Заполнение расходного кассового ордера: образец, порядок оформления РКО

Расходные кассовые ордеры (РКО) - важные финансовые документы любой организации. Неправильное их оформление чревато штрафами, поэтому разберем подробно, как заполнять РКО правильно.

1. Что такое расходный кассовый ордер и зачем он нужен

Расходный кассовый ордер (РКО) - это первичный документ, оформляемый бухгалтерией при выдаче наличных денег из кассы организации.

РКО применяется для учета движения денежных средств и контроля расходования наличности (п. 1 ст. 11 Закона о бухучете).

Основными целями РКО являются:

  • подтверждение факта выдачи денег из кассы;
  • контроль целевого расходования средств;
  • фиксация ответственных лиц;
  • аналитический учет движения денежных средств.

Расходные кассовые ордера обязательно заполняются в следующих случаях:

  1. при выдаче денег на хозяйственные расходы, командировки, представительские;
  2. при выплате заработной платы из кассы;
  3. при передаче наличных денег в другую кассу организации;
  4. при оплате товаров и услуг поставщикам.

РКО не применяется индивидуальными предпринимателями на специальных налоговых режимах при ведении книги учета доходов и расходов.

2. Унифицированная форма расходного кассового ордера

Для заполнения РКО используется унифицированная форма No КО-2, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 No 88.

Бланк РКО состоит из нескольких разделов:

  • "Шапка" с реквизитами организации;
  • Бухгалтерские проводки по дебету и кредиту;
  • Реквизиты получателя наличных;
  • Подписи ответственных лиц.

Скачать бланк расходного кассового ордера можно на многих бухгалтерских порталах, в том числе на сайте КонсультантПлюс в формате Word.

3. Порядок заполнения РКО: пошаговая инструкция

Расходный кассовый ордер заполняется в одном экземпляре согласно Указаниям ЦБ РФ в следующем порядке:

  1. РКО формирует бухгалтер или кассир организации;
  2. Подписывает главный бухгалтер или иное должностное лицо;
  3. Проверяет кассир и выдает наличные указанному в РКО лицу;
  4. Получатель расписывается в РКО о получении денег.
Обязательные реквизиты РКО:
  • наименование документа;
  • дата составления;
  • номер документа;
  • сумма цифрами и прописью.

Делать какие-либо исправления в расходных кассовых ордерах категорически запрещено. При ошибке РКО перечеркивается и составляется заново.

Крупным планом рука аккуратно заполняет расходный кассовый ордер

4. Выдача наличных по расходному кассовому ордеру

После подписания РКО кассир должен выполнить следующие действия перед выдачей денег:

  1. Проверить правильность оформления РКО и наличие подписей;
  2. Сверить наличие приложенных документов;
  3. Удостовериться в личности получателя путем проверки паспорта;
  4. Пересчитать денежную сумму на глазах у получателя.

Только после этих процедур кассир передает наличные деньги по расходному кассовому ордеру и просит получателя расписаться.

РКО должен храниться в кассе, а не выдаваться на руки получателю наличных.

Таким образом происходит выдача денежных средств из кассы организации по расходному кассовому ордеру. Рассмотрим пример заполнения РКО, а также разберем спорные ситуации в следующих частях статьи.

5. Образец РКО на оплату поставщику

Рассмотрим пример заполнения РКО при выдаче денег представителю поставщика за поставленные товары.

  1. В реквизитах РКО указываем полные ФИО и паспортные данные представителя;
  2. В основании указываем реквизиты договора и накладной на товары;
  3. К РКО обязательно прикладываем доверенность от поставщика;
  4. Указываем сумму оплаты цифрами и прописью.

Важный момент - сумма расчетов наличными между организациями по одному договору не может превышать 100 тыс. рублей.

6. Оформление подотчетных сумм расходным ордером

Для того, чтобы оформить РКО на выдачу подотчетных сумм, нужны следующие документы:

  • Приказ руководителя о направлении работника в командировку;
  • Или заявление работника о выдаче денег под отчет;

В основании РКО достаточно сослаться на номер и дату соответствующего приказа или заявления работника.

7. Особенности РКО при выдаче заработной платы

При выплате зарплаты из кассы по расходному кассовому ордеру следует придерживаться следующих правил заполнения:

  1. Не указывать данные получателя;
  2. В основании ссылаться на платежные ведомости;
  3. Получатель на РКО не расписывается.

Таким образом, расходный ордер при выдаче зарплаты заполняется в общем виде без персональных данных.

8. Пример РКО на сдачу наличности в банк

Рассмотрим образец заполнения РКО, когда наличные средства сдаются в банк:

  1. В реквизитах указать работника и его должность, сдающего деньги;
  2. В основании указать цель - зачисление на расчетный счет организации;
  3. К РКО приложить квитанцию приходного кассового ордера из банка.

После возвращения работнику из банка не нужно будет составлять авансовый отчет.

Человек заполняет расходный кассовый ордер на рабочем столе в офисе

9. Хранение и контроль расходных кассовых ордеров

Заполненные РКО должны храниться в бухгалтерии организации в течение 5 лет. Причем они могут храниться как в бумажном, так и электронном виде.

Контроль за движением денежных средств ведется в Кассовой книге, куда заносятся все приходные и расходные кассовые ордера.

Таким образом, расходные кассовые ордера являются важным финансовым документом, позволяющим контролировать расход денежных средств организации.

10. Административная ответственность за нарушения в РКО

Рассмотрим типичные нарушения при заполнении РКО и соответствующие им штрафы:

  • Несоответствие данных в РКО фактическим обстоятельствам - от 2 до 3 тысяч рублей штрафа для должностного лица;
  • Отсутствие обязательных реквизитов в РКО - предупреждение или штраф до 1 тысячи рублей;
  • Искажение бухгалтерской отчетности по вине некорректного РКО - от 5 до 10 тысяч рублей штрафа.

Также штрафы грозят юридическому лицу или ИП за грубое нарушение правил ведения кассовых операций.

11. Как правильно заполнить расходный кассовый ордер

Итак, как же правильно заполнить РКО, чтобы избежать ошибок и штрафов:

  1. Использовать унифицированную форму No КО-2;
  2. Указывать все обязательные реквизиты РКО;
  3. Не допускать никаких исправлений;
  4. Соблюдать требования к хранению оформленных РКО.

Более подробно порядок заполнения образца РКО мы разобрали в первой части данной статьи.

12. Особенности электронного РКО

С развитием IT-технологий появилась возможность ведения электронного документооборота и с расходными кассовыми ордерами.

При электронном РКО может применяться:

  • Электронная подпись вместо собственноручной;
  • Электронное взаимодействие между всеми участниками документооборота;
  • Автоматическое заполнение типовых реквизитов.

Однако нужно помнить, что при проверках со стороны контролирующих органов электронный РКО должен быть распечатан.

13. Типичные ошибки при заполнении РКО

Несмотря на кажущуюся простоту, при заполнении РКО часто допускаются различные ошибки. Рассмотрим самые распространенные из них.

  1. Неправильное указание реквизитов получателя наличных средств. Например, вместо ФИО физлица указывается наименование организации.
  2. Некорректное отражение цели выдачи денежных средств. Нужно максимально детализировать основание, а не ограничиваться общими фразами.
  3. Отсутствие ссылки на подтверждающие документы. К РКО обязательно нужно прилагать первичку - приказы, заявления, накладные.

14. Рекомендации по заполнению РКО

Чтобы правильно заполнять РКО и избежать ошибок, дадим несколько рекомендаций:

  • Всегда использовать актуальную версию унифицированной формы No КО-2.
  • Хорошо изучить инструкции Банка России по заполнению РКО и следовать им.
  • Регулярно проходить обучение или консультироваться у специалистов по налоговому учету.

Тщательная проработка всех нюансов при составлении расходных кассовых ордеров - залог финансовой дисциплины компании!

15. Автоматизация работы с РКО

Многие компании внедряют у себя системы автоматизации документооборота. Это позволяет сократить рутинные операции бухгалтеров и минимизировать ошибки при заполнении расходных кассовых ордеров.

Автоматизировать можно следующие процессы:

  • Формирование и печать унифицированной формы РКО на основе введенных данных.
  • Маршрутизация РКО по этапам согласования и утверждения.
  • Контроль корректности заполнения реквизитов РКО.

В итоге это экономит рабочее время бухгалтеров и снижает вероятность ошибок.