Расчет дней отпуска: формула, примеры. Как рассчитывается оплачиваемый отпуск за фактически отработанное время

Расчет дней отпуска составляется на основании нескольких факторов, и только они могут повлиять на продолжительность каникул. Также это зависит и от должности, например, учительский состав может иметь отпуск в течение нескольких месяцев, а работники медицинских лабораторий – до 90 дней. График отпусков должен обязательно составляться в начале следующего отчетного периода или года, после утверждения штатного расписания.

Начало отчетного периода

Сразу приведем пример того, как производится расчет дней отпуска. Предположим, что человек устроился на работу в марте 2017 года, а первую часть отпуска взял в августе 2018 года. Начало отчетного срока по подсчету отпускных начнется с момента трудоустройства сотрудника, и за 2017 год ему начислят дни отдыха, которые плюсуются к 2018 году. Отпускные высчитываются на основании тех дней, что человек отработал без взятия отгулов и периодов за свой счет. Бухгалтер вычисляет средний показатель прибыли. В нее не входят:

Отгулы неоплачиваемые и не входящие в период отдыха.
Периоды отсутствия человека по причине болезни.
Дни, когда оплата не производилась по нормативным и законодательным базам.

Эти дни отнимаются от рабочих оплаченных, и на их основании вычисляется размер отпускных, как и размер самого отдыха. Стоит отметить, что высокооплачиваемая работа не дает возможности получить более длительный отдых из-за правовой базы трудового кодекса. Если взята часть отпуска, как на примере выше, то второй отрезок времени отгулов, хоть и относится к текущему периоду, не может быть подсчитан на основании доходов в текущем году.

Перенос выходных неоплаченных дней

Выходные переносятся на следующий год, соответственно, в будущем году заново нужно будет рассчитать дни отпусков для каждого сотрудника.

Важно! Если по причине праздников человек отрабатывает рабочий календарный день в выходной за счет предоставления официального отгула в будний день, бухгалтер обязан посчитать его не только, как обычный трудовой, но и включить добавочную стоимость, несмотря на то, что формально людям просто поменяли местами дни работы.

По ТК РФ любые переработки в праздники, выходные и сверхурочно должны оплачиваться по двойному тарифу, исходя из количества положенных часов в месяц или неделю. На ежегодный отпуск будет также влиять увеличение зарплаты, независимо от того, когда она была начислена – в конце года, середине или начале.

Сколько будет дней отпуска в следующем году?

После того, как все дни подсчитаны, бухгалтер будет высчитывать остаток дней, входящих в оплачиваемый отпуск. Если человек отгулял больше, чем нужно, в следующем году ему полный отпуск не дадут либо не оплатят всю его длительность. Конечно, если была переработка неоплаченная, то к отпуску добавляют неотгулянные дни, чтобы уравнять баланс отдыха, но это на практике редко встречается. Руководство выдает отгулы по дням, чтобы не платить лишнее количество отпускных дней. Ведь придется в два раза больше отчислений переводить, нежели просто дать выходной по тарифной ставке.

Когда сотрудник не уходит на положенный отдых более 2-х лет, это нарушение, даже если это желание работника.
Начальство должно отправить принудительно всех в оплачиваемый отпуск, а также выдать все причитающиеся выплаты в полной сумме.
Если человека вызвать с законного отпуска, который уже оплачен, деньги за выполненную работу все равно перечисляются на счет работника, поскольку он, находясь на «каникулах», работает в неположенный период.

На законных основаниях каждому человеку положено 14 дней отпуска, если он их берет в установленный планом график и не нарушает норм труда. Учителям, к примеру, положено 56 дней отпуска, так как период учебы школьников достигает 9-10 месяцев в году с учетом периода поступлений в августе и июне. Максимальная длина может достигать 60 дней, если руководство позволит округлить отпуск за фактически отработанное время или ранние переработки.

Расчет отпускных при неотработанном расчетном периоде

Есть случаи, когда сотрудники не используют свои законные выходные календарные дни на 100%, как это полагается. Это не правовое нарушение, а вполне стандартная ситуация. Полностью можно не брать выходные, не уезжать на моря, а просто работать по плану с выходными каждую неделю. Но бывает так, что на фирме работают студенты, временно трудоустроенные граждане, пенсионеры и многодетные мамы и отцы. Как начисляются дни отпуска в таких случаях:

Студент уезжает на учебу в другой город на сессию.
Пенсионеры получают приглашения от родственников для посещения санаториев.
Родители вынуждены ездить на море для улучшения здоровья ребенка.

Все это следует учитывать перед тем, как считать официально использованный или непригодившийся отпуск.

Пример подсчета отпускных

Например, человек пришел на фирму в августе 2016 года, до марта 2018 отпуск не брал, продолжительность которого составляет у него 14 дней. Но он в августе 2017 ездил отдыхать на 10 дней на море. Дни были включены «в счет отпуска», что не отражается в балансе выходных, как полный использованный отдых. Как посчитать количество дней отпуска в такой ситуации? Надо использовать формулу, чтобы посчитать выходные и средний показатель зарплаты.

Из этого следует, что человек проработал 19 месяцев и 14 дней. По формуле нужно из этих дней убрать 10 дней, которые он уже отгулял. Выходит:

19 мес. 14 дней – 10 суток = 19 месяцев и 4 дня.
Трудовой стаж составляет 19 месяцев, округляя его до ровного числа.
На каждый год выдается 14 суток отпускных, которые нужно разделить на 12 месяцев в году.
Это число умножается на отработанный период, что является стажем – 19 месяцев.
Получается, что за неполные два года человеку положено 22,16 дня.

По такому же принципу нужно считать рабочий период по каждой штатной единице. Если отгул выпадает на выходной нерабочий день, его считать нельзя, так как отработке он не подлежит. Оплачивать его следует согласно числу дней из общей занятости персонала. Также бухгалтеру полагается заранее подсчитывать число отработанных часов, чтобы потом составлять смету. Это значительно облегчит работу при вычете основных дней.

Учитываются ли нестандартные графики работы?

Отдельные категории фирм пользуются этой формулой, когда есть необходимость в уравнении отгулов согласно сменного сложного графика, например, вахтового метода работы. Как рассчитывается отпуск за год, который полагается ежегодно при сменной и непостоянной форме занятости?

На севере многие предприятия изначально предоставляют возможность разбивки отдыха на части, поскольку вахта подразумевает пребывание работников на работе до нескольких месяцев подряд, однако, это нельзя считать командировкой.

Отпуск и командировка: что считается оплачиваемым периодом?

Если офис и основное место работы является постоянным, то командировка – это разъезды и вынужденная смена рабочего пространства.

При этом ставка при расчете дней отпуска устанавливается на весь период заключения договора. Например, сотрудник работает 2 месяца вахтой, а 1 месяц находится дома. В обоих случаях он числится сотрудником компании, несмотря на «временный отдых в кругу семьи». Он все равно получит положенную ставку по зарплате за весь квартал, и деньги также поступят ему на счет, если отдых был неиспользованным в течение 1 года.

Неиспользованный отпуск или использованный не полностью

Неполные отпуска рассчитываются так же, как в предыдущем примере. Не стоит забывать про декретные начисления:

Мужчины тоже имеют право оформить декрет, соответственно, и выплаты.
Продолжительность отпуска входит в рабочий стаж, как и выход в декрет.
Декретный период учитывается при формировании общего количества выходных дней.

При расчете дней отпуска и компенсаций от государства и компании бухгалтерия использует калькулятор для индексации перечислений. Поскольку беременность с 30-й недели может стать основанием для выхода в декрет, человек обязан оформить дополнительный отпуск по уходу за ребенком, то есть, до 3-х лет. Если этого не сделать, то 36 месяцев будут считаться с 30-й недели беременности, и сотрудника могут вызвать на работу до 1,5 года возраста ребенка.

Отпуск после выхода из отпуска по уходу за ребенком

Вот, как рассчитывается отпуск после выхода из декрета:

Декретный отпуск по уходу за ребенком до 3 лет сотрудницы Ивановой Л.Д. начался после больничного листа, выданного ей по беременности. Он закончился 02.02.2018 года. Больничный лист открыт с 21.11.2014 года. После выхода из декрета Иванова обратилась к руководству с просьбой о предоставлении ей отпуска (ежегодного, оплачиваемого). По закону, в соответствии с локальными актами предприятия, где работает Иванова, ей полагается отпуск длительностью 28 дней. В расчетный период берется интервал времени с 21.11.2014 по 02.02.2018.
Первое, что необходимо сделать для того, чтобы правильно рассчитать ее отпускные, это определить сумму полученного дохода за 12 месяцев. Для этого используется следующая формула:
Средний заработок = доходы / число полных дней Х 29,3 + ичсло дней в неполных месяцах
Предположительно, что в этом примере сумма совокупного дохода за указанный период времени составила 50 000 руб. После этого определяется средний заработок (дневной). Он должен быть вычислен также по формуле: СДЗ равен 50 000 / 12 месяцев / 29,3. В итоге получается 1 422 рубля. После этого составляется итоговое в этом расчете действие, а именно определение размера отпускных денег. Для этого отпускные = 1 422 Х 28 = 39 816 рублей. От этой суммы необходимо удержать 13%, налог на доходы физических лиц. Разницу отдать сотруднице Ивановой на руки.

Применяется формула для застрахованных лиц, которые официально устроены в компании.

Формулы для расчета отпускных и выходных

Расчет количества дней отпуска для каждого вида графика производится по одной и той же формуле. Для начала устанавливается период дней, которые положены сотруднику, учитывая учебный отпуск, праздничные выходные и другие отгулы. Целый период по дням нужно умножить на сумму полагающихся выплат, что позволит установить дневной доход работника. СДЗ = ЗП/Драб. Последний показатель – это отработанные дни за тот период, за который производится начисление денег.

Важно! Нужно учитывать не только фактическую стоимость рабочего дня, но и выплаты по обедам, проездные, оплата талонов на питание, командировочные расходы и не только. Не подлежат учету социальные выплаты, которые начислены работнику, как страховой взнос.

Отчетный период – это то время, которое отработал работник, даже если это составило несколько недель.
Дальше устанавливается Драб. Согласно формуле получится: 12 месяцев умножить на среднюю длину календарного периода, что получается, например, 12*28,9 дней в месяц.
Поскольку люди не всегда работают без выходных, нужно узнать, сколько перерывов он мог иметь. Драб. = Дп. + Дн., где Дп означает дни из использованного периода, Дн – из неиспользованного отдыха.

Узнав средний размер отпуска, можно установить О – отпускные. Нужно СДЗ умножить на дни отпуска. Если же отпуск попадает на повышенное число календарных положенных дней, нужно учитывать все выплаты. В случае декрета также устанавливается отдельный лимит использованных дней, но они имеют отдельную ставку, поскольку для этого периода рассчитывается отдельный плановый календарный бюджет. Его может не быть, если женщина или мужчина получают пособие от государства.

Как пол влияет на размер отпускных?

Как рассчитывается отпуск после выхода из декрета?

Также в расчет идет и пол – мужчина может продолжать работу на предприятии, а вот женщине все-таки полагается дополнительное оплачиваемое время – по уходу за ребенком до 3-х лет.

Согласно расчету количества отпускных дней, его можно продлить, а можно сократить. Частичная занятость может повлиять на сумму отпускных и выходных, если мать решила выйти на неполную 0,75 ставку, чтобы оставаться при работе, но и не терять 100% выплат по пособию. Бухгалтер должен знать, как считать отпускные дни, поскольку к основным причитающимся женщине выплачивают льготы за неиспользованный отпуск на момент выхода и ухода из декрета. Согласно формуле, все полученные суммы по вычетам складываются и получается среднее арифметическое, позволяющее установить норму оплаты труда и отпускных, а также планированный отпуск помимо декрета.