Как составить акт: правила составления и оформления

Как известно, сейчас под словом "акт" в юридической сфере понимается довольно широкий спектр разнообразных решений, распоряжений и действий. К ним причисляют целую категорию особых документов, которые обладают правовой силой и нормативным значением. Однако для этого требуется знать, как правильно составить акт, опираясь на имеющиеся правила, установленные законодательством.

Но в целом, такие документы достаточно широко распространены к применению во многих сферах: финансовой, учетной, экономической и прочих. В этой статье подробно описано, как составить акт таким образом, чтобы к нему попросту невозможно было бы придраться.

Определение и виды

Прежде чем начать выяснение того, как написать акт, следует понять, что же представляет собой данный документ. А также какие его виды существуют. Под самим термином "акт" кроется информационный документ, который в письменной форме служит доказательством того, что определенное событие или действие произошло в действительности. Конечно, делается он только в тех случаях, когда этот факт требует подобного подтверждения и правильного оформления. К слову сказать, он составляется и визируется сразу несколькими людьми, а не только одним. По факту, все подписавшие являются свидетелями.

Для разделения актов существует классификация, которая используется смысл, заложенный в документе. Так существуют следующие виды актов:

приема и передачи различных объектов, прав, материальных ценностей;
осмотра результатов, имеющейся противопожарной безопасности;
ревизии или инвентаризации;
расследования аварий или несчастных случаев;
проведенных испытаний систем или образцов;
установленных нарушений внутреннего распорядка или дисциплины.

Перечисленные категории являются далеко не всеми существующими видами, поскольку их существует огромное количество. Однако тем, кто хочет знать, как составить акт, следует помнить, что несмотря на различные наименования, они все должны соответствовать имеющимся правилам и требованиям.

Основные требования

На данный момент в интернете можно с легкостью найти образец акта в составе комиссии. Поскольку этот документ является самым качественным отображением имеющего места быть события. Именно на его основании руководитель может принять решение в отношении того, как действовать с работником, совершившим нарушение. Или ученый выяснить, как же добиться дальнейшего технического прогресса в отношении изобретения. Однако несмотря на столь различные события следует знать, что образец составления акта у них аналогичный. И требует наличия основных моментов:

Акт всегда следует составлять только в составе комиссии из нескольких человек. На данный момент правилами установлено, что их не может быть менее 2. Составляться акт комиссии может как специально собранной для этого группой лиц, так и постоянным органом. После составления он подписывается каждым из членов без исключения.
Тем, кто желает знать, как составить изучаемый документ, следует иметь в виду, что у него имеется образец, то есть унифицированная форма. Если организация предусматривает подобный вариант, то для составления берется фирменный бланк самого предприятия.
Датой самого акта является дата его составления. В том случае если для этого потребовалось предварительно расследовать имеющуюся ситуацию, то данные сведения также потребуется обязательно указать.
Исследуя образец акта комиссии, можно заметить, что он состоит из 3 частей. В самом начале нужно указать, какое же имеется основание для составления документа, а также председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. В основной части записываются данные о событиях и фактах, которые привели к его написанию, а также имеющуюся на данный момент ситуацию. В заключении по необходимости следует сделать полученные выводы и внести предложения, имеющиеся у членов.
Количество экземпляров акта зависит от того, как этот вопрос обговорен в законодательстве или в количестве заинтересованных в ситуации сторон. После составления требуется ознакомить с текстом всех, кто является непосредственным свидетелем произошедшего события или тех, чьи интересы документ может затрагивать. Ознакомившиеся с ним должны поставить подпись с отметкой "С актом ознакомлен". В случае необходимости руководитель подписывает документ самым последним и ставит гриф "Утверждаю" с визой в правом верхнем углу.

Пошаговое составление

Довольно сложно определить, как написать акт в произвольной форме, поскольку существует множество специфических черт. Однако можно пошагово объяснить, какие именно реквизиты и в какой последовательности нужно вносить в документ. Итак, потребуется внести следующие данные на простой лист А4 или фирменный бланк:

в самом верху пишется имя вышестоящей организации, но только в том случае, если таковая имеется, а далее самого предприятия, которое оформляет акт;
далее посреди бланка нужно проставить его название, а далее добавить краткое описание, которое зависит от сложившегося события;
под наименованием обязательно нужно указать место, где документ был составлен, и только после этого начать составление основного текста;
под основной частью пишется указание о том, что к самому акту имеется приложение;
в низу проставляются подписи и дата оформления, а потом документу присваивается регистрационный индекс.

Все остальные данные, которые вносятся в документ, зависят исключительно от его вида, как и необходимость согласования или утверждения.

Тонкость составления

Поскольку на данный момент существует огромное количество разнообразных документов данного вида, то единого образца акта в составе комиссии так и не было создано. Поэтому при оформлении человек должен ориентироваться на имеющуюся конкретную ситуацию и осуществлять действия, опираясь на нее. Однако для упрощения действий все же было создано несколько различных типовых унифицированных бланков, которые действуют в различных ситуациях. Если имеется таковая, то типовой бланк не может быть по желанию изменен.

Подписание и утверждение

После того как акт составлен, его требуется подписать. Самым первым роспись должен поставить человек, который выступал составителем, а затем за ним идут остальные лица, которые участвовали в процессе оформления. Последовательность проставления зависит от того, как идет алфавитный порядок. В тех случаях, когда член комиссии имеет какие либо замечания по оформлению, то обязательно должна быть добавлена соответствующая отметка, подтверждающая этот факт, однако сами выводы лучше писать на отдельном бланке, за исключением тех случаев, когда замечания очень краткие и не занимают много места.

Вопрос насчет утверждения более сложен, поскольку оно является обязательным не для всех документов. Но в тех случаях, когда оно необходимо, то заниматься этим должен руководитель организации составителя или вышестоящего органа, который выдал распоряжение насчет оформления данной бумаги. В целом, гриф утверждения ставится в актах, который приписывает необходимость совершения ряда действий. Он ставится на самом первом листе в правом углу. Рядом с ним делается роспись.

Регистрация

Одним из обязательных моментов, которые следует знать каждому, кто желает получить верную информацию о том, как составить акт, является то, что данный документ должен быть зарегистрирован. На данный счет не имеется четких указаний, поэтому каждая организация вправе самостоятельно создать журнал регистрации, которым будет пользоваться, или выбрать универсальный вариант.

Сроки хранения

Как только акт был составлен, соответствующим образом оформлен и зарегистрирован, в журнале учета внутренней документации, то он отправляется в вышедшим по его поводу приказом в папку распорядительной документации. Там он и хранится до тех пор, пока имеет актуальность. Как только он ее утратил, то документ отправляется в архив, где он должен сохраняться столько, сколько было установлено внутренними локальными актами или российским законодательством. На данный момент подобные бумаги принято хранить на протяжении минимум трех лет и только после этого уничтожать.

Отсутствие на рабочем месте

Теперь рассмотрим ряд ситуаций, во время которых особенно важно знать, как написать акт в произвольной форме или по образцу. Для обычных офисных служащих таковым является документ, свидетельствующий об отсутствии сотрудника на рабочем месте. Теперь рассмотрим его особенности.

В первую очередь стоит понять, что такая бумага может составляться в том случае, если требуется подтвердить факт опоздания, прогула или просто отсутствия. Обычно акт составляется на фирменном бланке предприятия. Где указано его полное наименования и требующиеся реквизиты. Законодательно нигде не закреплено, как писать акт данного вида, поэтому произвольная форма здесь вполне доступна. Просто следует учитывать необходимость добавления обязательных требований. Кстати, многие организации для упрощения действия попросту разрабатывают стандартные бланки, в которые попросту нужно вписать информацию.

Итак, в таком документе обязательно должны быть дата, место составления акта и его номер, а также заголовок и наименование. Затем вписываются ФИО и должности составителя документа, а также свидетелей, которые составляют комиссию. Помимо сведений о нарушителе, требуется описать совершенное им деяние, а также какого именно числа его не было на рабочем месте и часы отсутствия. В самом конце ставятся подписи составителя, свидетелей и нарушителя с пометкой об ознакомлении.

Акт выполненных работ

Еще один важный документ. Многих людей интересует, как заполнить акт выполненных работ или оказанных услуг, поскольку этот документ имеет большую популярность. Оформляется он в тех случаях, когда исполнитель с целью подтверждения факта выполненных им действий по договору отчитывается заказчику. В такой бумаге в обязательном порядке нужно отобразить, какие именно виды работы были сделаны, а также их стоимость.

Стоит упомянуть, что стандартной формы у данного документа не имеется за одним исключением. Специально для людей, которые осуществляют строительно-монтажные работы, власти разработали типовую форму под номером КС-2, которой строители должны обязательно пользоваться. Но во всех остальных случаях форма текста остается произвольной.

Иные виды актов

Помимо приведенных выше примеров составления актов рассмотрим еще несколько из тех, что имеют свои специфические черты. Многие из них составляют в произвольной форме:

К примеру, акт взаимозачета составляется в тех случаях, когда между контрагентами имеются взаимные задолженности. Как можно понять, встречные требования в данной ситуации довольно просты и однородны - обе стороны принимают денежный долг в зачет точно такого же. Он довольно схож с актом сверки, кроме того, что в нем дополнительно указывается, какая именно сумма долга может считаться погашенной.
Акт приема-передачи документов предназначен для того, чтобы зафиксировать факт передачи одного лица другому ряда официальных бумаг. Он составляется в тех случаях, когда сотрудника переводят на другую должность или вообще увольняют, а также когда юридическое лицо передает документы другой организации.
Теперь рассмотрим подробнее другой акт приема-передачи. Он будет касаться передачи товара от одного лица другому. На практике этот документ нужен в тех случаях, когда имеется договор хранения либо комиссии. А вот в тех случаях, когда осуществляется процесс продажи, то достаточно просто заполнить товарную накладную ТОРГ-12, если иные действия заранее не были обговорены в договоре.
Интересным является также акт приема-передачи автомобиля, который составляется для подтверждения факта передачи транспортного средства. Как таковой, он обычно не может существовать отдельно, а оформляется в случае наличия договора купли-продажи или аренды автомобиля. Сторонами при его составлении является продавец и покупатель, арендодатель и арендатор, а также заказчик и представитель сервисной или ремонтной службы в зависимости от ситуации. Составлять такой акт не нужно в тех случаях, когда транспорт попросту передается во внутреннее пользование внутри одной организации, например, водителю. В этом случае достаточно того, что руководитель оформит по этому поводу приказ.
Акт сверки взаиморасчетов предназначен для проверки и подтверждения того, что между двумя сторонами имелись взаимные расчеты на протяжении определенного периода времени. В нем фиксируется проверка отгрузок, оплат и выявляется имеющаяся сумма задолженности от одной стороны к другой в случае ее наличия на определенное число. Составляется он обычно бухгалтером, который имеет доступ к нужной документации.

Заключение

Как можно было понять, сейчас существует огромное количество разнообразных видов актов, которые можно встретить в любой сфере жизни. Поэтому точно знать, как правильно составить каждый из них практически невозможно, однако если пользоваться стандартной формой и включать обязательные моменты, то не будет никакой сложности составить типовой документ. Однако следует помнить, что один человек не может его создать и утвердить, поскольку для этого требуется наличие комиссии в составе не менее двух человек. Но в оформленном виде такой документ станет самым лучшим подтверждением того, что какие либо события действительно имели место быть.