Шаблон должностной инструкции: правила и рекомендации
Должностная инструкция – это локальный организационно-правовой документ. Он конкретизирует права и обязанности работников. Отображает возможность наступления ответственности за невыполнение обязанностей. Документ обязательно содержит вопросы взаимодействия руководства и сотрудника.
Где взять образец
Откуда брать шаблон должностной инструкции, работодатель пока вправе выбирать самостоятельно. На сегодняшний день существует 3 документа, на базе которых создают инструкции:
- Единый тарифно-квалификационный справочник.
- Единый квалификационный справочник.
- Профстандарты.
Главное - помнить, что со временем два первых документа уйдут полностью в прошлое. Эта картина наблюдается уже в сфере государственных и муниципальных чиновников. В этом году, согласно требованиям Постановления Правительства № 584, вся внутренняя документация органов власти должна быть приведена в соответствие с профстандартами.
Откуда именно брать форму должностной инструкции, решать работодателю, но все же лучше учитывать мнение правительства страны. Но если обязанности работника связаны с предоставлением в дальнейшем ему компенсаций и льгот, то придется в обязательном порядке придерживаться профстандартов.
Общие требования
На любом предприятии перед созданием инструкций необходимо составить штатное расписание и положения о структурных подразделениях. Каждая должность подразумевает использование отдельного шаблона должностной инструкции. Индивидуальный документ должен предусматривать равномерное распределение обязанностей между каждым сотрудником отдела, департамента.
Разработку должностной инструкции обычно поручают начальнику структурного подразделения. Именно этот человек владеет информацией о том, чем должен заниматься его подчиненный. Рекомендуется, чтобы после составления инструкции она попадала на стол юриста для оценки соответствия действующему законодательству.
Требования ГОСТа
В идеале любой организационно-распорядительный документ должен составляться согласно требованиям государственного стандарта и содержать обязательные реквизиты. Оформление должностной инструкции по ГОСТу Р 7.0.97-2016.
Стандарт предполагает наличие 3 обязательных пунктов в инструкции:
- обязанности;
- права;
- ответственность.
Остальные пункты работодатель вправе вносить на свое усмотрение.
Однако в отличие от профстандарта, ГОСТ содержит больше информации о порядке оформления документа. Должностная инструкция по профстандарту или по справочникам должна содержать следующие реквизиты:
- наименование юридического лица;
- код ОКУД;
- название документа;
- место и дату составления;
- номер регистрации;
- разделы согласования и утверждения документа;
- основную часть;
- подписи должностных лиц, которые составляли документ.
В самом конце обязательно должна стоять подпись сотрудника. Именно она подтвердит факт ознакомления и согласия с возложенными на него функциями.
Должностные обязанности
Это раздел инструкции можно взять именно с профстандарта, в котором обязанности сотрудников для каждой должности очень подробно расписаны. Если предполагается, что работник будет частично совмещать обязанности по нескольким должностям, то их смело можно совмещать в одной инструкции.
Помимо стандартов можно воспользоваться справочниками. Главное, чтобы все было прописано максимально четко и конкретно. Не лишним будет указать, какая технологию и методы будут использоваться работником при выполнении им служебных обязанностей.
В обязательном порядке следует прописать абсолютно все обязанности, которые будет человек выполнять каждый день, неделю и месяц.
Права
Любой шаблон должностной инструкции содержит раздел «Права». Каждый сотрудник должны иметь права, которые позволят ему эффективно выполнять свои обязанности. Человек должен понимать, что он вправе требовать от подчиненных, руководителей и коллег. Это позволяет избежать лишних претензий и нареканий.
Сотрудник может иметь право на участие в разработке методик, локальных документов, вносить собственные предложения и принимать самостоятельно решения на своем уровне. Совершенствовать свои условия труда, изменяя подход к выполнению поставленных задач.
Ответственность
Этот раздел также встречается во всех шаблонах должностных инструкций. Действительно, каждый сотрудник должен понимать, что ему грозит за нарушение сроков поставленных задач, их невыполнение. В идеале надо четко прописать виды проступков с указанием ответственности за них.
Главное, о чем должен помнить любой работодатель, ни в коем случае нельзя требовать ответственности, которая не предусмотрена действующим Трудовым законодательством.
Другие разделы
Требования по профессиональному уровню и квалификации - это пункт, обязательный для всех инструкций, которые составляются по профстандарту.
В инструкции может быть раздел «Общие положения». Он обычно содержит информацию о названии структурного подразделения, кому сотрудник будет подчиняться. Кто будет ответственным за назначение и освобождение от выполнения должностных обязанностей. Как будет происходить замещение работника на период временного отсутствия.
Многие работодатели прописывают требования по знанию определенного перечня нормативных документов.
Должностная инструкция, составленная по всем правилам и соответствующая реальной ситуации на предприятии, является настоящим рабочим инструментом, полезным обеим сторонам трудового договора.