Виза на документе - это... Определение понятия, порядок, критерии, ответственные

Документы обретают юридическую силу только после того, как их подпишут или согласуют. Но кто имеет право на это? В каком порядке происходит согласование? Виза на документе - это его подписание? Данные вопросы мы и разберем в статье.

Что это такое?

Виза на документе - это не отметка о разрешении на въезд в страну. Это качественно иное понятие.

Что такое виза на документе? Рассмотрим подходящие в данном контексте определения:

Пометка должностного лица.
Надпись на акте или документе, придающая ему силу или удостоверяющая подлинность.
Надпись должностного лица на документации, придающая ей юридическую силу.
Резолюция, указание исполнителям, разрешение на проведение определенных работ, совершение конкретных действий.
Штамп, надпись, отметка в документе, свидетельствующая о подлинности или юридической силе бумаги.
Послание, которое свидетельствует, что лицо, которое получает бенефицию, имеет на нее полное право.

Виза на документе - это, как мы разобрались, определенная надпись, печать, штамп, отметка. Теперь разберемся, в каких случаях и кем это проставляется.

Что такое визирование?

Перейдем к следующему термину. Визирование документов - это заверение их официальным лицом путем проставления личной подписи. Последняя удостоверяет, что визировавший ознакомился с содержанием документации и согласен с ним.

Виза на документе - это печать, штамп, личная подпись. Может не только удостоверять согласие с содержанием документа, но и обязывать всех, кому адресована данная бумага, руководствоваться изложенными в ней предписаниями либо непосредственно исполнять их.

Главная цель визирования, согласования документов в том, чтобы устранить обезличивание в разного рода деловых процессах.

При этом надо помнить, что официально слово "визирование" в деловых бумагах употреблять некорректно. Тут уместно применять термин "согласование". В деловой переписке эти слова являются синонимами, однако "визирование" более подходит для неофициальных бесед.

Таким образом, визирование - это согласование документа. Случай, когда исполнитель оформляет деловую бумагу визой (личной подписью, штампом). Выделяются визы согласования, указания, замечания.

Визирование (согласование) документации может быть как внешним, так и внутренним. Рассмотрим особенности этих двух случаев.

Внутреннее согласование

Оно производится с теми подразделениями, отделами, участие которых предусматривается при реализации данного документа. Если в учреждении действует юридическая служба, то бумаги до их визирования обязательно согласовываются со специалистом-юристом. Также документ может согласовываться с зам. руководителя, в поле ведения которого находятся вопросы, отраженные в бумаге.

Если выполнение документации связано с какими-либо финансовыми тратами, то ее обязательно визирует финансовая служба. В большинстве случаев подпись ставит главный бухгалтер. Он заверяет соглашения и договоры, связанные с получением/отпуском материальных ценностей, выполнением работ и оказанием услуг, приказы об установлении окладов, надбавок к заработной плате, положения о премировании.

Особенности оформления

Разберем теперь критерии визирования документов. Что касается внутреннего согласования, то к визе предъявляются следующие требования:

Указание должности визирующего должностного лица.
Его личная подпись.
Расшифровка последней (фамилия и инициалы).
Дата подписи.

Если визирующее лицо не согласно с содержанием документа, у него имеются дополнения и замечания к проекту, то все это излагается на отдельном листе. Он также подписывается и прилагается к основному документу.

Виза тут будет оформлена следующим образом:

Надпись "Замечания прилагаются..."
Должность.
Личная подпись ответственного лица.
Расшифровка (фамилия и инициалы работника).
Дата согласования документа.

Место визы

Где ставится виза? Тут два случая:

Подлинник бумаги отправляется из организации. Визу располагают ниже подписи. Или на левом поле последнего листа экземпляра ксерокопии, который будет оставлен в организации.
Подлинник бумаги остается в компании. В большинстве случаев это внутренняя документация. Визу проставляют на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинного документа.

Во всех учреждениях обязательно составляют список важнейших документов с указанием лиц, чьи визы необходимы для признания подлинности этих бумаг, придания документации юридической силы. Такой перечень обычно можно найти в приложениях к инструкциям по делопроизводству. Каждый из специалистов данной службы должен четко представлять, без визы каких ответственных лиц документ будет недействительным.

Внешнее согласование

Внешнее визирование документов в организации может происходить с привлечением целого спектра сторонних учреждений:

Подчиненные и неподчиненные органы. В случае если бумага как-либо затрагивает их интересы.
Научно-исследовательские организации.
Общественные объединения.
Органы вневедомственного и государственного контроля.
Вышестоящие подразделения и проч.

Внешнее согласование документации может быть оформлено следующим образом:

Протокол обсуждения проекта документации.
Протокол согласования.
Гриф согласования.

Как показывает практика, самым распространенным является именно последний вариант. Рассмотрим его более подробно.

Особенности оформления

Если обратиться к порядку визирования документов, мы увидим, что гриф согласования представлен двумя вариациями:

Согласование с определенным должностным лицом.
Согласование другим документом. Последним выступает некий протокол, письмо и проч.

Рассмотрим, как оформляется гриф согласования конкретным лицом:

СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек).
Должность ответственного лица с наименованием организации, которую оно представляет. Например "Директор школы №1".
Личная подпись и ее расшифровка (фамилия и инициалы).
Дата подписания документа.

В случае когда необходимо согласованием другим документом, оформление грифа стандартно следующее:

СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек).
Название подтверждающего документа. Например: "Протокол собрания профессионального комитета".
Дата составления документа.
Номер подтверждающей документации.

То есть, в конечном виде это будет выглядеть так:

СОГЛАСОВАНО

Протокол собрания профессионального комитета

18.12.2018 №1234.

В случае когда необходимо согласование документа сразу с несколькими организациями, к бумаге прикрепляется отдельный лист для ее визирования.

Виза согласования

Таким образом, нам нужно различать два схожих, но не равнозначных понятия. Это виза согласования и гриф согласования. Рассмотрим их отличительные черты.

Виза согласования характеризуется следующим:

Определение по ГОСТу: реквизит, который фиксирует согласие/несогласие ответственного лица с содержанием документа.
Кто уполномочен проставлять? Визу согласования прописывают исполнители (отделы, участвующие в реализации данного документа), заместитель руководителя по соответствующему вопросу, юридический отдел компании.
Включает в себя наименование должности визирующего, его личную подпись с расшифровкой и дату.
Виза согласования заверяет такие деловые бумаги, как организационные и распорядительные документы, технологические акты, типовые формы внутренней документации, доверенности и договоры.

Гриф согласования

Визирование документов руководителем - не единственный способ их подписания. Рассмотрим теперь отличительные черты грифа согласования:

Определение по ГОСТу: реквизит, что выражает согласие стороннего учреждения, не являющегося автором документации, с ее содержанием.
Кто уполномочен проставлять гриф? Неподчиненные и подчиненные структуры, вышестоящие ведомства, общественные и научные организации, государственные и вневедомственные образования.
Обязательно включает в себя слова "СОГЛАСОВАНО", должность подписывающего лица, наименование организации, личную подпись, расшифровку и дату. Если соглашение подтверждается документом, то после "СОГЛАСОВАНО" указывается его название, дата составления и порядковый номер.
Примерами документов, для которых необходим гриф согласования, являются договоры, контракты, кадровые бумаги (требующие согласования с профсоюзом).

Ответственные лица

В зависимости от содержания документации может потребоваться ее визирование самыми разными должностными лицами. Представим стандартный список сотрудников, кто уполномочен ставить визу согласования:

Составители проекта данного документа.
Исполнители, которым дано составленное поручение.
Представители юридического отдела.
Сотрудники службы делопроизводства.
Главбух.
При необходимости - другие заинтересованные работники организации.

Сроки согласования

Какие-то определенные сроки визирования документации определить сложно. Для каждого типа деловой бумаги они определяются в индивидуальном порядке. На это влияет следующее:

Важность данного документа в иерархии деловых бумаг.
Сложность конкретной документации.
Количество этапов согласования бумаги.
Число задействованных в визировании должностных лиц.

Основные правила

В заключение перечислим основные правила оформления виз и грифов:

Виза проставляется строго на обороте последнего листа проекта непосредственно под текстом. Нередко к документу предлагается специальный лист согласования. Это удобно тем, что при незначительных переделках проекта его можно перепечатать заново, не собирая подписи по второму кругу.
Виза оформляется в соответствии с ГОСТ 6.30-2003. Как мы уже упоминали ранее, для внутренних документов достаточно указать должность ответственного лица, его личную подпись, ее расшифровку и дату. При внешнем визировании не забыть прописать "СОГЛАСОВАНО".
В конкретных случаях вначале прописывают "Имеются замечания", "Замечания прилагаются", "Согласен с учетом замечаний". Тут нужно не забыть указать ссылку на лист, приложение, где данные замечания перечислены.

Подведем итоги. Виза сама по себе - реквизит документа. Кроме того, она составной реквизит, так как содержит в себе (по ГОСТу) несколько элементов. Какие именно - зависит от способов ее утверждения. Оно может быть внешним и внутренним. Стандартными составляющими визы являются: наименование должности ответственного лица, его личная подпись, расшифровка в виде фамилии с инициалами и дата подписания документа.