибыль.
При использовании вручную разработанных форм важно следовать положениям № 129-ФЗ. Списки необходимых реквизитов не содержат печати. То есть без нее документация остается признанной вступившей в силу.
Об иностранных языках
Отдельные моменты организации документооборота в бухгалтерском учете касаются случаев, когда документация была составлена на иностранных языках. На такие случаи закон требует построчного перевода ее текста на русский язык. Это понадобится как для бухгалтерского, так и для налогового учета.
В самом тексте документации ничего не прописывается. Но к ней прикладывают составленные специалистами переводы. Нередко с этой целью привлекают сторонних сотрудников, но перевод могут осуществить и сами работники организации.
Предприятие оставляет за собой право на сохранение ряда слов на иностранном языке. Это касается случаев, когда речь идет о товарных знаках. К примеру, наименование фирмы.
В случаях, когда документация на иностранном языке оформлена по унифицированной форме, то хватает одного перевода на русский постоянных показателей. Далее переводятся лишь те положения, которые изменились.
Об ошибках
Если при составлении первичной документации была допущена ошибка, исправляют ее четко установленным путем. Допускается зачеркнуть ее и сверху написать правильные данные. Зачеркиваются ошибки одной чертой, таким образом, чтобы оставалось возможным прочтение написанного изначально. Каждое исправление подтверждают подписи тех, кто расписался в оригинале. Всегда указывается дата, когда исправление было осуществлено.
Отдельные методы бухгалтерского учета применяются в отношении ошибок в регистрах. Их исправление осуществляется с созданием бухгалтерских справок. В такой документации обязательно обосновывают исправление. Далее заверяет его, подписывая, лицо, которое внесло исправление. Также прописывается дата осуществления данной процедуры. Перечисленные правила устанавливает ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» в последней редакции.
О графике
Главнейшая задача бухгалтера – организовывать и контролировать процесс документооборота. При этом он применяет график и номенклатуру дел. Это самые значимые методы бухгалтерского учета в данной сфере.
В графике документооборота прописывается перемещение первичных документов на предприятии. Не существует единой, установленной законом формы для графиков. Разрабатывает ее лично бухгалтер. В обязательном порядке в нем прописываются этапы формирования каждого документа со сроками данных процессов, взаимосвязи ответственных лиц.
График формируют в виде схем либо списков. Хотя закон не установил четких регламентаций в отношении данного метода, все же примерную форму данной документации он представил в Положении Минфина СССР № 105.
На предприятиях, документооборот которых характеризуется малыми объемами, все сводится к формированию памяток для работников. Для каждого в подробностях расписывается, оформлением какой документации он занимается.
Контроль следования графику осуществляет главный бухгалтер. Работники организации в обязательном порядке знакомятся с данным документом и выписками из него. Каждое требование главного бухгалтера всегда выполняется работниками предприятия. Если кто-то нарушает данное положение, в отношении него применяют соответствующие санкции. Ряд юридических лиц указывает среди условий для получения премии выполнение требований, связанных с оформлением документации.
Как только она обрабатывается, занимаются обеспечением ее сохранности и передачей в архив. Сведения о данных процедурах четко расписаны в соответствующих рекомендациях. Если первичная документация отсутствует, наступает административная ответственность.
Следующим методом организации хранения документов считается номенклатура дел. Она является многозадачной. Так, она выступает в роли организатора документации, классификатора и справочника. Она включает сведения о месте хранения документации, сроках. Она распределяет исполненные документы по делам, систематизирует их, закрепляет их индексы, устанавливает сроки хранения. Всего выделяют 3 разновидности номенклатуры – типовую, примерную и индивидуальную.
В первой указывается состав каждого дела. Это нормативная документация. На примерную ее разновидность возложена задача по установке примерного состава дел, указанию индексов. Характер ее – рекомендательный. Два данных вида номенклатуры применяют в формировании индивидуальной номенклатуры дел.
Последняя является систематизированным списком заголовков дел, которые предполагается завести в ходе деятельности предприятия с перечислением срока хранения.
Разрабатывается индивидуальная номенклатура в последних кварталах года, а завершается данный процесс к декабрю. С января она начинает действовать. К ней всегда предъявляется ряд требований.
В их числе требования по охвату всей документации, полученной предприятием на протяжении года, также формулирование заголовка для каждого дела должно быть четким, в нем обязательно отражается смысл документации. Помимо этого, обязательно должна быть проведена систематизация дел в разделах. Делают это, учитывая важность и срок хранения дел.
В бюджетных организациях
Своим рядом особенностей обладает бухгалтерский учет в бюджетных организациях. Так, к ним относят тот факт, что учет реализуется в контексте статей бюджетной классификации, также сюда причисляют контроль над исполнением сметы доходов и трат, выделение в учете кассовых и фактических трат, нюансы учета, связанные с отраслью. Также в бухгалтерском учете в бюджетных организациях переходят на казначейскую систему исполнения бюджетов.
Об учетных регистрах
Закон о бухгалтерском учете подчеркнул, что каждое предприятие обязуется заниматься ведением бухучета собственности, операций с помощью двойных записей на счетах бухгалтерского учета. Для чайников это можно объяснить так. Счета являются методами согласованного отражения и группирования собственности по размещению и составу, источникам ее получения, по однородным признакам, которые выражаются в натуральном, трудовом и финансовом показателях.
Данное определение отличается официальностью и сложностью. Проще говоря, счета являются таблицами с двумя столбцами – дебетом и кредитом. В ней отражаются все процедуры, проведенные в организации.
В левой стороне прописываются все без исключения поступления на счета юридического лица, а на правой – расходы. Данные в таблице отражаются в денежном выражении.
В любом юридическом лице ежедневно осуществляют великое множество процедур – на его счет начисляются новые средства, часть из них выбывает, выплачиваются заработные платы, налоги и подлежит оплате множество иных счетов. Все процедуры делят по общему признаку. Каждую группу относят к соответствующему счету.
К примеру, все операции по учету материальных ценностей относят к счету 10. Каждое действие, связанное с наличными денежными средствами – к счету 50, и так далее. В общей совокупности в бухгалтерском учете выделяют десятки разновидностей счетов.
Те, кто только начинают осваивать бухгалтерский учет, думают, что план счетов – невероятно сложная для понимания и реализации вещь. Однако данная документация крайне полезна. План счетов не заучивают наизусть. В каждом юридическом лице применяется лишь отдельный перечень нужных счетов, большинство счетов бухгалтерами попросту не используется.
На конкретном примере выражает это так. Начинается месяц, и организация принимается за ведение бухгалтерского учета нового периода. Открывают новую таблицу. В начало ее вписывается остаток - сальдо с прошлого месяца. Оно может быть дебетовым или кредитовым.
Далее в течение полного месяца отражают каждую проведенную хозяйственную операцию. Так, если у предприятия, ведущего счет 51 "Расчетный расчет", к концу прошлого месяца осталось на счету 10000 рублей, то именно эту сумму вносят в таблицу на начало нового периода. Время идет, юридическое лицо осуществляет множество денежных операций, баланс по счету постоянно меняется, каждое малейшее изменение фиксируют в таблице.
Обязательно в конце отчетного периода (месяца) занимаются подсчетом оборотов, складывая значения каждого из столбцов. А затем осуществляют подсчет конечного сальдо, складывая все числа столбца дебета и вычитая из получившейся суммы общее значение столбца кредита.
В случаях, когда сумма получилась положительной, сальдо стало дебетовым. Но если она отрицательная – сальдо кредитовое. Данную информацию вносят в таблицу. Когда остаток уже подсчитан, счет закрывается. С наступлением нового месяца открывают новый счет.
Для систематизации и накапливания сведений, которые содержатся в первичной документации, уже принятой для учета, и отражения ее на счетах бухучета организации создают соответствующие регистры.
Их заводят в отдельных книгах, на картах и листах в форме машинограмм, которые выдает вычислительная техника. Также их выпускают на разнообразных носителях, включая ленты и дискеты.
Данный формат деятельности носит наименование «журнально-ордерный». Именно так работает большая часть предприятий. В основе журналов-ордеров лежит кредитовый либо дебетовый признак регистрации процедур по синтетическим счетам. Показатели их регистрируют по сведениям из первичной документации лишь по кредиту счетов. Применение данного формата ведения счетов на законодательном уровне отражено лишь в виде рекомендаций.
Гораздо реже используется мемориально-ордерная форма ведения учета. В ней на основе сведений первичной документации формируют мемориальные ордера, которые отражаются в регистрационных журналах, а далее – в главной книге.
Организации используют машинно-ориентированные формы учета, беря за основу журнально-ордерную или порой мемориально-ордерную форму.
Применяемая предприятием форма обязательно отражается в учетной политике. Помимо этого, если организация сформировала свои особенные регистры, их отражают в альбоме неунифицированных форм документации.
Важно знать, что предприятия-субъекты малого предпринимательства осуществляют выбор порядка отражения учетных сведений. Это может проводиться аналогично иным предприятиям, где используются единые формы учета, по формам счетоводства, которые были установлены для малых организаций, а также по упрощенной системе налогообложения.
Что касается налогового учета, в информации о нем отражено то, как был получен доход, каким был расход, последовательность вычисления доли расходов, сумма остатка расходов, которую относят к затратам в разных отчетных периодах.
Подтверждают сведения налогового учета первичные учетные документы, аналитические регистры налогового учета, расчет налоговой базы.
Первичную документацию в таких случаях используют такую же, как и в бухучете. Рассчитывают налоговую базу в декларациях. Но аналитические регистры налогового учета организации определяют сами, учитывая требования законов в налоговой сфере и необходимость ведения соответствующего учета.
Аналитические регистры налогового учета являются сводными формами систематизации сведений налогового учета в отчетном периоде, которые группируются с учетом требований налогового законодательства.
Форма данных регистров налогового учета предприятия разрабатывается самими субъектами налоговых отношений, но она в любом случае включает название регистра, дату оформления, показатели операций, их название, подписи ответственных лиц.
Ведение регистров проводят и в особенных формах как в электронном, так и в печатном формате. За организацией остается выбор, вести ли самостоятельную разработку форм или брать готовые образцы МНС Российской Федерации.
Также законом на каждое предприятие налагается обязанность заниматься созданием оправдательной первичной документации. Законодательство указывает необходимый при этом порядок перемещения данных документов. Однако в его основе может лежать и внутренний распорядительный документ предприятия. Внутренняя организация данных перемещений и носит название "документооборот организации". Правила данного процесса указываются в учетной политике предприятия по бухучету.
Дополнительные сведения
Нужно знать, что бухгалтерская отчетность ведется разным образом на разных типах предприятий. Единый порядок ее осуществления заложен в статье 13 ФЗ № 67н. Но, к примеру, на малых предприятиях список бухгалтерской отчетности сокращен. Предприятия, которые включают в себя ряд структурных подразделений с отдельными балансами либо обособленные (например, филиалы), отражают в своей учетной политике последовательность формирования отчетности по предприятию в целом. Также отражают состав внутренних отчетов, распределение учетной процедуры между бухгалтериями подразделений и центральной бухгалтерией.
Помимо этого, в Положении по ведению бухучета, в пункте 91, указано, что при наличии у предприятий дочерних отделений они ведут сводную отчетность, которая включает и отчеты дочерних компаний. Данная особенность в обязательном порядке прописывается в учетной политике организации по бухучету. Наряду с бухгалтерской сдается в ФНС и налоговая отчетность.
Заключение
Организация документооборота в бухгалтерском учете регламентирована законодательством. По этой причине важно ознакомиться с особенностями данного явления. При нарушении отдельных пунктов могут наступать неприятные последствия.