Беспроцентный займ сотруднику: порядок выдачи, налоговые последствия, материальная выгода

• 15 Октября, 2018
• Финансы
• Марина Лобачева

Практически каждая компания предлагает беспроцентные займы сотрудникам в рамках материальной поддержки. Они выдаются не только на значимые траты, представленные покупкой недвижимости или лечением близкого родственника, но и на другие цели. При этом руководитель компании должен знать, как оформляется такой заем, а также с какими налоговыми последствиями приходится сталкиваться. Учитывается, что у работника появляется материальная выгода, с которой требуется удерживать НДФЛ.

Основные сведения

Все займы могут быть процентными или беспроцентными. Кредиты, по которым начисляются проценты, предлагаются многими банковскими организациями. Но заемщикам приходятся сталкиваться с крупными переплатами. Поэтому людей интересует возможность получить бесплатную ссуду. Она может выдаваться по месту работы.

Беспроцентные займы сотрудникам выдаются многими крупными предприятиями. Они могут быть целевыми, а также допускается предоставлять деньги гражданам на любые цели.

Понятие займа

Займ работнику, на который не начисляются проценты, предполагает получение материальной выгоды наемным специалистом. Поэтому с этой суммы приходится уплачивать НДФЛ в размере 13 %. Такая выгода обусловлена тем, что происходит экономия на процентах.

Беспроцентный заем заключается в том, что работодатель выдает сотруднику некоторую сумму средств на определенных условиях, прописываемых в договоре. Все условия оговариваются заблаговременно, после чего фиксируются в соглашении. Выдача денег без начисления процентов является законным процессом.

Если возникают спорные ситуации, то они разрешаются только в судебном порядке.

Когда не возникает материальная выгода?

Налоговые последствия беспроцентного займа сотруднику должны учитываться каждым получателем средств. Они заключаются в необходимости уплачивать НДФЛ с полученной выгоды. Но в некоторых ситуациях материальная выгода не возникает. К ним относится:

• денежные средства используются для строительства частного дома или покупки квартиры, а также другой жилой недвижимости;
• заемщик имеет право оформить имущественный вычет, что позволяет снизить размер налога.

В остальных ситуациях придется уплачивать НДФЛ с получаемой выгоды. Для резидентов РФ ставка равна 13 %, а для нерезидентов она составляет 30 %.

Кто может обратиться за средствами?

Займ сотруднику от организации выдается только при учете некоторых условий. Выдаются деньги исключительно юрлицами. К получателям ссуды предъявляются следующие требования:

• получатель займа должен выступать совершеннолетним гражданином, так как участие в таких сделках лиц, не достигших возраста 18 лет, является незаконным;
• имеется подтверждение дееспособности заемщика, так как если человек является недееспособным или частично недееспособным, то не разрешается получение им займа;
• гражданин должен являться работником компании, причем обычно требуется, чтобы он отработал в фирме не меньше одного года.

Каждая компания может дополнительно предъявлять разные требования к сотруднику. Они могут касаться результатов работы, перспектив сотрудничества, возраста гражданина и других факторов.

Когда не допускается заключать контракт?

Беспроцентный займ работнику не может выдаваться в следующих условиях:

• работодатель подписывает соглашение под угрозами или с помощью шантажа;
• какой-либо участник сделки находится в состоянии опьянения, которое может быть наркотическим или алкогольным;
• во многих компаниях не предоставляется нецелевой заем, поэтому предлагаются деньги исключительно при условии, что они будут направлены на значимые цели, например, на покупку жилья, оплату обучения детей или лечение сотрудника и его близких родственников.

Если будут нарушаться вышеуказанные требования, то подписанный договор легко признается недействительным. Это приводит к тому, что работнику придется возвращать все полученные средства досрочно. Дополнительно он будет привлекаться к ответственности, если шантажировал или принуждал работодателя выдать денежную сумму.

На какие цели выдаются деньги?

Займ сотруднику может быть целевым или нецелевым. В первом случае заранее оговаривается, куда именно будет направляться полученная денежная сумма.

Каждая компания имеет право предоставлять беспроцентные займы сотрудникам. В этом случае работник должен вернуть только полученную сумму средств, поэтому не происходит начисление процентов. Наиболее часто предприятия выдают деньги только на заранее оговоренные цели. К ним относится:

• покупка или строительство жилья;
• лечение или отдых;
• покупка техники или мебели;
• строительство дачи;
• приобретение личного автомобиля.

В законодательстве отсутствуют ограничения на цели выдачи денег.

Как правильно оформляется?

Любой сотрудник компании может рассчитывать на получение денежной суммы от работодателя. Возвращать приходится только полученную сумму, поэтому не начисляются проценты. Беспроцентный заем сотруднику организации оформляется с учетом следующих нюансов:

• для выполнения данного процесса составляется стандартный договор займа;
• в нем указывается, где заключается соглашение, кто является получателем средств, на какие цели будут потрачены деньги, а также когда должны возвращаться средства;
• к соглашению прикладывается график погашения задолженности, но он формируется только в случае, если заем является действительно значительным, поэтому его невозможно погасить одной выплатой.

Правила составления соглашения

При составлении договора беспроцентного займа с сотрудником обязательно вносятся в этот документ следующие сведения:

• время и место заключения соглашения;
• информацию о заимодавце, представленная наименованием компании, ее юридическим адресом и реквизитами;
• сведения о получателе денежных средств, представленные Ф. И. О. сотрудника, должностью, занимаемой в компании, адресом проживания и паспортными данными;
• размер суммы, выдаваемой сотруднику без начисления процентов;
• срок, в течение которого переданная сумма должна возвращаться руководителю компании;
• ответственность сторон;
• права и обязанности, возникающие у каждого участника соглашения;
• другие сведения, которые вносятся после переговоров;
• подписи участников соглашения;
• печать компании, предоставляющей заем своему работнику.

При необходимости могут вноситься дополнительные пункты, регулирующие отношения, возникающие между работодателем и сотрудником компании.

Нюансы заключения договора

При выдаче сотруднику займа важно грамотно оформить данную процедуру. К основным особенностям процесса относится следующее:

• договор составляется исключительно в письменной форме;
• делается два экземпляра, так как каждый участник соглашения должен получить данный документ;
• нередко к этому соглашению прикладывается акт приема-передачи денежных средств, который легко заменяется распиской;
• если сумма является значительной, то дополнительно составляется график платежей, на основании которого возвращаются деньги руководителю фирмы;
• если в тексте отсутствуют сведения о сроке, в течение которого получатель должен вернуть деньги, то заемщик должен возвратить средства в течение 30 дней с момента предъявления соответствующих требований заимодавцем;
• если в установленные сроки не перечисляются частично средства, то руководитель компании может потребовать выплаты всей суммы единовременно;
• допускается взимать с сотрудника штрафы при нарушении условий договора.

Обо всех условиях и правилах работник оповещается до непосредственного подписания контракта.

Особенности разрешения конфликтов

Займ сотруднику от организации предоставляется с одновременным оформлением официальных документов, регулирующих возникающие между сторонами отношения. Нередко приходится сталкиваться с некоторыми сложностями:

• если работник решает уволиться, то компания имеет право потребовать, чтобы он досрочно погасил оставшуюся часть долга;
• если возникают разногласия, то первоначально они решаются мирным способом, для чего проводятся переговоры;
• если не удается прийти к компромиссу, то спор разрешается в суде.

Работодатель не имеет права без веских оснований требовать досрочного возвращения выданной ранее суммы.

Способы выдачи средств

Если предоставляется беспроцентный займ сотруднику, то деньги могут выдаваться наемному специалисту двумя способами:

• перечисление денег в безналичном виде на банковскую карту работника;
• выдача наличных средств через кассу организации.

Обычно конкретный способ выбирается во время ведения переговоров. Если заработная плата выплачивается работникам на банковские карты, то получатель обычно принимает решение о получении займа непосредственно на эту карточку.

Бухгалтерский учет

Беспроцентный займ работнику должен грамотно фиксироваться в бухгалтерском учете компании. Для этого бухгалтером составляются следующие проводки:

• Д71 К51 – выдача денежных средств путем перечисления их на банковскую карту работника;
• Д73 К50 – выдача денег в наличном виде через кассу предприятия;
• Д50 К73 – возвращение денег заемщиком;
• Д70 К68 – удержание НДФЛ с дохода, полученного работником в результате оформления беспроцентного займа;
• Д68 К51 – перечисление налога в бюджет.

От правильности ведения бухгалтерского учета зависит законность передачи сотруднику определенной суммы средств без начисления процентов.

Способы погашения задолженности

В процессе составления договора, на основании которого предоставляется работнику беспроцентная ссуда, оговариваются нюансы возвращения денежных средств наемным специалистом. Для этого могут выполняться следующие действия:

• долг может полностью или частично переводиться на расчетный счет компании, для чего заранее сотрудник получает от работодателя реквизиты этого счета;
• вносятся деньги в наличном виде в кассу компании;
• производится удержание некоторой части зарплаты гражданина ежемесячно, в результате чего постепенно погашается задолженность.

Конкретный способ погашения долга прописывается непосредственно в составленном соглашении. Если отсутствует такая информация, то компания может требовать от работника использования удобного для нее метода.

Наиболее часто в договор вносятся сведения о том, что крупный долг погашается сотрудником путем ежемесячного перечисления небольшой суммы средств. Она может перечисляться на счет фирмы или вноситься в кассу предприятия. Если по разным причинам систематически получателем займа нарушаются сроки погашения долга, то фирма может принять решение в одностороннем порядке, чтобы удерживать нужную сумму с зарплаты должника. При таких условиях могут даже вноситься изменения в договор, для этого формируется дополнительное соглашение.

Правила уплаты налога

При получении денежных средств от работодателя без начисления процентов происходит возникновение у работника материальной выгоды. Это не относится к ситуации, когда деньги направляются на покупку или возведение жилья. В остальных случаях уплачивается при оформлении беспроцентного займа сотрудника НДФЛ получателем денег. К особенностям уплаты налога относится:

• уплачивается налог при частичном или полном возвращении долга;
• компания самостоятельно удерживает и перечисляет НДФЛ в бюджет за своего сотрудника, так как выступает его налоговым агентом по этому виду сбора;
• гражданину не требуется самостоятельно составлять и передавать в ФНС налоговую декларацию;
• налог можно удерживать с зарплаты наемного специалиста, но общая сумма, перечисляющаяся в бюджет ежемесячно, не может превышать 50 % от зарплаты гражданина;
• если фирма по разным основаниям не может удержать налог, то об этом необходимо оповестить специалистов налоговой инспекции, после чего обычно приходится самому работнику заниматься расчетом и перечислением сбора;
• налог взимается с суммы, которая представлена экономией на процентах, причем такая материальная выгода должна правильно рассчитываться.

Если оформляется работником налоговый вычет, то освобождается он от необходимости уплачивать НДФЛ. Но это возможно только при условии, что выдаются деньги на покупку жилья или на погашение ипотеки.

Как определяется материальная выгода?

НДФЛ рассчитывается только с материальной выгоды, а не с общего размера займа. Она представлена экономией на процентах, а также появляется только при погашении займа.

Для ее расчета используется следующая формула:

материальная выгода = 2/3 х ставку рефинансирования ЦБ х размер займа / 365 х число дней использования денег.

Многие фирмы выдают займы с минимальными процентами, чтобы у работников не возникала необходимость уплачивать НДФЛ. Но в этом случае выгода появляется непосредственно у компании, поэтому она вынуждена сталкиваться с налоговыми последствиями.

Не допускается, чтобы руководство компании каким-либо образом давило на работника, получившего беспроцентный заем, так как наличие договора не должно оказывать влияния на сотрудничество между наемным специалистом и фирмой.

Заключение

Беспроцентные займы могут выдаваться любой компанией. Денежные средства работником могут использоваться для любых целей. Для этого грамотно составляется соответствующий договор займа.

У работника появляются определенные налоговые последствия, так как он получает материальную выгоду из-за отсутствия процентов. Поэтому важно грамотно рассчитать и удержать НДФЛ.